Czym jest metoda kasowa rozliczania podatku VAT?

Metoda kasowa VAT – co to jest i na czym polega?

Metoda kasowa VAT to szczególna procedura rozliczania podatku od towarów lub usług, który jest należny od dokonywanej sprzedaży i naliczany od zakupu. Generalna zasada jest oczywista. Po wystawieniu faktury wraz z kwotą podatku przedsiębiorca jest zobowiązany do jego uiszczenia. Tak dzieje się w przypadku metody memoriałowej. Zatem na czym polega metoda kasowa? Pozwala ona odliczyć podatek VAT dopiero w momencie zapłacenia całości lub części zobowiązania powstałego z tytułu wystawienia faktury. Liczy się zatem moment płatności. Metoda kasowa bywa również nazywana uproszczoną. Nie wymaga klasyfikacji kosztów na pośrednie oraz bezpośrednie. Nie ma tu również konieczności przyporządkowywania ich do konkretnych przychodów. Sama metoda funkcjonuje bez ograniczeń, kiedy nabywca również jest podmiotem gospodarczym oraz czynnym podatnikiem VAT. Jeżeli to jednak osoba fizyczna, moment powstania obowiązku podatkowego nie może wystąpić później niż 180 dni od wykonania usługi albo wydania towaru.

Mały podatnik VAT a wybór metody kasowej

Uproszczona metoda rozliczania VAT jest skierowana do czynnej grupy tzw. małych podatników. Zaliczane do tej grupy są firmy, które w poprzednim roku podatkowym odnotowały łączną wartość sprzedaży nieprzekraczającej 2 mln euro. Niewątpliwie stanowią one największą część przedsiębiorców w Polsce. Małym podatnikiem jest również osoba prowadząca przedsiębiorstwo maklerskie zarządzające funduszami inwestycyjnymi. Przy czym kwota prowizji nie może w tym przypadku przekroczyć 45 tys. euro za poprzedni rok podatkowy. Metodę kasową mogą stosować wyłącznie podmioty gospodarcze zaliczane do wyżej wspomnianych grup. Ważne, aby zaznaczyć, że mały podatnik VAT to termin odrębny od małego podatnika PIT czy CIT. Oczywiście status ten jest oceniany w odniesieniu do jednego roku podatkowego, bo wysokość przychodów ulega zmianie. Przeliczenie kwot z euro jest tu dokonywane w oparciu o średni kurs w Narodowym Banku Polskim na pierwszy dzień października poprzedniego roku podatkowego.

Kiedy można skorzystać z metody kasowej?

Aby korzystać z metody kasowej rozliczania podatku VAT, należy wypełnić formularz VAT-R w trybie aktualizacji, a następnie złożyć go do właściwego ze względu na adres zamieszkania dla osób prywatnych lub siedziby firmy naczelnika urzędu skarbowego. Dokument powinien zostać dostarczony do instytucji do końca miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie nowego sposobu rozliczeń. Korzystanie z metody kasowej można oczywiście rozpocząć od nowego roku kalendarzowego, ale także w trakcie jego trwania. Przy założeniu nowej firmy rozliczanie się z VAT odbywa się miesięcznie przez 1 rok, ale działalności gospodarcze istniejące dłużej obowiązku podatkowego dokonują w przypadku tej metody kwartalnie. Tak więc nowe biznesy po tym okresie są zobowiązane do aktualizacji w formularzu VAT-R i realizację obowiązku podatkowego co 3 miesiące.

Zalety metody kasowej dla przedsiębiorcy

Metoda kasowa ma swoje niewątpliwe atuty. Przede wszystkim zabezpiecza ona mniejsze działalności gospodarcze. Pozwala na uniknięcie ewentualnych problemów z płynnością finansową będących następstwem zapłaty VAT z własnych zasobów bez uprzedniego otrzymania środków pieniężnych związanych z finalizacją transakcji. Brak zapłaty w relacji pomiędzy działalnościami gospodarczymi nie powoduje obowiązku podatkowego (przy wykorzystaniu mechanizmu tzw. ulgi na złe długi). W związku z tym jest to rozwiązanie szczególnie polecane w przypadku przedsiębiorców wystawiających faktury z długimi terminami płatności. Może być również optymalne dla nowych działalności gospodarczych, kiedy trudno określić terminy wpływu należności albo w przypadku częstych ich opóźnień czy też nieregularnych dostaw towarów.

Wady uproszczonej metody rozliczania podatku VAT

Metoda kasowa nie w każdym przypadku okaże się najkorzystniejszym rozwiązaniem. Zwłaszcza w sytuacji, gdy ktoś ma problemy z terminowym regulowaniem należności względem dostawców. W niektórych przypadkach komplikacją może być także konieczność częstszego śledzenia wszelkich pojawiających się płatności, a te mogą być również rozkładane na mniejsze części. Wtedy fakturę trzeba rozliczać wielokrotnie. Prowadzenie szczegółowej ewidencji VAT pod kątem powstawania zobowiązań generuje dodatkową pracę, formalności i wymaga czasu. Zwłaszcza kiedy nie korzysta się z usług zewnętrznej księgowości. Rozliczenia podatku VAT nie da się też uniknąć, jeśli za zrealizowaną usługę lub towar nie zapłaci osoba fizyczna.

Metoda kasowa w VAT z punktu widzenia nabywcy

Kiedy sprzedawca stosuje metodę kasową, jest to również istotne dla rozliczeń z fiskusem nabywcy danego towaru bądź usługi. Prawo do odliczenia podatku VAT w tym przypadku również jest dopiero konsekwencją uiszczenia zapłaty. Dla niektórych kupujących faktura tego typu nie stanowi najkorzystniejszego rozwiązania, więc decydują się oni na kontrahentów rozliczających się w oparciu o standardową metodę memoriałową.

Jak powinna wyglądać faktura za towar i usługi wystawiana metodą kasową?

Faktura VAT wystawiana w oparciu o metodę kasową nie odbiega znacząco od pozostałych. Według obowiązujących przepisów powinna zatem zawierać następujące dane:

• datę wystawienia;
• numer identyfikujący fakturę;
• imię lub nazwisko albo nazwę podatnika oraz nabywcy, a także ich adresy;
• numer identyfikujący sprzedawcę oraz
• nabywcę na potrzeby podatkowe;
• nazwę lub rodzaj towaru albo usługi;
• zakres wykonanych usług lub miarę zakupionego towaru;
• cenę jednostkową bez podatku;
• kwoty ewentualnych upustów lub obniżek;
• stawkę podatku;
• kwoty sumaryczne nieuwzględniające podatku oraz uwzględniające go;
• datę dokonania lub zakończenia usługi albo otrzymania zapłaty (jeżeli jest inna od daty wystawienia faktury);
• adnotację „metoda kasowa”.

Istotną różnicą jest zatem w tym przypadku tylko ostatni ze wspomnianych elementów faktury sprzedaży. Funkcjonalność tę oferuje zdecydowana większość programów do fakturowania dostępnych na polskim rynku. Przy braku adnotacji o zastosowaniu metody kasowej, konieczne jest wystawienie przez przedsiębiorcę faktury korygującej z takim zapiskiem.

Ograniczenia rozliczania VAT metody kasowej

Metoda kasowa rozliczania podatku VAT jest dedykowana małym podatnikom. Nawet jednak działalności gospodarcze zaliczające się do tej grupy nie mogą stosować faktury tego typu w każdym przypadku. Prawo stworzyło tu pewne ograniczenia. Z metody kasowej nie można zatem korzystać m.in. w sytuacji:

• importu usług,
• wewnątrzwspólnotowej wymiany towarów (WNT),
• otrzymania dotacji,
• otrzymania subwencji,
• wydania towaru na podstawie umowy komisu,
• świadczenia niektórych usług na rzecz wymiaru sprawiedliwości,
• świadczenia zwolnionych od podatku usług ubezpieczeniowych,
• przeniesienia własności towarów w ramach odszkodowania z nakazu organu władzy publicznej.

Rezygnacja z metody kasowej

Zastosowanie metody kasowej rozliczania podatku VAT jest dobrowolne. Kiedy jednak zostanie już zapoczątkowana, nie można z niej zrezygnować w dowolnym momencie. Możliwe jest to najwcześniej po 12 miesiącach jej stosowania. W tym celu konieczne okazuje się pisemne zawiadomienie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, a także aktualizacja na formularzu VAT-R. Należy to zrobić do końca kwartału lub ewentualnie miesiąca (w pierwszym roku działalności), w którym metoda była stosowana. Wyjątkiem jest sytuacja utraty statusu małego podatnika. W takim przypadku po pełnym roku stosowania metody kasowej następuje obowiązek rozliczania się w oparciu o metodę memoriałową.

Metoda kasowa a zasada kasowa

Metody kasowej nie należy mylić z określeniem zasada kasowa. To zupełnie inne pojęcia w księgowości. Niemniej mają ze sobą pewne punkty styczne. Zasada kasowa opiera się na stałej kontroli środków finansowych. Ważny jest tu balans pomiędzy nadwyżkami oraz niedoborami. Sprowadza się jednak tylko do stanu kasowego, a nie finansowego przedsiębiorstwa. Podobieństwo polega na tym, że w obu przypadkach brane są pod uwagę wyłącznie rzeczywiste wpływy środków finansowych. Niemniej metoda kasowa odnosi się do prawa do odliczenia VAT z tytułu sprzedaży w wyniku wystąpienia określonych okoliczności.

Rozliczanie metodą kasową – podsumowanie

Tradycyjna metoda memoriałowa rozliczenia VAT w niektórych przypadkach nie okazuje się najlepsza. W takiej sytuacji warto rozważyć alternatywną opcję. Metodę kasową mogą stosować podatnicy o określonych rocznych przychodach. To pewne ograniczenie. Metoda kasowa działa wyłącznie w przypadku małych podatników i czynnych płatników podatku VAT. Jest to istotne ograniczenie w odniesieniu do nabywców będących osobami, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Obowiązek zapłaty podatku VAT należnego powstaje tu w momencie dokonania zapłaty od kontrahenta za towar lub zrealizowaną usługę. Bez wpływu finansowego nie ma podstaw do daniny na rzecz państwa. Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu sprzedaży występuje jednak przy wpływie nawet części zapłaty. Taki sposób rozliczania ma oczywiście swoje wady oraz zalety. Przede wszystkim metoda kasowa ma chronić mniejszych przedsiębiorców przed ryzykiem utraty płynności finansowej wynikłej z opóźnień w rozliczaniu wszelkich transakcji. Niemniej niektórzy kontrahenci mogą nie być zadowoleni z tego typu rozwiązania. Dlatego, zanim zdecydujemy się wybrać metodę kasową, warto wcześniej zapoznać się z wszelkimi jej konsekwencjami, jakie mogą wystąpić w praktyce.