Biała lista podatników VAT – czym jest i jak ją sprawdzić?

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT funkcjonuje w Polsce od 1 września 2019 r. Podstawę prawną jej wprowadzenia stanowi Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.), a dokładniej artykuł 96 b. Biała lista to w praktyce publiczny rejestr podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych, jak również tych wykreślonych z tego spisu czy przywróconych do niego. Co istotne, baza danych jest ogólnodostępna oraz darmowa. Inne określenie na nią to po prostu wykaz podatników VAT. Prowadzi go w formie elektronicznej oraz odpowiada za niego szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Do poznania danych dotyczących konkretnego kontrahenta wystarczy wprowadzić określone informacje, które go identyfikują. Nie są w tym celu potrzebne dodatkowe formalności. Biała lista podatników VAT jest dostępna w formie wyszukiwarki na stronach internetowych Ministerstwa Finansów oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jakie korzyści daje biała lista VAT?

Przede wszystkim wykaz podatników VAT pozwala w łatwy oraz szybki sposób zweryfikować kontrahentów i ich wiarygodność przed zawarciem transakcji. Wyszukiwarka daje możliwość skontrolowania danych dziennych w okresie 5 lat wstecz. Można więc sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i czy był nim przez cały wspomniany okres. Dowiemy się również na temat odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru. Podana jest przy tym przyczyna takiego stanu. Ale nie brak informacji także o podmiotach przywróconych do rejestru VAT. Służy to też większej przejrzystości działań biznesowych oraz zapobieganiu wszelkim przestępstwom finansowym. Przede wszystkim można upewnić się, czy podany przez przyszłego partnera biznesowego numer bankowy jest właściwy. Pozwala więc ochronić firmy przed niektórymi oszustwami oraz w konsekwencji stratami finansowymi z ich tytułu. Brak zapisów na temat działalności gospodarczej w białej księdze podatników VAT może w znaczący sposób utrudnić lub uniemożliwić wręcz funkcjonowanie w obrocie gospodarczym. Z tych powodów należy w miarę możliwości szybko wyjaśnić taką sytuację, gdy ewentualnie będzie miała ona miejsce. Warto przy tym pamiętać, że prywatne osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą nie być widoczne w spisie ze względu na małe obroty i funkcjonowanie poza rozliczeniami VAT.

Jakie informacje na temat kontrahenta zawiera biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT pozwala na uzyskanie szeregu informacji na temat danego przedsiębiorcy i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Do tych najważniejszych na pewno należy zaliczyć:

• nazwę firmy lub ewentualnie imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• numer identyfikacji na potrzeby podatku, o ile został nadany;
• adres siedziby dla podmiotów niebędących osobą fizyczną;
• miejsce prowadzenia działalności w przypadku osób fizycznych, a w przypadku braku stałej lokalizacji adres zamieszkania;
• dane personalne wspólnika lub wspólników wraz z numerem identyfikacji podatkowej;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu gospodarczego – wraz z numerami identyfikacji podatkowej,
• imiona i nazwiska ewentualnych prokurentów wraz z numerami identyfikacji podatkowej;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), gdy został nadany;
• numer identyfikacyjny REGON, gdy występuje;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną w przypadku odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia zarejestrowania w wykazie podatników;
• numery rachunków rozliczeniowych w instytucjach bankowych, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jak zgłosić lub sprostować dane własnej firmy w białej liście podatników?

Już po założeniu konta firmowego w instytucji bankowej lub jego zmianie mamy obowiązek jego podania także do odpowiedniego urzędu skarbowego. Rachunek powinien również zostać zgłoszony przez bank do Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR). Spis powstaje automatycznie. Biała lista podatników VAT jest aktualizowana raz dziennie w dni robocze przez szefa KAS na podstawie danych, które znajdują się w rejestrach publicznych. Nie trzeba zatem wykonywać żadnych czynności, aby figurować w omawianym rejestrze. Może się jednak zdarzyć, że pewne informacje – zazwyczaj dotyczące aktualnego rachunku bankowego – nie widnieją w księdze lub są błędne. W takiej sytuacji warto podjąć działania, aby tak się stało. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

• uzyskanie potwierdzenia w instytucji bankowej, że konkretny rachunek został dedykowany do prowadzenia działalności gospodarczej – biała lista nie obejmuje kont prywatnych (ROR),
• zgłoszenie danego rachunku do urzędu skarbowego na właściwym formularzu NIP – czasem wystarczy zaktualizować dane firmowe w Krajowym Rejestrze Sądowym albo w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

W niektórych sytuacjach konieczny może okazać się wniosek do szefa KAS o usunięcie lub sprostowanie nieaktualnych informacji. Zdarza się czasem również, że brak konta w systemie wynika z faktu jego nieprzekazania przez bank do STIR.

Zależność między rachunkami bankowymi a wykazem podatników VAT

Na rynku pozostaje dostępnych wiele rachunków bankowych. Każdy z nich pozostaje w określonej relacji względem białej listy podatników VAT. Oczywiście część z nich ze względu na swoją specyfikę nie ma prawa się też w tym spisie znaleźć. W następujący sposób wyglądają zależności pomiędzy wpłatą pieniężną na różne typy rachunków bankowych a białą listą podatników:

Płatności na numer rachunku spoza białej listy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przypadku transakcji powyżej 15 tys. zł wszelkie płatności należy wykonywać na rachunek bankowy kontrahenta figurujący w spisie podatników VAT. W takim przypadku przelew jest bezpieczny i nie ma w związku z nim negatywnych konsekwencji finansowych. Ważne więc, aby sprawdzić, czy w dniu dokonywania transakcji numer rachunku bankowego podanego na fakturze jest tożsamy z tym na białej liście podatników. W innej sytuacji mogą pojawić się później komplikacje. Niewłaściwy numer konta lub jego brak w spisie w przypadku dokonania transakcji naraża na sankcje:

• brak możliwości uwzględnienia kwoty z innego rachunku w kosztach uzyskania przychodu,
• ryzyko solidarnej odpowiedzialności z kontrahentem za zaległości podatkowe.

Aby uniknąć sankcji w przypadku wykonania przelewu na niewłaściwy rachunek bankowy, należy w ciągu 7 dni poinformować oficjalną drogą o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla strony dokonującej zapłaty. Sposobem na unikniecie negatywnych konsekwencji finansowych może być również korzystanie z mechanizmu podzielonej płatności (MPP lub tzw. split payment).

Funkcjonowanie białej listy podatników VAT – podsumowanie

Biała lista podatników VAT to publiczny rejestr, który umożliwia przedsiębiorcom weryfikację potencjalnych kontrahentów i potwierdzenie ich wiarygodności. Ma więc wpływ na prowadzenie działalności z należytą starannością. Biała lista zawiera dane dotyczące podatników zarejestrowanych jako płatnicy należnego podatku VAT od transakcji. To zabezpiecza interes państwa, ale i kontrahentów. Biała lista podatników VAT zawiera komplet informacji związanych z działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu odpowiednich systemów informatycznych. Korzystanie z tej opcji powinno być standardem osób odpowiedzialnych za firmę oraz jej środki finansowe. W ten sposób można bowiem uniknąć wielu problemów w wyniku podejrzeń ze strony restrykcyjnych organów podatkowych. Transparentność i bezpieczeństwo przeprowadzanych transakcji ma bowiem w tej kwestii duże znaczenie. Istotny przy korzystaniu z białej listy podatników VAT jest dla przedsiębiorców także jej wpływ na ułatwienie oraz przyspieszenie wszelkich płatności za towary czy usługi. Czynność sprawdzenia przebiega bowiem szybko i sprawnie. Jednocześnie czynny podatnik VAT obecny na liście może być uznany za bezpieczniejszego kontrahenta w odróżnienia od podmiotu, którego wykreślono z rejestru jako podatnika.