Czym jest faktura uproszczona – do jakiej kwoty można ją wystawić i czy wystarczy paragon?

Czym jest faktura uproszczona – do jakiej kwoty można ją wystawić?

Faktura uproszczona jest dokumentem księgowym, który potwierdza zawartą transakcję kupna-sprzedaży. Może ją wystawić zarówno czynny, jak i bierny podatnik VAT. Jej zastosowanie reguluje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.), zwana także ustawą o VAT. Zgodnie z jej zapisami faktura uproszczona nie musi zawierać niektórych elementów. Jest to możliwe w sytuacji, gdy sprzedaż nie osiągnie limitu, który ogółem nie przekracza kwoty 450 zł brutto lub 100 euro brutto. Ten typ dokumentu należy traktować jak zwykłą fakturę VAT i można na jej podstawie odliczyć podatek naliczony oraz zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Księgowanie przebiega tu na takich samych zasadach.

W jakim celu wprowadzono uproszczoną fakturę VAT?

Mechanizm faktury uproszczonej wprowadzono w Polsce w 2014 r. Nie jest to więc nowe rozwiązanie. Jego najważniejszą zaletą jest możliwość ograniczenia licznych danych obowiązkowych dla standardowej faktury VAT. Upraszcza to w znaczący sposób formalności przy transakcjach na niższe kwoty. To udogodnienie wpływa korzystnie na czas tworzenia dokumentu, ale dzięki niemu powstaje również mniej pomyłek w dokumentach. Nie są więc w takim stopniu konieczne ewentualne późniejsze korekty.

Kiedy dokument można uznać za fakturę uproszczoną?

Faktura uproszczona powinna zawierać dane określone przepisami. Uproszczenie wynika tu właśnie z mniejszej liczby niezbędnych informacji w porównaniu do faktury standardowej.

Dla prawidłowo wystawionego faktury uproszczonej niezbędne są jednak konkretne dane. Zaliczymy do nich:

• datę wystawienia faktury i datę sprzedaży,
• kolejny numer identyfikujący jednoznacznie fakturę w ramach jednej lub więcej serii,
• dane sprzedawcy (w tym numer NIP),
• numer NIP nabywcy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• kwotę ewentualnego rabatu,
• kwotę należności ogółem,
• dane pozwalające na określenie kwoty podatku dla poszczególnych stawek.

Zawarcie na fakturze uproszczonej podanych wyżej danych sprawia, że powinna ona zostać zaakceptowana oraz uznana we wszystkich krajów będących członkami Unii Europejskiej.

Dane, których nie musi zawierać faktura uproszczona z transakcji

Standardowa faktura VAT powinna zawierać znacznie więcej informacji w porównaniu do dokumentu uproszczonego. Warto więc zwrócić uwagę na to, jakich danych nie musimy uwzględniać przy transakcjach na maksymalną kwotę 450 zł albo 100 euro. Faktura uproszczona nie zawiera takich informacji, jak:

• szczegółowe dane nabywcy (imię i nazwisko, nazwa podatnika, nabywca towarów lub usług, adres itp.),
• miara lub liczba towarów albo usług,
• cena jednostkowa towaru bez kwoty podatku VAT,
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto uwzględniająca podział na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z niego,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto uwzględniająca podział na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Czy faktura uproszczona może być wystawiona zawsze? Wyjątki od reguły

W prawodawstwie często występują wyjątki od konkretnych reguł. Nie inaczej wygląda sytuacja w przypadku zasad wystawiania faktur uproszczonych, nawet gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Część transakcji ustawodawca wykluczył z możliwości stosowania tego mechanizmu. Faktury uproszczonej nie można więc wystawić w sytuacji:

• sprzedaży wysyłkowej z kraju oraz na jego terytorium,
• kiedy na fakturze nie występuje numer NIP nabywcy w odniesieniu do kontrahentów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• dostawy towarów lub świadczeniu usług opodatkowanych w kraju należącym do UE, ale innego niż Polska, kiedy do zapłaty podatku od wartości dodanej jest zobowiązany nabywca.

Faktura uproszczona a paragon fiskalny

W określonych warunkach paragon można uznać za fakturę uproszczoną. Nie są to jednak pojęcia tożsame. Aby paragon mógł zostać uznany za fakturę uproszczoną, musi zawierać wymagane przepisami dane, a kwota należności ogółem nie przekracza limitu 100 euro albo 450 zł brutto. Dodatkowo powinien mieć również numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy usług lub towarów. Wtedy taki dokument może być podstawą do ujęcia danego wydatku w kosztach. Paragon z NIP daje zatem prawo do odliczenia podatku VAT, jest on pełnoprawną fakturą uproszczoną. Oczywiście sama transakcja nie może znajdować się w katalogu wykluczającym użycia tej formy.

Termin wystawienia faktury uproszczonej

Przepisy odnośnie terminu wystawienia faktury uproszczonej i standardowej VAT są tożsame. W tym aspekcie nie istnieją więc różnice pomiędzy tymi dwoma dokumentami fiskalnymi. Fakturę uproszczoną należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po zakończeniu usługi lub dostawy zamówionego przez nabywcę towaru. Jest więc na to przynajmniej pół miesiąca. Jednocześnie nie można tego zrobić wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem sprzedaży towarów lub wykonania usługi.

Korekta standardowej faktury VAT a uproszczonej

Mimo prostszej formy, oczywiście również na fakturach uproszczonych mogą wystąpić błędy. Najczęściej dotyczą one niezamierzonych pomyłek w przepisaniu lub podaniu numeru NIP – np. braku cyfr lub ich przestawienia. Zdarzają się jednak i inne. Brak numeru NIP lub podanie przynależnego innemu podatnikowi nie są już traktowane jako niezamierzona pomyłka. Niedostosowanie się do zasad wystawienia faktury uproszczonej niesie za sobą sankcje dla obu stron transakcji, zazwyczaj związane z dodatkowym zobowiązaniem podatkowym. Rozwiązaniem w przypadku pomyłki jest korekta. Wystawienie noty korygującej wygląda identycznie dla standardowych faktur VAT i tych uproszczonych.

Faktura uproszczona to dokument fiskalny, od standardowej różni się mniejszym zakresem zawartych informacji. Można ją wystawić do kwoty 450 zł lub 100 euro brutto, o ile typ transakcji nie występuje w katalogu zabronionym dla tych transakcji. Ta forma jest równorzędna ze standardową fakturą VAT. Warto wspomnieć, że jest to opcja. Sprzedawca może wystawić fakturę uproszczoną, ale nie musi. Podatnik nie ma takiego obowiązku. Każdą drobną transakcję można udokumentować także fakturą standardową. Prawo podatkowe nie przewiduje żadnej sytuacji, kiedy ten typ dokumentu jest obligatoryjny. Może przy tym wystawić go zarówno podatnik czynny, jak i bierny. Jednocześnie według wykładni Ministerstwa Finansów, paragony do określonej kwoty zawierające NIP można traktować jako faktury uproszczone, jeżeli spełniają one wszystkie pozostałe wymogi dla tego dokumentu fiskalnego. Są więc wystarczającym dowodem na potwierdzenie dokonania transakcji dla nabywcy.