Komplikacje z VAT - wystawianie faktury od nievatowca dla vatowca

Podstawy podstaw. Co to jest podatek VAT?

Podatek VAT (ang. value added tax) to potoczna nazwa stosowana na określenie podatku od towarów i usług (PTU). Oznacza rodzaj daniny publicznej, która jest dodawana do wartości netto transakcji kupna-sprzedaży. Innymi słowy, nie płaci się go bezpośrednio urzędowi skarbowemu, lecz w momencie nabycia jakiegoś towaru. Ze względu właśnie na to, że jest on opodatkowaniem od wartości dodanej, zostaje wprowadzany na różnych etapach w łańcuchu dostaw przez podmioty przyczyniające się do wzrostu ceny produktu lub usługi. Przedsiębiorca, który jest zobowiązany do rozliczenia tego podatku, płaci go w zależności od wartości netto swojej sprzedaży. Jednocześnie ma on prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem że zakupione produkty lub usługi są związane z jego działalnością. Z ekonomicznego punktu widzenia dla przedsiębiorcy podatek PTU jest neutralny, ponieważ to nie on ostatecznie staje się konsumentem swoich towarów lub usług.

VAT naliczony a VAT należny

W kontekście podatku od towarów i usług istotne jest rozróżnienie między jego wariantem naliczonym a należnym. PTU naliczony dotyczy zakupu produktu lub usługi i pobiera go podmiot, od którego ostateczny konsument dokonuje transakcji. Z kolei VAT należny to suma formalnie przysługująca urzędowi skarbowemu. Różnicę między tymi rodzajami podatku można również opisać w ten sposób, że PTU naliczony jest związany z zakupem towaru, a VAT należny dotyczy sprzedaży produktu.

Komu przysługuje zwolnienie z VAT w 2024 roku?

W systemie podatkowym wyróżnia się następujące zwolnienia z płacenia VAT: podmiotowe (zgodnie z art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług) i przedmiotowe (zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Pierwsze, przysługuje przedsiębiorcom spełniającym warunek dotyczący wielkości obrotu. Mianowicie ich przychody (wartość sprzedaży netto) nie przekroczyły łącznie kwoty 200 000 zł za zeszły rok. Powyższy warunek jest głównym, lecz nie jedynym, który umożliwia skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego PTU. Szczegółowe wytyczne można znaleźć w art. 113 ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Natomiast zwolnienie z VAT przedmiotowe jest związane z rodzajem prowadzonej działalności. Branże zajmujące się m.in. usługami edukacyjnymi, medycznymi czy finansowymi należą do grona działalności, które są objęte tym uprawnieniem. Istnieje również jeszcze jedna możliwość. Status podatników zwolnionych z VAT precyzuje rozporządzenie ministra finansów publicznych (przepisy ustawy o podatku od towarów i usług wydane na podstawie art. 82 ust. 3).

Kiedy opłaca się być zwolnionym z płacenia VAT?

Czasami dla przedsiębiorcy bardziej opłacalną opcją prowadzenia rozliczenia swojej działalności jest ta, w której obejmuje go prawo zwolnienia z podatku VAT. Najkorzystniej wypada wybrać ten wariant, kiedy:

• klienci nie potrzebują wystawiania faktur PTU, ponieważ nie mogą odliczyć podatku VAT;
• przedsiębiorstwo działa lokalnie, a rozliczenie z urzędem skarbowym odbywa się w uproszczony sposób (ryczałtem);
• tnie się koszty związane z prowadzeniem księgowości i ogranicza formalności.

Natomiast do wad zwolnienia z płacenia podatku VAT można zaliczyć:

• brak możliwości odliczenia poniesionych kosztów od podatku; fakt ten wiąże się oczywiście z droższymi zakupami;
• duże prawdopodobieństwo rezygnacji z podjęcia współpracy firm, którym zależy na otrzymaniu faktury VAT za zakupione towary bądź usługi.

Jak widać, nie w każdej sytuacji przedsiębiorca może zyskać na zwolnieniu z VAT. Trzeba dobrze przemyśleć decyzję i dopasować wariant prowadzenia rozliczeń swojej działalności do możliwości oraz korzyści z niej płynących.

Różnice między vatowcem a nievatowcem

Najbardziej widoczną różnicą między vatowcem a nievatowcem jest to, że ten pierwszy dolicza do wartości sprzedaży netto podatek PTU według stawki zawartej w przepisach. Zatem cena netto danego produktu po doliczeniu do niej podatku od towarów i usług daje cenę brutto dla podatnika VAT. Z kolei u przedsiębiorcy, który nie płaci PTU, cena netto jest równa cenie brutto.

Kolejna kwestia dotyczy prowadzenia ewidencji VAT. Jej systematyczne uzupełnianie należy do obowiązków przedsiębiorcy odprowadzającego podatek PTU. Nievatowiec jest zwolniony z niej, ale musi prowadzić ewidencję sprzedaży. Na jej podstawie może kontrolować limit uprawniający go do skorzystania ze zwolnienia z płacenia daniny.

Atutem bycia podatnikiem VAT jest możliwość odliczenia podatku od towarów i usług. Umożliwia to zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Zatem vatowiec jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego (uiszczonego podczas zakupów) od podatku należnego (dodanego do kwot netto sprzedaży). Przedsiębiorca niebędący podatnikiem VAT nie ma takiego prawa.

Wystawienie faktury przez podatnika VAT dla firmy niebędącej płatnikiem PTU

Czy można wystawić fakturę VAT dla nievatowca? Można, o ile kontrahent nie jest płatnikiem PTU. Składa się ona z tych samych danych, co normalny dokument sprzedaży wystawiany innemu podatnikowi VAT. Jakie zatem elementy powinna zawierać faktura od vatowca dla nievatowca? Mianowicie składa się z:

• kwoty netto;
• numeru NIP sprzedawcy i nabywcy;
• stawki i kwoty VAT;
• wartości brutto.

Poza tym, na fakturze od vatowca dla nievatowca musi znaleźć się również adnotacja: „Nabywca zwolniony z VAT”. Jest to istotny element dokumentu sprzedaży, ponieważ dzięki niemu sprzedawca spełnia obowiązek podatkowy.

Wystawienie faktury VAT dla nabywcy niezarejestrowanego jako podatnik PTU

Faktura VAT nie może zostać wystawiona w sytuacji sprzedaży towaru lub usługi dla kontrahenta niezarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. Sprzedawca powinien zamiast tego sporządzić fakturę dokumentującą transakcję z adnotacją „Faktura wystawiona dla podmiotu niebędącego podatnikiem VAT”. Na takim dokumencie sprzedaży nie jest po prostu wykazywany PTU.

Po co jest wystawiana faktura od vatowca dla nievatowca?

Czasem sporządzenie faktury sprzedaży dla nievatowca jest konieczne, mimo że podatnik niepłacący PTU nie może odliczyć naliczonej na niej daniny od swoich kosztów. Dzieje się tak w wypadku, gdy zażąda on od sprzedawcy wystawienia odpowiedniego dokumentu. Powodem takiego roszczenia jest fakt, że faktura dla nievatowca może okazać się niezbędna w sytuacji, np. kiedy chce wliczyć zakupione towary lub usługi w koszty firmowe.

Faktura wystawiona przez nievatowca

Czy nievatowiec może wystawić fakturę VAT? Nie. Może natomiast wystawić zwykłą fakturę dokumentującą sprzedaż. Jednak pokwitowanie nie będzie uwzględniało stawki i kwoty podatku PTU. Natomiast znajdzie się na takim dowodzie sprzedaży adnotacja, że firma nie jest po prostu płatnikiem VAT.

Faktura bez VAT dla vatowca jest dość problematyczna, ponieważ nie ma w niej zawartych stawek, ani kwot PTU. Z tego powodu przedsiębiorca nie może ująć takiej faktury w rejestrze zakupów VAT i odliczyć podatku. Jedynie jest w stanie ją zaksięgować oraz odjąć koszty w księdze przychodów i rozchodów.

Co musi zawierać faktura od nievatowca dla vatowca?

Czy możliwe jest to, że vatowiec wystawił fakturę z VAT? Nie. Jak zostało to już wspomniane powyżej, w momencie żądania przez płatnika PTU faktury VAT, zostaje wystawiony zwykły dokument sprzedaży, będący de facto rachunkiem, jaki sporządza się osobie fizycznej. Co zatem powinno się w nim znaleźć?

Otóż faktura nievatowska składa się z:

• daty wystawienia;
• numeru faktury;
• danych podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• nazwy towaru lub usługi;
• liczby dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• ceny jednostkowej towaru lub usługi;
• kwoty należności ogółem;
• adnotacji, która wskazuje na jakiej podstawie nie-vatowiec korzysta ze zwolnienia płacenia PTU.

Czego zatem nie znajdziemy na fakturze nievatowca?

• informacji o stawce podatku;
• sumy wartości sprzedaży netto uwzględniającej podział na sprzedaż dotyczącą poszczególnych stawek podatku i sprzedaż zwolnioną z podatku;
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, która kategoryzuje kwoty ze względu na poszczególne stawki podatku.

Kto nie musi wystawiać faktury?

Każdy podatnik, który nie jest zobowiązany do płacenia podatku VAT, nie ma obowiązku wystawiania faktur – niezależnie od tego, czy jest to zwolnienie podmiotowe, przedmiotowe, czy jeszcze na innej podstawie wskazanej prawem. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług art. 106b, p. 2 jasno to wskazuje:

„podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3”.

Jednak istnieje konieczność przygotowania takiego dokumentu, gdy nabywca towarów lub usług wystąpi z żądaniem jego wystawienia. W ten czas, zarówno faktura od vatowca dla nievatowca, jak i faktura od nievatowca dla vatowca muszą zostać sporządzone. Mówi o tym również art. 106b ust, punkt 3:

„na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę (…)”.

Powyższe żądanie powinno zostać zgłoszone przez nabywcę w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź sprzedający otrzymał całość lub część zapłaty.

Jednakże i od tego przepisu istnieje wyjątek, ponieważ nieobjęty obowiązkiem wystawienia faktury na żądanie jest rolnik ryczałtowy dostarczający wyprodukowane towary w ramach swojej działalności lub świadczący usługi rolnicze dla podatnika VAT.

Co to jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana to niewielka działalność zarobkowa, która jest prowadzona przez osoby fizyczne. Nie wymaga ona rejestracji firmy, jak to z kolei wygląda w przypadku tradycyjnych przedsiębiorstw. Jednak, aby ją otworzyć i później efektywnie prowadzić, należy spełnić kilka szczegółowych warunków. Zalicza się do nich m.in. wymóg dotyczący przychodów pobieranych z działalności, które nie mogą wynieść w żadnym miesiącu ponad 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i warunek niewykonywania działalności gospodarczej w ostatnich 5 latach.

Działalność nierejestrowana a podatek VAT

Jeśli chodzi o kwestię regulowania należności wynikających z podatku od towarów i usług w ramach działalności nierejestrowanej, może ona wydawać się dość skomplikowana. Zawiłość tej sprawy wynika z tego, że nie zawsze taka firma jest automatycznie zwolniona z płacenia VAT. Wszystko zależy od okoliczności prowadzenia danego przedsiębiorstwa. Należy rozważyć kilka czynników, które wskażą konieczność uiszczenia podatku od towarów i usług.

Po pierwsze, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność nierejestrowaną i zajmuje się sprzedażą towarów lub usług podlegających opłacie VAT, jest zobowiązany do naliczania i odprowadzania tego podatku. Jednak może być on zwolniony z tej odpowiedzialności, np. gdy nie przekracza wskazanego progu obrotowego lub kiedy świadczy usługi mające określony charakter wskazany ustawą.

Po drugie, jeśli przedsiębiorca sporządza faktury VAT dla klientów, musi także prawidłowo je rozliczać. Nawet w przypadku, gdy działalność jest nierejestrowana, właściciel firmy ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i nabyć oraz powinien składać odpowiednie deklaracje podatkowe.

Na koniec ważnym aspektem jest również to, czy przedsiębiorca prowadzi swoją działalność nierejestrowaną w sposób ciągły i profesjonalny. Jeśli tak, to podlega on obowiązkowi podatkowemu VAT tak samo, jak właściciele tradycyjnie zarejestrowanych firm.

Faktura VAT a działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana jest działalnością gospodarczą w świetle ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem, jak zostało to przedstawione powyżej, osoba prowadząca taką firmę w zależności od rodzaju dokonywanej sprzedaży swoich towarów i usług może być czynnym podatnikiem podatku VAT lub podmiotem zwolnionym z PTU podmiotowo albo przedmiotowo.

W związku z tym przedsiębiorca działalności nierejestrowanej będący czynnym podatnikiem VAT, ma prawo do wystawiania faktur PTU. Elementy tego dokumentu nie różnią się niczym od tych znajdujących się w standardowej fakturze podatnika, który prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą. Wobec tego, nabywca ma również możliwość odliczenia PTU naliczonego.

Jednakże, aby móc cieszyć się tym przywilejem, przedsiębiorca musi zarejestrować firmę w urzędzie skarbowym na potrzeby podatku VAT. Należy to zrobić jeszcze przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej. Zgłoszenie rejestracyjne musi zostać złożone do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego na formularzu VAT-R.

Podsumowanie

Przed wprowadzeniem zmian w przepisach, podatnik VAT czynny wystawiał fakturę, a podatnik zwolniony – na żądanie kontrahenta – wystawiał rachunek. Teraz, mimo że przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie są zobowiązani do potwierdzania każdej sprzedaży odpowiednim dokumentem, muszą jednak wystawiać fakturę na wyraźne żądanie nabywców swoich towarów lub usług. Za niewypełnienie prośby kupującego mogą czekać kary finansowe nałożone przez służby skarbowe.

Podsumowując, temat prawidłowego rozliczenia się z podatku VAT jest dość skomplikowany. W tekście przedstawiliśmy najważniejsze aspekty, które dotyczą zarówno wystawiania faktury od vatowca dla nievatowca, jak i odwrotnie. Warto zapoznać się z tą trudną materią przed założeniem własnej firmy. Ułatwi to późniejsze prowadzenie i rozliczanie swojej działalności.