Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
Odpowiedzialność za rozwój przedsiębiorstwa i jego pozycję na rynku to niebagatelne zadanie. Wyzwania, które stoją przed firmami, wymagają skutecznego planowania, dobrze przemyślanych strategii i zdecydowanych działań. Prócz tego jednak każdy podmiot gospodarczy musi regularnie wypełniać obowiązki wynikające z przepisów prawa, w tym prowadzenie rachunkowości i dokumentacji kadrowej. Na szczęście te zadania można powierzyć pieczy sprawdzonego biura rachunkowego. W poniższym artykule wyjaśniamy, jak dokładnie przebiega takie wsparcie.
Z tego wpisu dowiesz się:
Co robi księgowa lub biuro rachunkowe w swojej pracy?
W popularnym rozumieniu działalność biura rachunkowego polega głównie na prowadzeniu ksiąg oraz rozliczaniu podatków. Nie jest to błędne mniemanie, ale rzeczywisty zakres kompetencji takiego podmiotu ma znacznie szerszy zasięg. Księgowa lub księgowy może być pracownikiem działu księgowości danej firmy albo wykonywać swoje obowiązki w ramach działalności osobnego biura rachunkowego.
Codzienna praca biura polega na wykonywaniu wszelkiego typu czynności związanych z dokumentacją obrotu środkami finansowymi w firmie. Księgowa może prowadzić zarówno pełną księgowość, jak i PKPiR lub też ewidencję księgową przychodów opodatkowanych ryczałtem. Do jej zadań należy także czuwanie nad dokumentacją kadrową i płacami pracowników, przygotowywanie dokumentów ZUS, okresowych rozliczeń z US czy ewidencjonowanie środków trwałych.
Czy to już wszystko, co robi księgowa? Bynajmniej! Nowoczesne biura rachunkowe oferują swoim klientom rozbudowane pakiety usług, które pozwalają na odciążenie firmy w wielu aspektach jej działania. Księgowa lub księgowy może sporządzać sprawozdania finansowe, dokonywać analiz kondycji finansowej przedsiębiorstwa, wspierać je w kontaktach z ZUS i US, a nawet współpracować przy wnioskach kredytowych. Doświadczone biuro rachunkowe, zatrudniające doradców podatkowych, pozwoli też przedsiębiorcy na wybór najlepszej formy opodatkowania oraz optymalizację kosztów i podatków firmy.
Biuro rachunkowe dla firmy - dlaczego warto z niego korzystać?
Ostatnie 2 lata unaoczniły przedsiębiorcom, o ile trudniej jest prawidłowo prowadzić, kiedy przepisy nieustannie się zmieniają. Podpisanie umowy z biurem rachunkowych to w tej sytuacji najprostszy możliwy sposób, by pozostać w zgodzie z prawem, unikając kar i problemów.
Każde sprawdzone biuro rachunkowe zatrudnia w pełni przeszkolonych pracowników. W przeciwieństwie do przeciętnego właściciela firmy mają oni dostęp do specjalistycznej wiedzy oraz doświadczenie w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. To zupełnie naturalne – nie sposób pozostać na bieżąco z przepisami prawa podatkowego i jednocześnie zachować pełną koncentrację na skalowaniu własnej działalności.
Dlatego też outsourcing księgowości w postaci umowy z biurem rachunkowym sprawdza się zarówno dla MŚP, jak i w przypadku większych przedsiębiorstw. Dogłębna znajomość przepisów, jaką cechuje się księgowa, pozwala na minimalizację błędów przy prowadzeniu dokumentacji, rachunkowości oraz rozliczeniach. Co więcej, jasna i przejrzysta umowa, jaką dany podmiot zawiera z biurem, nie pozostawia wątpliwości co do zakresu odpowiedzialności i obowiązków każdej ze stron.
Księgowa a doradca podatkowy - podobieństwa i różnice
Zakres usług oferowanych przez księgową i doradcę podatkowego z pozoru wydaje się na siebie nakładać. Zarówno księgowa, jak i doradca podatkowy to osoby wyposażone w pełną zdolność prawną do zajmowania się księgami rachunkowymi przedsiębiorstw oraz prowadzenia dokumentacji kadrowej. Przy prostej strukturze podatków i płac w niewielkim przedsiębiorstwie firmy na ogół nie mają okazji, by przekonać się, gdzie dokładnie różnią się ich kompetencje.
Jednak warto pamiętać, że doradca podatkowy posiada też uprawnienia, które pozwalają mu na wskazanie przedsiębiorcy najkorzystniejszych rozwiązań przy rozliczeniach, wyborze formy opodatkowania czy generowaniu kosztów. W świetle prawa księgowa nie może udzielać tego typu porad, choć warto podkreślić, że nie są one na ogół potrzebne niewielkim firmom z małym obrotem. Współcześnie wiele biur księgowych zatrudnia zarówno księgowe, jak i osobę na stanowisku doradcy, dlatego w usługach danego biura mogą się pojawić także propozycje z zakresu jego obowiązków.
Odpowiedzialność biura księgowego za błędy - jak to działa?
Ilość zalet wynikających z prowadzenia spółki osobowej mogłoby sugerować, że jest ona niezwykle atrakcyjna dla przedsiębiorców. Jednak nadal zdecydowana większość osób wybiera założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Główną wadą spółek z grupy osobowych jest odpowiedzialność wobec wierzycieli spółki całym swoim majątkiem przez wspólników. Jeśli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, to w świetle obowiązującego prawa dług będzie ściągany od wspólników. Większość osób obawia się, że skomplikowane przepisy prawno-księgowe lub problemy z wypłacalnością kontrahentów mogą doprowadzić do utraty całego dorobku życia.
By praca biura rachunkowego pozostawała w zgodzie z przepisami, pomiędzy podmiotem gospodarczym a biurem musi zostać zawarta odpowiednia umowa. Określa ona w szczegółach obowiązki obydwu stron, w tym zakres odpowiedzialności biura za potencjalne niedopatrzenia oraz wynikające z nich konsekwencje. Należy przy tym podkreślić, że niezależnie od zapisów danej umowy, odpowiedzialność za błędy podatkowe w świetle polskiego prawa ponosi zawsze podatnik.
To na właścicielu firmy spoczywa obowiązek wyjaśnienia i rozwiązania problemu, jeśli takowy się pojawi, oraz zapłacenia ewentualnych odsetek lub kar. Wielu przedsiębiorców, którzy nie mają świadomości, co robi księgowa i za co odpowiada, jest zaskoczonych takim stanem rzeczy. Bywa także, że w umowie znajdą się niejasne zapisy, które sugerują przedsiębiorcy, że poprzez zatrudnienie biura rachunkowego może on zdjąć z siebie część odpowiedzialności.
W rzeczywistości tak nie jest, jednak każde biuro odpowiada w pełni za rzetelność wykonywanej przez siebie pracy. Dlatego też można mieć pewność, że pomyłki w księgach i dokumentacji, wynikające z błędu księgowego zostaną niezwłocznie naprawione, a przedsiębiorca otrzyma wsparcie w wyjaśnieniu ich przez obliczem odpowiednich instytucji. Przepisy zobowiązują biura również do posiadania OC biura rachunkowego, co sprawia, że możliwe jest dochodzenie od niego należnych roszczeń, jeśli zostanie popełniony poważny błąd.
Dobre biuro księgowe - czym powinno się charakteryzować?
Przy wyborze biura rachunkowego należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii. Pierwszą z nich będzie z pewnością kadra zatrudniona w biurze. Liczy się tu wykształcenie księgowych, ich doświadczenie z konkretnymi rodzajami działalności, a także nastawienie na ciągły rozwój, potwierdzone szkoleniami i certyfikatami.
Kolejnym istotnym aspektem wyboru biura rachunkowego dla firmy jest też doświadczenie w pracy z nowoczesnymi systemami księgowymi oraz oprogramowaniem. Dobre biuro rachunkowe powinno korzystać z szerokiej gamy narzędzi informatycznych, oferując klientom możliwość łatwego przesyłania faktur oraz przejrzyste raporty.
Z kwestią tą wiąże się także samo bezpieczeństwo danych, priorytet w erze RODO i pozostałych regulacji unijnych. Biuro rachunkowe bezwzględnie musi korzystać z doskonałego wsparcia w zakresie cyberbezpieczeństwa, a wszystkie systemy informatyczne biura powinny podlegać ciągłym aktualizacjom i posiadać silne zabezpieczenia.
Ale praca biura rachunkowego to nie tylko kwestie techniczne – to także kompetencje miękkie, od których zależy w dużej mierze zadowolenie klientów. Konieczny jest wysoki poziom komunikacji z klientem, indywidualne podejście do specyfiki jego działalności, elastyczność oraz proaktywność. Oczywiście, o terminowości, rzetelności i uczciwości nie musimy nawet wspominać – to cechy, które są absolutną podstawą działalności dobrych biur rachunkowych.