KSeF – czym jest Krajowy System e-Faktur i od kiedy będzie obowiązkowy?

Najważniejsze informacje

• KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur.
• Obecnie podatnicy nie mają obowiązku korzystania z KSeF.
• Obligatoryjny KSeF dla podatników zostanie wprowadzony w 2026 roku.

Co to jest KSeF i do czego ma służyć? Definicja

KSeF jest skrótem od Krajowego Systemu e-Faktur. To realizowany przez Ministerstwo Finansów ogólnokrajowy program teleinformatyczny. Jego zadaniem jest możliwość wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych w prostej oraz ustrukturyzowanej formie. Odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych ma zapewnić funkcja zarządzania uprawnieniami. Z perspektywy przedsiębiorcy to przede wszystkim system fakturowania. Cel nadrzędny stanowi tu centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez standaryzację plików i stworzenie jednolitego rejestru. Pozwoli to na bieżące monitorowanie transakcji i ograniczenie działań kontrolnych przez administrację skarbową. W związku z tym użycie e-faktury ma być docelowo normą w gospodarczym obrocie dla większości przedsiębiorców. Obecnie mogą oni korzystać z KSeF dobrowolnie.

W jaki sposób działa krajowy system e-faktur?

Rządowy program do wystawiania faktur pozwala je wystawiać, odbierać, archiwizować, przeglądać i weryfikować w dowolnym momencie. Można też tam sprawdzić status ich przetworzenia czy pobrać urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu. Pozwala to również na analizy i kontrolowanie prawidłowości danych KSeF oraz zgodności ze standardem. Weryfikacja daje gwarancję autentyczności, integralności, a także czytelności faktur. Podczas ich wystawiania otrzymują one unikalny numer KSeF służący do identyfikacji (składa się na niego NIP sprzedawcy, data, automatycznie generowana część techniczna i suma kontrolna). Faktury mają być przechowywane w systemie przez 10 lat. Dostęp do nich uzyskuje się na podstawie uwierzytelnienia lub podaniu szczegółowych informacji o dokumencie. Podmiotem odpowiedzialnym za działanie systemu faktur elektronicznych KSeF oraz administratorem danych od momentu, kiedy rozpoczęto prace wdrożeniowe, wyznaczono szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Wystawienie faktur w KSeF – format

KSeF pozwala za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego na wystawianie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML. Jest on zgodny ze standardem i strukturą logiczną e-faktury, którą opublikowano w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Każdy dokument wystawiany w KSeF zawiera dane standardowe oraz dodatkowe. Do tych pierwszych można zaliczyć m.in. informacje o sprzedawcy, nabywcy czy datę. Dane dodatkowe dotyczą natomiast rodzaju faktury, waluty, wartości akcyzy, pól procedur, kodów GTU itp.

Korzyści z wdrożenia KSeF dla podatników VAT i państwa

Wdrożenie krajowego systemu e-faktur niesie za sobą wiele korzyści. Wśród tych najważniejszych uzyskiwanych w ramach KSeF warto wymienić przede wszystkim:

• obniżenie kosztów administracyjnych – papierowe faktury generują dodatkowe wydatki, nie będzie też potrzeby archiwizowania dokumentów w osobnych systemach informatycznych;
• ujednolicenie standardów – ułatwi to procesy księgowe, automatyzację oraz obieg dokumentów między podatnikami, a także zmniejszy liczbę potrzebnych korekt;
• przyspieszenie procesów księgowych – przesyłanie w czasie rzeczywistym to szybsza wymiana danych między kontrahentami, mniej przestojów, skrócenie czasu oczekiwania na zwroty podatku;
• możliwość monitorowania – status faktury od zamówienia do płatności będzie w pełni widoczny;
• skuteczniejsza komunikacja podatników z organami podatkowymi – nie będzie m.in. potrzeby przesyłania struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA);
• uszczelnienie podatku VAT – przełoży się bezpośrednio na mniej oszustw podatkowych oraz większe wpływy do budżetu państwa.

Od kiedy KSeF w Polsce jest dostępny?

Prace nad systemem KSeF rozpoczęto już w 2016 roku. Pilotażowy program prowadzony był pod koniec 2021 roku. W ten sposób sprawdzano też funkcjonalność oprogramowania przed całkowitym wejściem w życie obowiązkowego KSeF. Od stycznia 2022 roku wprowadzono okres przejściowy. Można więc korzystać z oprogramowania, a także dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF. Jednocześnie dopuszczalne jest również stosowanie innych praktyk fakturowania. Każda firma ma już swoje konto w systemie założone przez Ministerstwo Finansów. Dzięki temu można zacząć korzystać z KSeF w dowolnym momencie. Konieczne jest jednak uwierzytelnienie przy wykorzystaniu jednej z podanych metod:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis zaufany,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• token wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur.

Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę, aby w Polsce faktury elektroniczne były obowiązkowe. Zostało to potwierdzone, od kiedy 17 czerwca 2022 roku wydano decyzję derogacyjną¹. Polska mogła więc przystąpić do wzmożonych prac nad programem i wdrożeniem w życie KSeF. Krajowy System e-Faktur miał być obligatoryjny od 1 lipca 2024 roku. Od momentu, kiedy było wiadomo, że nie jest on dostatecznie gotowy pod kątem technicznym, odłożono pełne wdrożenie na dalszy termin. Obecne wytyczne reguluje Ustawa z dnia 9 maja 2024 roku zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2024 poz. 852). W niej znajdują się informacje na temat użycia KSeF, a przede wszystkim informacje, od kiedy będzie on obowiązkowy. Są tu też jednak pewne uszczegółowienia odnośnie terminów i grup osób prowadzących działalność. Stosowanie rządowego programu do wystawiania faktur ma być obligatoryjne:

• od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży z uwzględnieniem podatku podatku przekroczyła 200 mln zł w 2025 roku;
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców.

Aby jednak było więcej czasu na zapoznanie się z systemem, niektóre obowiązki osób prowadzących działalność gospodarczą związane z KSeF zostaną odroczone. Jako datę wskazano tu koniec lipca 2026 roku. Jeżeli zatem nie wystąpią nieprzewidziane okoliczności, wiemy już, od kiedy elektroniczne faktury staną się w Polsce standardem, a KSeF będzie obowiązkowy. Czas na wdrożenie regulowany przez unijne przepisy jest do końca 2026 roku. Oprócz tego trwają pracę nad spójnym europejskim systemem fakturowania ViDA (VAT in the Digital Age)². Ma być zainicjowany do działania w 2030 roku. Polskie elektroniczne faktury, od kiedy zaczną one funkcjonować, będą musiały zostać do niego dostosowane. Przy czym czas na to będzie aż do 2035 roku.

Obowiązki przedsiębiorców, od kiedy elektroniczne faktury staną się standardem

Rządowy program do wystawiania faktur nakłada na przedsiębiorców określone obowiązki, które będą musieli oni realizować. Jest to przede wszystkim konieczność zapewnienia sobie możliwości techniczno-organizacyjnych dokumentowania wszelkich czynności w KSeF i dostosowanie się do wytycznych prawnych. Wśród obowiązków podatnika warto na pewno wspomnieć o wskazywaniu na fakturze NIP jednostki podległej JST, aby miały one bezpośredni dostęp do wystawionych dokumentów. Niezwykle ważnym do wypełnienia będzie pole dotyczące daty wystawienia faktury w KSeF. Każdy dokument musi też posiadać specjalny numer identyfikujący w systemie. Nierzetelne wystawienie lub sporządzenie e-faktury po terminie będzie narażać podatnika na konsekwencje w postaci kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF. Co ważne, otrzymywanie dokumentów ustrukturyzowanych wymaga akceptacji ze strony odbiorcy.

KSeF – dla kogo będzie obowiązkowy?

Przepisy określają już konkretne grupy, które obejmie KSeF. Dla kogo zatem będzie obowiązkowy ten system w 2026 roku? Powinnością zostaną objęci wszyscy podatnicy VAT – czynni i zwolnieni, którzy mają siedzibę lub prowadzą stałą działalność gospodarczą ze sprzedażą na terytorium Polski. Podlegają jej również podmioty z polskim numerem identyfikacji podatkowej (NIP) zweryfikowane do szczególnej procedury unijnej OSS – czyli prowadzący sprzedaż wysyłkową dla osób prywatnych do innych krajów. Obowiązek wprowadzenia KSeF dotyczy także stowarzyszeń oraz organizacji funkcjonujących jako podatnicy.

Wyjątki od obowiązku KSeF

Z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zwolnione są wybrane grupy przedsiębiorców. I to nawet w sytuacji, od kiedy stanie się on już obligatoryjny. Zgodnie z przepisami KSeF nie będzie dotyczył przede wszystkim faktur wystawianych przez podatników:

• z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej poza granicami kraju;
• z siedzibą poza terytorium Polski, ale ze stałym miejscem prowadzenia działalności na jej obszarze, gdy nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• korzystających z procedur szczególnych i dokumentujących czynności rozliczane w ten sposób;
• na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Ważne też, że w KSeF nie będzie możliwości wystawiania niektórych typów dokumentów. Dotyczy to:

• faktur niezgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktur pro forma,
• duplikatów faktur,
• not korygujących,
• faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej,
• faktur VAT RR,
• faktur ustrukturyzowanych w zamówieniach publicznych (PEF).

Narzędzia do korzystania z KSeF

Krajowy system e-faktur umożliwia ich wystawianie przy użyciu narzędzi bezpłatnych oraz przez programy komercyjne. W tym pierwszym przypadku są one udostępniane przez Ministerstwo Finansów – Aplikacja Mobilna KSeF, Aplikacja Podatnika oraz e-mikrofirma dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Platforma daje również dostęp do narzędzi pozwalających na integrację z KSeF dla zewnętrznych systemów ERP, wykorzystywanych przez firmy w celu zarządzania procesami biznesowymi. Przedsiębiorcy mogą też upoważnić biura rachunkowe lub konkretne osoby zajmujące się księgowością do zarządzania systemem e-faktur w ich imieniu.

Obowiązek fakturowania w KSeF. Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna pozwalająca na ich wystawianie, przesyłanie, archiwizowanie oraz odbieranie. Wdrożenie tego rozwiązania pozwoli na cyfrowy obieg dokumentów, większe bezpieczeństwo transakcji, a także przyspieszenie zwrotu podatku VAT. Jednocześnie wiąże się z pewnymi kosztami dla przedsiębiorców. Są one zróżnicowane w zależności od wielkości firmy. Obecnie użycie Krajowego systemu e-Faktur pozostaje dobrowolne. Jednak wszystko wskazuje na to, że stanie się to obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w 2026 roku. Nowa faktura ustrukturyzowana początkowo będzie funkcjonować na określonych warunkach jako jedna z dopuszczalnych – obok elektronicznych oraz papierowych. Docelowo ma się to jednak zmienić, choć zapewne nieprędko. Wtedy e-faktura w KSeF stanie się już jedyną dopuszczalną formą.

FAQ – pytania o rządowy program do wystawiania faktur (KSeF)