Czym jest faktura VAT marża? Jakie są podstawy jej wystawienia?

Najważniejsze informacje

• Faktura VAT marża stanowi szczególny rodzaj dokumentu księgowego.
• Podstawę opodatkowania przy fakturze VAT marża stanowi różnica pomiędzy kosztem nabycia a sprzedaży towaru albo usługi.
• Z FV marża mogą w określonych warunkach korzystać wyłącznie przedsiębiorcy reprezentujący konkretne branże.
• Procesy księgowe w przypadku FV marża są bardziej skomplikowane niż przy fakturach standardowych

Definicja marży

Jaka jest definicja marży? W największym uproszczeniu marża to różnica pomiędzy ceną zakupu towaru lub usługi a kwotą ich odsprzedaży. Stanowi ona zatem zazwyczaj nadwyżkę i określa zysk z tytułu transakcji. Czasem może być jednak ujemna. Dzieje się tak w przypadku sprzedaży produktu w cenie poniżej kosztu wytworzenia lub nabycia. Marża pokazuje zatem rentowność sprzedaży. Im jest wyższa, tym lepiej dla sprzedającego. Marżę wyrażamy kwotowo albo w procentach. To o tyle istotne, że niektórzy mylą ją z narzutem. Praktyka pokazuje bowiem, iż w odniesieniu kwotowym obie wartości są identyczne. Jednak w odniesieniu procentowym marża i narzut przedstawiają już inne wyniki.

Faktura VAT marża – co to jest?

Czym jest zatem faktura VAT marża? Moglibyśmy odpowiedzieć, że to szczególny rodzaj dokumentu sprzedaży i na tym poprzestać. To oczywiście prawda, ale brakuje tu wyjaśnienia bardziej precyzyjnego. A o to nam tu jednak chodzi. Co więc wyróżnia ten rodzaj faktury? Przede wszystkim podatek VAT jest naliczany tu wyłącznie od marży, a nie całej kwoty sprzedaży. To oczywiście sytuacja korzystniejsza dla sprzedającego. Odprowadza on bowiem do urzędu skarbowego niższy podatek VAT niż przy opodatkowaniu na zasadach standardowych. Dokument nazywany skrótowo FV marża nie może być jednak stosowany w każdym przypadku. Podstawę prawną stanowią tu art. 119 oraz 120 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535 z późn. zm.).

Faktura VAT marża – wady i zalety

Możliwość zapłacenia niższego podatku to z punktu widzenia przedsiębiorcy zaleta niewątpliwa i najistotniejsza w przypadku faktury VAT marża. Podnosi bowiem rentowność sprzedaży. Pozwala przy tym na większą elastyczność w kwestii ustalania atrakcyjnej ceny. Sama faktura pozostaje nieco prostsza, bo danych do wypełnienia też jest mniej. Oczywiście stosowanie tej procedury nie jest bez wad. Zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego brak jest tu możliwości odliczenia VAT z faktury zakupu, a to przekłada się często na wyższy realny koszt. Istnieją też przy tym dodatkowe obowiązki ewidencyjne. Rejestr zakupów i sprzedaży musi tu być prowadzony ze szczególną dokładnością. Podsumowując: zakupy na FV marża okazują się mniej korzystne dla czynnych podatników VAT niż standardowe faktury, dla konsumentów indywidualnych oznaczają natomiast niższą cenę zakupu.

Kto może wystawić fakturę VAT marża?

Głównym celem systemu VAT marża jest zapobieganie podwójnemu opodatkowaniu. W związku z tym fakturę taką stosuje się przede wszystkim podczas odsprzedaży towarów, przy których zakupie miał miejsce brak prawa do odliczenia VAT naliczonego. Co istotne, procedura opodatkowania marży może być obligatoryjna lub opcjonalna. Zależy to od konkretnych okoliczności transakcji i statusu nabywanych towarów. Ustawa określa w tym zakresie konkretne grupy przedsiębiorców. Kogo zatem faktura VAT marża dotyczy?

Dostarczający dzieła sztuki

Dzieła sztuki to oczywiście szeroka grupa produktów, a biorąc współczesnych artystów można zapewne też dyskutować, czy powinny być za takie uznawane. Nie wcielajmy się jednak w role krytyków sztuki. Spójrzmy w zamian na zapisy ustawy. Za dzieła sztuki uznaje ona m.in. obrazy, produkty rzemiosła artystycznego, limitowane druki oraz litografie, rzeźby, posągi, gobeliny, ograniczone w liczbie fotografie… Istotne jest samodzielne wykonanie w całości przez artystę, choć czasem dopuszcza się też jako wykonawców jego spadkobierców czy też inne osoby pracujące pod nadzorem autora. Nas jednak bardziej od interpretacji, czym faktycznie jest dzieło, interesują kwestie podatkowe. W tym przypadku z FV marża korzystają chociażby galerie sztuki. Tutaj również są jednak pewne ograniczenia wynikające z przepisów obowiązującego prawa. Procedura marży nie ma racji bytu, jeżeli zastosowano obniżoną stawkę podatku VAT (8%), co jest możliwe w przypadku importu dzieł sztuki. Wtedy przy odsprzedaży należy podporządkować się zasadom ogólnym. Oznacza to, że podatek VAT nalicza się w wysokości 23% pełnej ceny sprzedaży, ale z możliwością odliczenia wcześniej zapłaconej daniny. Trzeba przy tym zaznaczyć, że w przypadku dzieł sztuki stosowanie procedury uwzględniającej marżę nie jest obowiązkowe i można z niej dobrowolnie zrezygnować.

Dostarczający przedmioty kolekcjonerskie i antyki

Podstawowe kryterium uznania przedmiotu za antyk to jego wiek przekraczający 100 lat. W przypadku tych kolekcjonerskich zakres jest szerszy. Mogą to być oczywiście znaczki pocztowe albo monety, ale kolekcje obejmują również przedmioty o wartości zoologicznej, botanicznej, historycznej, archeologicznej, anatomicznej, mineralogicznej, etnograficznej czy numizmatycznej. Podobnie jak w przypadku dzieł sztuki, tu również nie można wdrożyć procedury marży, jeżeli przy imporcie zastosowano obniżona stawkę VAT ani gdy przedmioty nabyto z jej użyciem. Przy odsprzedaży należy więc zastosować zasady ogólne. Przedmioty zostaną zatem wtedy objęte podatkiem w wysokości 23% pełnej ceny z możliwością odliczenia wcześniej naliczonej daniny.

Dostarczający towary używane

Zgodnie z przepisami obejmuje to ruchome dobra materialne, które można dalej użytkować od razu lub po ewentualnej naprawie. Do tej grupy zaliczymy np. odzież, samochody czy elektronikę. Jednocześnie prawo wyklucza z tego zbioru kamienie oraz metale szlachetne. Sprzedaż towarów używanych opodatkowana jest stawką 23%. Jednak dla eksportu wynosi ona 0%. Podobnie jak w przypadku dzieł sztuki również przy dostawie towarów używanych procedura VAT marża nie jest obowiązkiem, ale uprawnieniem. Podatnik może z niej po prostu zrezygnować i sprzedaż opodatkować na zasadach ogólnych. Poza szczególnymi sytuacjami jest to jednak mało opłacalne, bo oznacza naliczenie podatku od pełnej kwoty zakupu.

Świadczący usługi turystyczne

Ten punkt jest dosyć oczywisty, jeśli chodzi o zakres działań, choć występują tu pewne ograniczenia. Podatnicy oferujący usługi turystyczne muszą: mieszkać lub mieć siedzibę na terytorium Polski, działać we własnym imieniu, nabywać usługi od innych dla korzyści turysty (np. transport, zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie), prowadzić ewidencję kwot wydatkowanych. Procedura jest tu obowiązkowa. Marżę stanowi różnica między ceną pakietu a sumą kosztów usług zewnętrznych. W tym punkcie warto też zaznaczyć, że działania z zakresu turystyki podlegają opodatkowaniu stawką podstawową. Wynosi ona 23%. Istnieją od tego jednak wyjątki, a stawka przyjmuje wartość 0%. Dzieje się tak, gdy usługi nabyte od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty świadczone są poza terytorium Unii Europejskiej. Jeżeli dotyczy to części programu wycieczki, to tylko ten fragment obejmuje stawka 0%. Oczywiście trzeba wszystko poprzeć stosowną dokumentacją.

Wcześniejszy sprzedawca również ma znaczenie

Ważne jest, kto sprzedaje, ale liczy się również to, od kogo dany towar został wcześniej zakupiony. Stosowanie FV marża ma w tym zakresie pewne obostrzenia. Zgodnie z zapisami ustawy o VAT przeznaczony do dalszej sprzedaży towar musi być zakupiony od:

• osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, niebędącej podatnikiem VAT;
• podatnika VAT korzystającego ze zwolnienia podmiotowego (art. 113) lub przedmiotowego (art. 43 ust. 1 pkt 2);
• innego podatnika stosującego procedurę VAT marża;
• podatnika z innego kraju UE, gdy dostawa była zwolniona z VAT lub opodatkowana na zasadach marży.

Brzmi to dosyć skomplikowanie, ale wgłębiając się w przepisy zauważymy, że są one precyzyjne i szczegółowo regulują kwestię tego, kto faktycznie może stosować FV marża.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT marża?

Faktura to formalny dokument, więc jej wygląd musi odpowiadać wzorom i wytycznym z obowiązujących przepisów. Nie liczmy tu zatem na ozdobniki czy artystyczny design. Wkrótce, w związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), do lamusa przejdzie też forma papierowa w transakcjach typu B2B, a obowiązująca pozostanie wyłącznie elektroniczna. Najdłużej fizycznym dokumentem będą mogli się posługiwać najdrobniejsi przedsiębiorcy (do końca 2026 roku). W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów korzystanie z KSeF pozostanie dobrowolne. Przynajmniej do momentu, gdy ustawodawca nie zmieni przepisów w tym zakresie. Faktura VAT marża, aby została uznana za poprawną, powinna bezwzględnie zawierać następujące elementy:

• datę wystawienia;
• datę sprzedaży (jeśli jest inna);
• kolejny identyfikujący numer nadany w ramach jednej lub więcej serii;
• szczegółowe dane określające sprzedawcę oraz nabywcę (tzn. nazwy lub imiona i nazwiska, adresy, NIP kiedy dotyczy zakupu w ramach B2B);
• nazwę towaru oraz zakupioną jego ilość (ewentualnie zakres wykonanych usług);
• kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie;
• adnotację o zastosowaniu procedury marży z zaznaczeniem konkretnego rodzaju sprzedaży (np. „procedura marży – dzieła sztuki”).

Co istotne, na fakturze tego typu nie wykazuje się ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki ani kwoty podatku VAT.

Faktura VAT a faktura VAT marża – co je różni?

Różnice między tradycyjną fakturą VAT a dokumentem księgowym uwzględniającym marże są z pozoru nieduże. W praktyce niosą jednak za sobą znaczące konsekwencje. Najważniejsze różnice przedstawia poniższa tabela:

Procesy księgowe, czyli wystawianie faktury VAT marża w praktyce

Prawidłowe księgowanie faktury VAT marża wymaga prowadzenia dodatkowej ewidencji. Samo zarejestrowanie przychodu to zdecydowanie zbyt mało. Potrzebny jest rejestr, który umożliwia powiązanie ceny zakupu i sprzedaży w odniesieniu do każdego towaru albo usługi. To jedyny sposób, aby bezbłędnie obliczać marżę oraz wysokość podatku. Wymaga przy tym czasu oraz skrupulatności. Koszty uzyskania przychodów stanowi wynagrodzenie zapłacone podmiotowi, od którego został zakupiony towar lub usługa.

Zdecydowana większość przedsiębiorców jest zobowiązana także do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Dotyczy to również tych korzystających z FV marża. Przychód ze sprzedaży ujmuje się wtedy w kolumnie 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług”. Jego kwotą jest marża pomniejszona o należny VAT (marża netto).

Nie zapominajmy również o JPK_V7, czyli elektronicznym dokumencie składanym regularnie do Ministerstwa Finansów przez przedsiębiorców. Transakcje uwzględniające procedurę marży oznacza się w części ewidencyjnej pliku odpowiednimi kodami:

• MR_UZ – dla towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich oraz antyków;
• MR_T – w przypadku usług turystycznych.

Pamiętajmy przy tym, że procedura FV marża nie zwalnia z obowiązku stosowania odpowiednich kodów GTU, o ile oczywiście sprzedawany towar im podlega.

Wprowadzenie KSeF bardziej standaryzuje proces wystawiania wszystkich faktur. Przy dokonywaniu transakcji zagranicznych w obrębie Unii Europejskiej trzeba również pamiętać o konieczności weryfikacji kontrahenta za pośrednictwem systemu VIES (VAT Information Exchange System). Jest jeszcze jedna istotna kwestia, o której warto wiedzieć. Jeżeli polski podatnik nabędzie towar na podstawie faktury VAT marża wystawionej przez kontrahenta zagranicznego, otrzyma dokument księgowy poza KSeF mailowo lub papierowo.

Jak obliczyć należny podatek?

Obliczenie należnego fiskusowi podatku VAT od marży wymaga zastosowania odpowiedniej metodyki. Jak zatem zrobić to we właściwy sposób? Podstawę stanowi wyodrębnienie odpowiedniej kwoty z wartości marży brutto. Cały proces najlepiej przeprowadzić w następujący sposób:

1. Ustalenie marży brutto. Stanowi ona różnicę między całkowitą kwotą należną od nabywcy, czyli ceną sprzedaży, a kwotą zapłaconą za nabycie towaru lub usługi przez sprzedawcę. W praktyce stosuje się zatem wzór: Marża = Cena sprzedaży – Cena zakupu.
2. Obliczenie podatku VAT. Kwota marży brutto jest traktowana jako zawierająca podatek. Aby obliczyć go odrębnie stosuje się metodę nazywaną „w stu”. Marżę brutto należy tu pomnożyć przez stawkę podatku (8%, 23%), a następnie podzielić przez 100 zsumowane ze stawką podatku. Wzór na to działanie wygląda następująco: VAT = (Marża brutto x stawka VAT) / (100 + stawka VAT).

Alternatywnym sposobem jest obliczenie marży netto (zysku po odliczeniu podatku), a następnie odjęcie jej od marży brutto. Wynikiem będzie tutaj również należna stawka VAT. Najpierw stosujemy wzór: Marża netto = Marża brutto / 1 + stawka VAT (jako ułamek dziesiętny), a następnie: VAT = Marża brutto – Marża netto).

Obliczanie marży globalnej

Może się czasem zdarzyć, że podatnik nie jest w stanie określić marży odnośnie konkretnych towarów. Co wtedy zrobić? Istnieje inny sposób, ale jego zastosowanie wymaga uzyskania wcześniejszej zgody naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Łączna metoda kalkulacji polega na obliczaniu tzw. marży globalnej, czyli całkowitej lub inaczej brutto. Stanowi ona różnicę między łączną wartością dostaw (suma poszczególnych kwot sprzedaży) oraz całościową wartością nabyć (suma poszczególnych kwot nabycia) w danym okresie rozliczeniowym

Co się dzieje w przypadku wyliczenia marży ujemnej?

To sytuacja, na której zazwyczaj sprzedawcom nie zależy. Chyba, że chcą minimalizować straty. Ujemna marża występuje w sytuacji, gdy kwota nabycia przewyższa tą sprzedaży. Pocieszające jest jednak to, że podstawa opodatkowania oraz należny podatek wynoszą wtedy dokładnie 0,00 zł (słownie: zero złotych). Wartość ujemna nie może być bowiem wykazana w deklaracji. Niemniej jednak nawet niekorzystną transakcję należy uwzględnić w ewidencyjnej części pliku JPK_V7.

Kiedy ujemna marża wystąpi podczas stosowania łącznej metody kalkulacji, wartość nabycia może wzrosnąć przy kolejnym okresie rozliczeniowym. Jeżeli tendencja z wartościami poniżej zera utrzyma się przez okres 12 miesięcy, podatnik prawdopodobnie straci prawo do rozliczania się w ten sposób. Po upływie kolejnego roku istnieje jednak możliwość ponownego starania się o rozliczanie marży metodą łącznej kalkulacji.

Czym dokładnie jest faktura VAT marża? Podsumowanie

Faktura VAT marża to szczególny rodzaj dokumentu księgowego potwierdzającego sprzedaż. Wiąże się z nią odrębna procedura rozliczania podatku od towarów i usług. Podstawę opodatkowania stanowi tu marża, a nie cała kwota brutto. Ma to oczywiście swoje zalety, ale również może powodować pewne komplikacje. Nie jest to jednak procedura dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Prawo ograniczyło jej stosowanie do konkretnych sytuacji oraz podmiotów. Katalog obejmuje świadczących usługi turystyczne oraz dostawców towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, a także antyków. Z FV marża korzystają zatem przykładowo właściciele komisów samochodowych, galerii sztuki, antykwariatów czy biur podróży. Procesy księgowe wymagają tu czasu, szczególnej dokładności oraz sumienności. W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem będzie korzystanie ze wsparcia zewnętrznej księgowości.

FAQ – najczęstsze pytania dotyczące procedury VAT marża