Czy można wystawić fakturę z datą wsteczną?

Najważniejsze informacje

• Po dokonaniu sprzedaży lub wykonaniu usługi przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT.
• Zgodnie z przepisami na wystawienie dokumentu sprzedaży przedsiębiorca ma czas do 15 dnia kolejnego miesiąca.
• Wystawianie faktur z datą wsteczną jest niezgodne z obowiązującym prawem.
• W przypadku faktury spóźnionej powinna zawierać ona informację o faktycznym dniu jej wystawienia.

Czym jest faktura z datą wsteczną?

Jako fakturę z datą wsteczną należy uznać dokument księgowy, który został oznaczony wcześniejszym dniem sporządzenia niż faktyczny termin jego wystawienia. W przejrzysty sposób obrazuje tę sytuację poniższy przykład:

Przedsiębiorca w dniu 12 listopada 2024 roku wystawił fakturę z datą wsteczną na 10 lipca 2024 roku o numerze 10/07/2024. Paragon podaje więc inny termin niż faktyczny moment wystawienia dokumentu przez sprzedawcę towarów lub usług.

Zazwyczaj tego typu sytuacje mają miejsce w przypadku nieporządku lub nadmiaru dokumentacji księgowej, w wyniku czego dochodzi do opóźnień. Taką sytuację trudno nazwać działaniem z premedytacją. Czasem też przedsiębiorca zapomni o wystawieniu faktury kontrahentowi, mija określony przepisami termin i szuka sposobu na odnotowanie transakcji. Może się jednak też zdarzyć, że takie działanie wynika ze złej woli i ma na celu oszukanie fiskusa.

Przepisy prawa a wsteczna data wystawienia faktury

Kwestie wystawiania faktur szczegółowo reguluje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), nazywana również w skrócie ustawą o VAT. Dla przedsiębiorców powinna ona stanowić podstawę wszelkiej wiedzy w tym zakresie. Czy zatem można wystawić fakturę wstecz? W praktyce da się to zrobić, ale jest działaniem nieprawidłowym oraz niezgodnym z obowiązującym w Polsce prawem. Nie zmienia tego faktu nawet sytuacja, gdy obie strony transakcji wyrażają na to zgodę. Przepisy po prostu nie przewidują takiej możliwości. Zgodnie z Art. 106i ustawy o VAT poza pewnymi zastrzeżeniami: „Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę”. To termin, jaki w większości przypadków mają przedsiębiorcy na odnotowanie zaistniałej transakcji. Datowanie wsteczne pozostaje zakazane, bo narusza przepisy o rzetelności dokumentacji. Nie zmienia to faktu, że proceder wystawiania faktury po terminie dokonania sprzedaży towaru lub usługi wciąż występuje w wielu miejscach.

Skutki wystawienia faktury z datą wcześniejszą

Oczywiście wystawienie faktury z datą wsteczną może przynosić określone negatywne konsekwencje. Każdy dokument księgowy tego typu powinien mieć zgodnie z przepisami m.in. datę wystawienia oraz kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, bez przerw oraz duplikacji. Służy to jednoznacznej identyfikacji faktury. Dokument z datą wsteczną zaburza więc ciągłość numeracji oraz chronologię. Powoduje też dublowanie się z nazwą wcześniejszej faktury. Tymczasem nieład w dokumentacji firmowej skutkuje czasem znacznie poważniejszymi konsekwencjami. Wystawienie faktury z wcześniejszą datą zawsze pozostawia ślad w dokumentacji księgowej. W przypadku kontroli skarbowej wyjaśnienie tej sytuacji może być kłopotliwe i zapewne spotka się określonymi i dotkliwymi sankcjami finansowymi ze strony organu podatkowego. Są one uzależnione od przewinienia. Zazwyczaj w grę wchodzi jedna z opcji:

• sankcja w wysokości 30% powstałego zaniżenia lub zawyżenia zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.
• kara grzywny do 720 stawek dziennych w przypadku znamion celowego działania i narażanie Skarbu Państwa na straty podatkowe. Sąd bierze tu pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne,a także stosunki majątkowe czy możliwości zarobkowe.
• kara grzywny do 180 stawek dziennych w przypadku uznania przez sąd, że sporządzanie faktur i rozliczanie deklaracji podatkowej było wadliwe, ale niecelowe.

Tu warto zaznaczyć, że od lipca 2024 r. stawka dzienna może wynosić od 143,33 zł do 57 332 zł.

Wpływ na rozliczenia nabywcy i odliczenia VAT

Warto wiedzieć, że faktury z opóźnionym terminem wystawienia sporządzone przez przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, pozwalają na odliczenie podatku naliczonego. W praktyce więc przyjęcie takiego dokumentu nie zmienia tej procedury. Otrzymanie faktury z przekroczonym terminem płatności nie generuje zatem żadnych problemów z odliczaniem podatku naliczonego. Obowiązek podatkowy powstaje w dniu uzyskania dokumentu. W przypadku, gdy pierwotna faktura zaginie, powinien zostać wystawiony duplikat. Wtedy to właśnie termin jego otrzymania jest liczony jako moment powstania obowiązku podatkowego.

Co zrobić po przekroczeniu terminu wystawienia faktury?

Wystawienie faktury stanowi obowiązek przedsiębiorcy. Po upływie wymaganego terminu wciąż należy go dopełnić i rozliczyć transakcje, które zostały zrealizowane, ale nieudokumentowane. Trzeba jednak to zrobić z datą jej faktycznego wystawienia, nawet jeśli będzie ona inna od terminu zapłaty również widocznego na tym samym dokumencie. Tylko wtedy numer faktury okaże się prawidłowy. To także jedyna opcja, aby nie narazić się na ewentualne sankcje ze strony fiskusa. Obowiązujące przepisy pozwalają na wystawienie faktury po terminie spóźnionej nawet o kilka lat. Data o kilka miesięcy późniejsza niż data sprzedaży czy choćby rok po wykonaniu usługi tym bardziej nie stanowi więc problemu. Oczywiście w zależności od przekroczenia terminu niezbędna może okazać się korekta zaliczek na podatek dochodowy oraz deklaracji VAT. Konieczne będzie niestety również opłacenie wszelkich odsetek od zaległości podatkowych.

Faktura z datą wsteczną – podsumowanie

Każdy przedsiębiorca w przypadku dokonania sprzedaży produktów lub usług ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą transakcję. Wynika to wprost z obowiązujących przepisów. Wszystkie informacje występujące na fakturze są istotne ze względów prawidłowej oceny księgowości. Dotyczy to również widniejących tam dat. Wystawienie faktury daje nabywcy prawo do odliczania należnego mu podatku, a na sprzedawcę nałożony zostaje w tym momencie obowiązek podatkowy. Konsekwencje świadomych i nieświadomych błędów mogą być więc poważne. Wystawienie tego dokumentu z wsteczna datą jest niezgodne z obowiązującymi w naszym kraju przepisami. Może zatem prowadzić do nieprzyjemnych skutków prawnych oraz finansowych. To ważne również dla prawidłowości prowadzonej przez firmę dokumentacji. Możliwe, a nawet wymagane przepisami jest natomiast wystawienie faktury VAT po ustawowym terminie. Wiąże się to jednak z określonymi komplikacjami. Dlatego warto przede wszystkim na bieżąco pilnować ustawowych terminów wystawania wszelkich dokumentów księgowych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania