Jak przygotować się do kontroli podatkowej z Urzędu Skarbowego?

Jak urzędnicy organu podatkowego wybierają podatników do kontroli?

W większości przypadków organy skarbowe wyznaczają kontrole w sposób planowy i przemyślany. Za każdym razem kierują się więc pewnymi założeniami i przesłankami. Obecnie typowanie przedsiębiorców do przeprowadzenia kontroli opiera się przede wszystkim na podstawie analizy ryzyka prawdopodobieństwa naruszenia przepisów podatkowych, a także potencjalnej skali tych ewentualnych nieprawidłowości. Tam w pierwszej kolejności kierowane są kontrole. Kogo zatem najczęściej sprawdzają urzędnicy skarbówki? Istnieją pewne obszary zwiększonego ryzyka nadużyć oraz błędów podatkowych, a także przestępstw skarbowych lub wykroczeń skarbowych. Są to m.in.: transakcje wewnątrzwspólnotowe, usługi budowlane, obrót paliwami, handel używanymi samochodami, straty z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, e-handel, czy usługi niematerialne. Tam skierowane będzie szczególne zainteresowanie urzędników. W każdym urzędzie skarbowym funkcjonuje odpowiednia komórka organizacyjna, która zajmuje się czynnościami analitycznymi. Obecnie szacunki dokonywane są w oparciu o narzędzia analityczne o dużym stopniu zaawansowania. Urząd skarbowy ma informacje szczegółowe do analizy w swojej bazie danych. Wdrożone systemy informatyczne przekładają się na spadek liczby przeprowadzanych sprawdzeń, ale zwiększyła się przy tym również ich skuteczność. Oczywiście urzędy skarbowe przeprowadzają kontrole również na podstawie innych przesłanek. Przy dokonywaniu sprawdzenia w danej firmie mogą bowiem wystąpić okoliczności, które będą wymagały również przeanalizowania dokumentacji kontrahentów danego podatnika. Sytuacja taka jest nazywana kontrolą krzyżową. Zdarzają się również tzw. nabycia sprawdzające. Ich cel to sprawdzenie, czy w danym punkcie sprzedaży wydawany jest paragon fiskalny. Nawet donos czy chwalenie się publiczne dużymi transakcjami może okazać się przyczyną typowania podmiotów do kontroli.

W jaki sposób urząd skarbowy powiadamia podatników o kontroli?

W sytuacjach standardowych kontrola podatkowa powinna zostać zapowiedziana pisemnie. Zazwyczaj informacja doręczna jest więc listem poleconym. Podatnik zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej powinien otrzymać przynajmniej 7 dni przed podjęciem czynności sprawdzających. Ten czas można jeszcze wykorzystać na poprawienie błędów i korekty. Kiedy rozpocznie się kontrola, nie ma już takiej możliwości. Po upływie 7 dni od momentu doręczenia pisma urząd skarbowy może rozpocząć czynności. Musi to jednak zrobić nie później niż przed upływem 30 dni od wystąpienia tego faktu. Jeżeli nie podejmie tych czynności w tym terminie, wszczęcie działań będzie wymagało kolejnego zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Przepisy określają, że w tym samym czasie może być przeprowadzana tylko jedna kontrola podatkowa. W zależności od wielkości przedsiębiorcy maksymalny czas przeprowadzania czynności sprawdzających nie powinien przekraczać 12-48 dni w ciągu roku. Przy czym jako dni kontroli liczone są te, w których urzędnicy faktycznie przebywają u kontrolowanego. Powiadomienie o kontroli skarbowej powinno zawierać następujące elementy:

• oznaczenie organu,
• datę i miejsce wystawienia,
• oznaczenie kontrolowanego,
• wskazanie zakresu kontroli,
• pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Kontrola skarbowa bez wcześniejszego zawiadomienia

Artykuł 282c Ordynacji podatkowej jasno wskazuje, że w szczególnych i mniej standardowych przypadkach urzędnicy nie mają obowiązku wcześniejszego powiadamiania o zamiarze wszczęcia działań kontrolnych. Ma to miejsce przykładowo na żądanie organu prowadzącego postępowanie w sprawie o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe. Podobną procedurę stosuje się, jeśli kontrola dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych. Wcześniejsze powiadamianie nie jest również wymagane w sprawach dotyczących podatku od wydobycia niektórych kopalin, użytkowania kas fiskalnych czy związanych z przeciwdziałaniem tzw. praniu brudnych pieniędzy. W tych sytuacjach urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę bez wcześniejszego informowania. Jest to oczywiście w pełni uzasadnione. Popełnienie przestępstwa skarbowego to bowiem poważny zarzut. Wcześniejsza informacja mogłaby spowodować tzw. zacieranie śladów i ukrywanie dowodów. Ten przepis to skuteczny element przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia podatkowego. Czynności sprawdzające rozpoczynają się więc w takiej sytuacji już bezpośrednio po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli podatkowej oraz okazaniu służbowej legitymacji przez pracowników urzędu skarbowego.

Jak przygotować się do kontroli z urzędu skarbowego?

Kontrolerzy urzędu podatkowego przeprowadzający czynności sprawdzające muszą bezwzględnie postępować zgodnie z prawem. Warto zatem mieć przede wszystkim wiedzę na temat obowiązujących przepisów, a także praw oraz obowiązków kontrolujących i kontrolowanych. W ten sposób nie dojdzie do przekroczenia faktycznie przynależnych uprawnień. Najważniejsza pozostaje jednak bieżące działanie i porządek w prowadzonej dokumentacji. Przedsiębiorca powinien z wyprzedzeniem wytypować obszary, w jakich może wystąpić ryzyko sporu z organem skarbowym i być na taką ewentualność przygotowany. Warto zatem regularnie też prosić o opinie oraz interpretacje konkretnych sytuacji przez podatkowe organy, na co zezwala Art. 20 Ordynacji podatkowej. Jako najważniejsze czynności, które będą sprzymierzeńcem w trakcie kontroli, warto wymienić:

• dokładne sprawdzanie swoich kontrahentów,
• gromadzenie wszelkich dokumentów potwierdzających zawarcie transakcji (np. faktury, umowy czy dokumenty przewozowe),
• dokumentowanie usług niematerialnych,
• weryfikowanie źródeł finansowania wszelkich zakupów,
• ustanowienie pełnomocnika ogólnego, który zastąpi podatnika w czynnościach kontrolnych,
• wdrożenie specjalnej procedury regulującej funkcjonowanie firmy w sytuacji wszczęcia kontroli skarbowej.

Jakie obszary kontroluje urząd skarbowy?

Kontrole urzędu skarbowego zazwyczaj są wyrywkowe i skupiają się na konkretnym okresie funkcjonowania działalności lub jakimś fragmencie dokumentacji. Mogą to być przykładowo deklaracje PIT, CIT lub VAT z ostatniego roku podatkowego. Zakres kontrolowanych obszarów bywa czasem bardzo szeroki. Zazwyczaj sprawdzeniu przez urzędników podlegają:

• księgi podatkowe – do tej grupy zaliczyć należy: podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe, obowiązkowe ewidencje oraz rejestry;
• deklaracje podatkowe – zeznania, zestawienia, sprawozdania, wykazy złożone przez podatnika;
• informacje podatkowe – wszelka dokumentacja dotycząca stosunków cywilnoprawnych czy umów o pracę, która może mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego albo wysokość takiego zobowiązania,
• dokumenty z kasy fiskalnej – przedsiębiorca może tu np. otrzymać nakaz przedstawienia raportów dobowych oraz miesięcznych, oprócz ewidencji sprzedaży urzędnicy sprawdzają często obecności nienaruszalnych plomb na kasach fiskalnych.

Przebieg kontroli – jakie są uprawnienia kontrolerów?

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana w siedzibie sprawdzanego podatnika lub w miejscu przechowywania przez niego dokumentacji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą. Często jednak urząd prosi o przesłanie konkretnej dokumentacji, którą analizuje następnie w swoim biurze. W przypadku kontroli podatkowej wykonywanej w siedzibie lub innym miejscu, gdzie przechowywane są określone akta, nie tylko trzeba urzędnikom dać dostęp do informacji z zakresu przedmiotu sprawdzania, ale również zapewnić odpowiednie warunki pracy. Jeżeli jest to możliwe, powinni oni mieć samodzielne pomieszczenie oraz miejsce służące do bezpiecznego przechowywania własnych dokumentów. Upoważnieni do swoich czynności kontrolerzy posiadają uprawnienia do przeprowadzania kontroli dotyczącej wszelkich działań skarbowych podatnika, jakie miały miejsce w ciągu ostatnich 5 lat podatkowych. Przy czym nie powinni oni badać dokumentacji, która nie została wskazana w powiadomieniu.Zgodnie z Art. 287 Ordynacji podatkowej, w czasie przeprowadzania kontroli inspektorzy skarbowi mają natomiast pełne prawo do sporządzania kopii, fotokopii oraz filmów dokumentów, do jakich otrzymali dostęp. Mogą również żądać okazania majątku, który podlega kontroli, a następnie dokonać jego oględzin. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, kontroler zabezpieczy też wszelkie dowody zebrane w prowadzonej sprawie. W zakres uprawnień wchodzi również legitymowanie osób w celu ustalenia ich tożsamości, gdy jest to niezbędne dla prowadzonych czynności. W przypadkach, które należy uznać za uzasadnione, kontrolerzy mogą przeprowadzić przesłuchanie podatnika oraz świadków. Kiedy istnieje podejrzenie wykroczenia lub przestępstwa karno-skarbowego, mają również uprawnienia, aby zarekwirować dokumenty finansowe oraz zająć komputer firmowy. Utrudnianie wykonywania przez nich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego może skutkować wezwaniem policji, straży miejskiej czy straży celnej. W tym przypadku mamy bowiem do czynienia z wykroczeniem polegającym na utrudnianiu kontroli upoważnionym do tego organom państwa.

Zakończenie kontroli i protokół

Czynności sprawdzające powinny zostać zakończone bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie wskazanym w upoważnieniu do ich przeprowadzenia. Każdą kontrolę skarbową podsumowuje sporządzenie szczegółowego protokołu. To niezwykle ważny dokument. Zawiera on podstawę prawną i opis wszystkich błędów oraz nieprawidłowości, jakich dopatrzyli się w toku kontroli urzędnicy w prowadzeniu danej działalności gospodarczej. Sprawdzany podatnik, jeżeli nie zgadza się z zapisami w tym dokumencie, ma prawo do wniesienia swoich zastrzeżeń oraz wyjaśnień w terminie 14 dni od dnia zakończenia kontroli, który jest jednocześnie dniem doręczenia protokołu. Powinien przy tym wskazać konkretne wnioski dowodowe. Można wnieść także zastrzeżenia do części zapisów protokołu. Również organ kontrolujący ma 14 dni od momentu otrzymania zastrzeżeń do ustosunkowania się do nich. W przypadku, gdy urząd skarbowy rozpatrzy negatywnie w części lub w całości obiekcje kontrolowanego, ma on jeszcze możliwość dokonania korekty w spornych obszarach. Jeżeli natomiast nie zdecyduje się na to, organ kontrolujący zgodnie z Art. 119 Ordynacji podatkowej posiada prawo wszczęcia postępowania podatkowego w ciągu 6 miesięcy od daty zakończenia kontroli.

Sprawdzenie kontrolne ze skarbówki – podsumowanie

Kontrolę skarbową inicjuje i przeprowadza organ podatkowy pierwszej instancji właściwy dla danego podmiotu gospodarczego. Za każdym razem czynności sprawdzające muszą przebiegać w granicach obowiązującego prawa. Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy nie doszło do wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenie dowodów w przypadku zaistnienia takiej sytuacji. W ramach postępowania dowodowego kontrolerzy zbierają i analizują dostępne informacje. W ten sposób następuje rekonstrukcja faktycznego stanu sprawy. Zgodnie z Art. 180 Ordynacji podatkowej, dowodem może być wszystko, co przyczynia się do jej wyjaśnienia i pozostaje zgodne z prawem. Tę część czynności kończy sporządzenie przez urzędników skarbowych protokołu kontroli. Podatnik ma prawo wnieść do niego swoje zastrzeżenia. Kontrola podatkowa wszczynana przez uprawniony organ to zaledwie pierwszy etap weryfikacji rozliczeń danego przedsiębiorcy. Jeżeli podczas niej zostaną wykryte jakieś nieprawidłowości i nie nastąpi ich korekta, wszczęte zostanie postępowanie podatkowe. W Polsce za popełnienie przestępstwa skarbowego grożą określone sankcje. W związku z tym przedsiębiorcy w codziennej pracy powinni kierować się sumiennością i drobiazgowością. W przypadku ewentualnej kontroli najważniejszy okazuje się bowiem porządek w prowadzonej dokumentacji podatkowej.