Prowadzenie dokumentacji pracowniczej pracownika – kompendium pracodawcy dotyczące akt osobowych

Najważniejsze informacje

• Prowadzenie akt pracowniczych stanowi obowiązek pracodawcy.
• Akta pracownicze zawierają kompletne informacje na temat zatrudnionego pracownika.
• Akta pracownicze dzielą się na pięć części.
• Akta pracownicze należy przechowywać również po zakończeniu stosunku pracy.

Akta osobowe – podział teczki

Akta pracownicze to prowadzony przez pracodawcę zbiór dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Obejmuje on między innymi szczegóły o procesie rekrutacji, zakończeniu relacji zawodowej, odpowiedzialności porządkowej, kontroli trzeźwości czy inne sprawy związane ze stosunkiem pracy. Oprócz konieczności dostosowania się do obowiązujących przepisów, dokumenty dotyczące danych osobowych stanowią dowód w sytuacjach spornych.

Prowadzenie akt osobowych zostało szczegółowo uregulowane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 roku. Zbiór ten podzielono na pięć części: A, B, C, D i E. Pozwala to zachować porządek oraz umożliwia szybki dostęp do odpowiednich danych w razie potrzeby. W poszczególnych częściach akt osobowych znajdują się informacje innego typu. Należy jednak zaznaczyć, że pracodawca jest również zobowiązany do prowadzenia dokumentacji podatkowej oraz ewidencji związanej z rozliczeniami wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Co zatem dokładnie powinny zawierać akta osobowe?

Akta osobowe – część A

Część A akt osobowych pracownika zawiera dokumenty zgromadzone na etapie rekrutacji, które są niezbędne do oceny kwalifikacji kandydata oraz jego zdolności do wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Materiały te mają charakter formalny, a ich zakres określa § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W skład tej części wchodzą:

• Kwestionariusz kandydata – wypełniony formularz, w którym podaje on swoje dane  osobowe oraz inne informacje wymagane w procesie rekrutacyjnym.
• Świadectwa pracy – potwierdzają wcześniejsze okresy zatrudnienia.
• Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe – wymagane do wykonywania pracy w ramach oferowanego stanowiska, np. certyfikaty, licencje czy zaświadczenia.
• Dyplomy i świadectwa edukacyjne – weryfikujące poziom wykształcenia, np. ukończenie studiów wyższych, technikum lub szkoły branżowej.
• Skierowanie na badania oraz orzeczenia lekarskie – stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania zadań na tym stanowisku.

Akta osobowe – część B

Część B akt osobowych obejmuje dokumenty powstałe w nawiązaniu stosunku pracy oraz te rejestrujące jego przebieg. Jest to najbardziej rozbudowany segment omawianego zbioru, który odzwierciedla warunki zatrudnienia, ale także wszelkie istotne wydarzenia dotyczące relacji między pracownikiem a pracodawcą w trakcie trwania umowy. Zakres sekcji B określają przepisy zawarte w § 3 pkt 2 oraz § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a także Kodeks pracy (m.in. w art. 22^1, 29, i 226). Akta osobowe w tej części powinny zawierać:

• Umowę o zatrudnienie – podstawowy dokument, który w przypadku braku pisemnej formy, musi być potwierdzony na piśmie, określając strony, rodzaj oraz warunki współpracy.
• Deklaracje i informacje – związane z modyfikacją stosunku zawodowego, takie jak wypowiedzenia warunków umowy, oświadczenia o przeniesieniu na inne stanowisko, zmianie wymiaru etatu lub typu kontraktu, delegowania poza stałe miejsce pracy.
• Zakres obowiązków – formalne określenie zadań pracownika, jeśli zostało to szczegółowo uregulowane w umowie.
• Potwierdzenia znajomości przepisów – obejmują one regulamin pracy, zasady BHP, informacje o ryzyku zawodowym i sposobach ochrony przed zagrożeniami, a także dane objęte tajemnicą służbową.
• Zaświadczenia lekarskie – skierowania i orzeczenia dotyczące badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
• Dokumentację szkoleń BHP – potwierdzenia ukończenia kursów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz poinformowania pracownika o innych regulacjach, takich jak monitoring czy kontrola trzeźwości.
• Pisma dotyczące powierzonych obowiązków – np. materiały związane z przekazaniem mienia pracownikowi.
• Informacje o elastycznych formach współpracy – wnioski o zmianę rodzaju umowy, pracę zdalną, telepracę lub dokumenty dotyczące dostosowania grafiku zatrudnionego.
• Uprawnienia rodzicielskie – obejmujące wszelkie wnioski pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 18 roku życia, m.in. o urlop macierzyński, wychowawczy oraz dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy.
• Relację z rozwoju zawodowego – wnioski dotyczące uczestnictwa w kursach i szkoleniach, potwierdzenia udziału i ich ukończenia, certyfikaty, licencje oraz dyplomy uzyskane w trakcie zatrudnienia.
• Dokumentację na temat specjalnych warunków pracy – materiały wymagające szczególnego ujęcia w aktach (np. zgodnie z ustawą o emeryturach pomostowych).

Akta osobowe – część C

Teczki osobowe pracowników w części C dotyczą dokumentacji związanej z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Zawierają materiały formalizujące zakończenie relacji pracodawca-pracownik oraz potwierdzają dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa. Obejmują one:

• Oświadczenia o zakończeniu umowy o pracę – niezależnie od tego, czy nastąpiło to za wypowiedzeniem albo na mocy porozumienia stron.
• Świadectwo pracy – dokument ten w aktach osobowych musi być przechowywany w formie kopii przekazanej pracownikowi. Pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego dostarczenia świadectwa po ustaniu stosunku zatrudnienia. W przypadku zgłoszenia wniosku pracownika o sprostowanie lub uzupełnienie jego treści, odpowiednie pisma wraz z potwierdzeniem ich rozpatrzenia również powinny zostać włączone do akt osobowych.
• Dokumenty dotyczące urlopu i ekwiwalentu – materiały związane z rozliczeniem urlopu wypoczynkowego, w tym zaświadczenia wypłaty pieniężnej za niewykorzystanie go, a także oświadczenia pracownika lub decyzje dotyczące jej niewypłacenia w sytuacji, gdy został on wykorzystany w trakcie kolejnej umowy z tym samym pracodawcą.
• Pisma dotyczące postępowania egzekucyjnego – w przypadku zajęcia wynagrodzenia pracownika, należy zachować potwierdzenia tych czynności, takie jak zawiadomienia komornicze.
• Umowy o zakazie konkurencji – jeżeli strony uzgodniły takie ograniczenia obowiązujące po ustaniu stosunku pracy. Dokumentacja ta jest istotna zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, ponieważ określa wzajemne zobowiązania oraz ewentualne odszkodowanie.
• Dokumentacja medyczna – skierowania i orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi przeprowadzonymi po zakończeniu zatrudnienia. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy praca była wykonywana w warunkach narażenia na czynniki szkodliwe lub rakotwórcze.

Akta osobowe – część D

W części D akt osobowych pracownika znajduje się dokumentacja obejmująca materiały związane z nałożeniem kar porządkowych, takich jak upomnienia, nagany czy inne formy odpowiedzialności wynikające z naruszenia wykonywanych zadań. Umożliwia to pracodawcy rzetelne i zgodne z przepisami rejestrowanie przypadków wymagających interwencji dyscyplinarnej. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zobowiązuje zatrudniającego do przechowywania:

• Odpisów zawiadomień o zastosowaniu środków porządkowych – wliczając w to naganę, upomnienie czy sankcje pieniężne.
• Dokumentacji potwierdzającej procedurę nałożenia kary – w tym wpisanego do akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu i odpowiedzi na zgłoszone zarzuty.

W przypadku części D, ważne jest uporządkowane oraz chronologiczne układanie dokumentów. Każdej procedurze porządkowej przypisuje się odrębną sekcję oznaczoną numerami (np. D1, D2). Istotnym jest także obowiązek zatarcia kar. Przepisy stanowią, iż po roku nienagannej pracy pracownika następuje swoisty reset. Wtedy część D akt przestaje być potrzebna. Dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej muszą zostać usunięte z akt osobowych w sposób nieodwracalny. Tymczasem w przypadku zatrudnionego, wobec którego tego typu działania nie zostały nigdy podjęte, pracodawca nie ma obowiązku tworzenia i prowadzenia części D.

Akta osobowe – część E

W części E akt osobowych pracownika gromadzone są dane o dużej wrażliwości i potencjalnych poważnych konsekwencjach. Wprowadzenie tej sekcji jest wynikiem nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, obowiązującej od 21 marca 2023 r. Została ona wyodrębniona w celu przechowywania informacji z przeprowadzanych przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność alkoholu oraz obecności substancji psychoaktywnych w organizmie. Zgodnie z regulacjami, ta część przechowuje:

• Dane związane z kontrolą trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę – obejmujące szczegóły dotyczące daty, godziny, sposobu oraz wyniku ich realizacji, zarówno w zakresie trzeźwości, jak i obecności substancji psychoaktywnych.
• Informacje z badań trzeźwości pracownika przeprowadzonych przez uprawniony organ – taki jak policja lub inne instytucje powołane do ochrony porządku publicznego, w tym wyniki potwierdzające naruszenie zasad zachowania trzeźwości lub obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Jeśli chodzi o część E, akta osobowe należy układać chronologicznie, z oznaczeniem każdej kontroli w odrębnej sekcji, np. E1, E2. Wedle przepisów, teczka osobowa pracownika powinna być nieodwracalnie czyszczona z tych danych, gdy staną się one zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Najczęściej ma to miejsce po upływie roku od ich zgromadzenia, o ile nie zostały wykorzystane jako dowód w toczących się postępowaniach.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami

Akta osobowe – jak je prowadzić zgodnie z przepisami? Prawidłowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą wymaga przestrzegania ściśle określonych zasad porządkowych i administracyjnych, które zapewniają przejrzystość, zgodność z przepisami prawa oraz ochronę danych osobowych. Przede wszystkim akta osobowe powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty muszą być odpowiednio uporządkowane.

Jednym z podstawowych wymogów jest zawarcie w każdej części akt szczegółowego wykazu zgromadzonych materiałów. Sporządzenie takiego spisu to obowiązek formalny, zapobiegający pominięciu istotnych elementów lub ich zagubieniu. Ponadto, rozporządzenie z 2018 roku dopuszcza dodatkowy podział tematyczny w obrębie poszczególnych części, umożliwiający wprowadzenie oznaczeń, takich jak A1, A2 czy B1, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentami, zwłaszcza w przypadku większych zbiorów.

Ponadto, pracodawca musi zapewnić, że akta osobowe pracowników są prowadzone w sposób zgodny z obowiązującymi regulacjami, zarówno w odniesieniu do formy przechowywania (papierowej lub elektronicznej), jak i ochrony danych, zgodnie z RODO oraz Kodeksem pracy. Niezależnie od sposobu składowania, dokumentacja musi być odpowiednio chroniona przed zniszczeniem oraz uszkodzeniem. Akta pracownika przechowuje się w wydzielonych pomieszczeniach, które pozwalają na kontrolę wilgotności i temperatury. Co więcej, w dokumentacji powinny znajdować się wyłącznie kopie bądź odpisy materiałów, natomiast oryginały mogą być okazane tylko do wglądu albo w celu sporządzenia duplikatu. Każde odwzorowanie należy opatrzyć adnotacją „zgodne z oryginałem” oraz potwierdzić podpisem pracodawcy lub osoby do tego upoważnionej.

Elektroniczne akta osobowe pracownika – co powinny zawierać dokumenty?

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to rozwiązanie, które zyskało na popularności w związku ze zmieniającymi się przepisami oraz rosnącą potrzebą usprawnienia procesów kadrowych. Przedsiębiorcy decydujący się na taką formę prowadzenia akt osobowych muszą przestrzegać szczegółowych wytycznych technicznych i organizacyjnych określonych w § 9, 10, 11 i 12 rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Po pierwsze, każdy e-dokument powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy, co potwierdza jego zgodność z oryginałem. Po drugie, niezbędne jest zastosowanie odpowiedniego systemu teleinformatycznego, który gwarantuje:

• Ochronę danych przed ich utratą, zniszczeniem oraz nieautoryzowanym dostępem;
• Integralność informacji i ich metadanych;
• Identyfikację użytkowników wprowadzających zmiany;
• Łatwe wyszukiwanie dokumentów na podstawie metadanych oraz możliwość eksportowania informacji zgodnie z przepisami.

Możliwe jest także przeniesienie dokumentacji z formy papierowej do elektronicznej. Należy jednak pamiętać, iż pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o możliwości odbioru oryginałów w ciągu 30 dni. W przypadku, gdy dana osoba nie zdecyduje się na ich przejęcie, materiały mogą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odtworzenie. Prawidłowo przeniesiona dokumentacja pracownicza powinna spełniać następujące wymogi:

• Każda kopia musi wiernie odzwierciedlać treść oryginału;
• Duplikaty powinny być zatwierdzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną;
• Odwzorowanie powinno spełniać minimalne wymagania techniczne dotyczące rozdzielczości oraz formatu, co zostało szczegółowo określone w załączniku do rozporządzenia.

Prowadzenie akt osobowych pracownika – jak długo przechowywać dokumentację?

Właściwe zarządzanie teczką każdego pracownika wymaga prawidłowej organizacji, ale również znajomości zasad dotyczących czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują zaktualizowane przepisy, które wprowadzają różne okresy archiwizacji w zależności od daty nawiązania stosunku pracy:

• 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku,
• 50 lat – w odniesieniu do osób, które rozpoczęły pracę przed 1 stycznia 1999 roku.

W przypadku 10-letniego okresu archiwizacji czas liczy się od końca roku, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł. Natomiast dla 50-letniego obowiązuje data ustania zatrudnienia. Co więcej, pracodawcy mogą ten okres skrócić w przypadku osób pracujących w latach 1999-2018. Warunkiem jest złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wymaganych dokumentów (ZUS OSW i ZUS RIA).

Po zakończeniu okresu przechowywania były pracownik ma 30 dni na odebranie swojej dokumentacji. Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania go o tej możliwości w sposób, który pozwala potwierdzić przekazanie informacji. Przepisy jednak nie precyzują szczegółowych zasad dotyczących odbioru. Po upływie wspomnianego terminu dokumentacja musi być zniszczona w ciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Dalsze jej przechowywanie nie jest dozwolone, chyba że stanowi ona dowód w toczącym się postępowaniu.

Efektywne zarządzanie dokumentacją kadrową

Odpowiednio prowadzona teczka pracownicza jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Staranność w tym zakresie wpływa zarówno na sprawne funkcjonowanie firmy, jak i na ochronę interesów prawnych przedsiębiorstwa. Nowoczesne technologie dostarczają narzędzi, które mogą znacząco ułatwić proces zarządzania dokumentacją kadrową. Elektroniczne systemy przechowywania danych, zaprojektowane zgodnie z wymogami prawnymi pozwalają oszczędzać czas oraz przestrzeń.

Dobrym krokiem w kierunku poprawy standardów w firmie będzie przeprowadzenie audytu wewnętrznego. Sprawdzenie, czy dokumentacja kadrowa jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi regulacjami pozwoli uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości. Nie czekaj – wprowadź zmiany w prosty sposób już teraz z pomocą Centrum Księgowego!

FAQ – pytania w sprawie dokumentacji pracowniczej