Prowadzenie ewidencji czasu pracy – jak robić to poprawnie?

Prowadzenie ewidencji pracy to bez wątpienia jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy względem osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania czy wyboru, ale w ograniczony sposób również przy umowie zleceniu. Nie bez przyczyny zresztą prowadzenie ewidencji czasu pracy jest regulowane szczegółowymi przepisami prawa. Wypełnianie tej formalnej powinności ma określone cele, które służą lepszej organizacji w każdym zakładzie pracy. Natomiast za niewywiązywanie się z tego obowiązku grożą sankcje prawne. Każda godzina czasu pracy zaznaczona w ewidencji ma więc swoją wagę.

Z tego wpisu dowiesz się…

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to dokument, do którego prowadzenia zobowiązana jest każda firma. Znaczenie tej formalności wciąż pozostaje bardzo duże. Dokument zawiera bowiem szczegółowe informacje na temat czasu wypełniania obowiązków zawodowych przez danego pracownika. Prowadzi się go indywidualnie dla każdego zatrudnionego. Jest to powinność nawet w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia zaledwie jedną osobę. Obowiązek wynika wprost z zapisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.), a dokładniej z jej Art. 149. Zapis o ewidencji czasu pracy wymienionej w § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369) precyzuje kwestie prowadzenia rejestrów. Przepisy RODO określają natomiast, że rejestracja pracownika nie może być dokonywana z pomocą danych biometrycznych, takich jak linie papilarne, tęczówka oka oraz kod DNA. Karta powinna być prowadzona na bieżąco i aktualizowana minimum raz na miesiąc w celu prawidłowych wyliczeń czasu pracy. W dokumencie tym często występują symbole opisujące konkretną sytuację pracowniczą (np. Ch – choroba, UŻ – urlop na żądanie, Op – opieka na dziecko do lat 14). Nie istnieje jednak odgórny wzór, jakim należy się tu posługiwać.

Dlaczego prowadzenie ewidencji czasu pracy jest tak istotne?

Najważniejszym celem prowadzenia ewidencji jest właściwe ustalenie wynagrodzenia oraz wysokości innych świadczeń na rzecz pracownika. Są one bowiem naliczane z tytułu faktycznego wykonywania przez niego zadań i spraw związanych ze stosunkiem pracy. Dokument ten pozwala określić dokładny wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, ale również wymiar zwolnień od pracy z powodu urlopu czy choroby. Zapisy w prowadzonej dokumentacji mają więc decydujące znaczenie w sytuacji ewentualnych nieścisłości lub nieporozumień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Stanowią także moc dowodową w przypadku sporów toczonych na sądowej sali rozpraw. W zależności od kontekstu sprawy może to być czynnik działający na korzyść każdej ze stron. Ewidencja czasu pracy służy również kontroli przestrzegania przepisów. To kolejny powód, aby wywiązywać się z tego obowiązku. Sumiennie prowadzona dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy jest korzystna zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Zwłaszcza, że jej prawidłowość może być poddana kontroli przeprowadzanej przez odpowiednie organy. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może sprawdzić ewidencję czasu pracy dla osób zatrudnionych i związanych stałą umową z danym zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących wynagrodzenie z tytułu wykonywanych zleceń. Również zatrudniony ma prawo wglądu oraz wykonania kopii dokumentu, który go dotyczy. Oryginał jest jednak własnością pracodawcy. Rozliczenie czasu pracy zazwyczaj przyjmuje formę miesięczną. Dosyć często jest potem łączona w zestawienie roczne.

Forma ewidencji czasu pracy pracownika

Ustawodawca nie narzuca formy ewidencji czasu pracy poza faktem, że powinna ona przybrać postać karty. To daje więc pracodawcom pewną, choć też ograniczoną co do liczby opcji, dowolność. W każdym jednak przypadku dokumentację dotyczącą pracowników należy sporządzać konsekwentnie w sposób jednolity i przejrzysty. Najczęściej występuje ona jako tabela. Ewidencja czasu pracy może być oczywiście prowadzona w tradycyjnej formie papierowej. Dla wielu firm to wciąż wygodne i sprawdzone rozwiązanie. W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie warunki, które zabezpieczą dokumentację przed zniszczeniem, kradzieżą czy dostępem dla osób nieupoważnionych. Znaczenie ma tu również właściwa temperatura oraz wilgotność występująca w miejscu przechowywania. Dlatego ze względów praktycznych coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na inne rozwiązanie. Ewidencja czasu pracy może mieć formę elektroniczną, która pozostaje równoważna pod względem prawnym dla papierowej. Warunkiem jest tu jednak możliwość wydruku w razie potrzeby czy żądania organu kontrolującego. Elektroniczna ewidencja czasu pracy to rozwiązanie, które przyspiesza i ułatwia prowadzenie dokumentacji czy proces rozliczania. Nie jest tu również potrzebna przestrzeń magazynowa. Warto również wspomnieć o oszczędności czasu oraz papieru. Dostęp do wszelkich informacji jest natychmiastowy, co w znaczący sposób usprawnia wszelkie procesy kadrowe. Jednocześnie bez względu na wybrane oprogramowanie należy zapewnić bezpieczeństwo danych informatycznych.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Szczegółowe przepisy określają wymagany katalog dokumentów dotyczący ewidencjonowania czasu pracy. W tej grupie znajduje się również ewidencja czasu pracy, która do 2018 r. funkcjonowała jako karta ewidencji czasu pracy. Z początkiem 2019 r. dokument nosi już obecną nazwę. Zgodnie z obowiązującym prawem ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje dotyczące:

  • liczby przepracowanych godzin,
  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczby godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczby godzin nadliczbowych (tzw. nadgodzin),
  • liczby godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru (wraz z miejscem jego pełnienia),
  • delegacji służbowych,
  • dni wolnych od pracy (wraz z tytułem udzielenia),
  • ustawowych zwolnień od pracy (wraz z podstawą prawną i wymiarem),
  • usprawiedliwionych nieobecności w pracy (wraz z rodzajem i wymiarem),
  • nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy (wraz z wymiarem),
  • czasu pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Możliwe jest również wprowadzenie rubryki, gdzie odnotowuje się ewentualne spóźnione przybycia pracownika na stanowisko pracy. Dla niektórych osób to pewnie dosyć kontrowersyjne rozwiązanie. Nie jest jednak obligatoryjne i zależy od decyzji pracodawcy, na którym obowiązek ewidencji godzin pracy spoczywa.

Najczęstsze przewinienia w ewidencji pracy oraz sankcje prawne

Jak wspomnieliśmy na początku, prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek pracodawcy. Wywiązywanie się z niego jest konieczne, co określa obowiązujące prawo. Wynika to bezpośrednio z ustawy Kodeks pracy. Niemniej rzeczywistość pokazuje, że niestety nie dla każdego pracodawcy sumienne wykonywanie przepisów jest normą. Niedopatrzenia lub celowe działanie – błędy w prowadzeniu ewidencji czasu pracy pracowników mogą mieć różne podłoże. W każdym przypadku konsekwencje niedopełnienia formalności bywają bardzo poważne. Traktowane są one bowiem przez Państwową Inspekcję Pracy jako złamanie praw pracowniczych. Grozi za to grzywna w wysokości do 30 tys. zł. Z mocy prawa niedopatrzenie czy błąd w ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem. Wysokość kary pieniężnej określa inspektor PIP i zależy ona od skali przewinienia. Znacznie poważniejszy zarzut to fałszowanie dokumentacji pracowniczej. Przy podejrzeniu popełnienia tego przestępstwa sprawa jest kierowana do prokuratury. Stosuje się tu następnie przepisy Kodeksu karnego. Sankcja jest zatem również bardziej dotkliwa. Za fałszowanie ewidencji pracy grozi bowiem kara pozbawienia wolności na okres od 3 miesięcy do 5 lat. Do najczęściej występujących nieprawidłowości zaliczymy:

  • braki techniczne w dokumentacji,
  • nieprowadzenie ewidencji czasu pracy,
  • fałszowanie ewidencji czasu pracy,
  • nieprawidłowo naliczane wynagrodzenie,
  • naruszanie przepisów o czasie pracy,
  • niewłaściwe przechowywanie dokumentacji.

Uproszczona ewidencja pracy

Zgodnie z prawem, w przypadku niektórych pracowników możliwe są ograniczenia w prowadzeniu ewidencji pracy. Dotyczy to przykładowo osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Do tej grupy zaliczają się również: pracownicy objęci systemem zadaniowego czasu pracy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe albo za wykonywanie obowiązków zawodowych w porze nocnej. Nie zwalnia to pracodawcy z wymogów prowadzenia samej ewidencji. Uproszczenie związane jest tu z brakiem obowiązku dotyczącego samego ewidencjonowania godzin pracy. Pracodawca wciąż musi natomiast wykazywać w rejestrach dyżury, dni wolne pracownika wraz ze wskazaniem przyczyny (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem), a także rodzaj oraz wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności na stanowisku. W przypadku umowy zlecenia ewidencja uproszczona ma związek z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za godzinę pracy. Może przybrać formę papierową lub elektroniczną – podobnie jak w przypadku pełnej dokumentacji.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Zdarza się, że oba dokumenty są ze sobą mylone. Tymczasem różnice pozostają niezwykle istotne. W przypadku listy obecności dane kilku pracowników mogą występować na jednym dokumencie. To potwierdzenie obecności w pracy w danym dniu, ewentualnie godzin rozpoczęcia i zakończenia wykonywania zadań służbowych, ale nie ma obowiązku prawnego jej prowadzenia. Na liście obecności umieszcza się podpisy pracowników, o ile nie została zastąpiona np. elektronicznym czytnikiem kart. Natomiast w przypadku ewidencji czasu pracy sygnatury zatrudnionych z zasady nie występują. Nie ma wymogu, aby pracownik musiał je podpisać. Różnice są więc wyraźne. W wyjątkowych sytuacjach lista obecności mogłaby zostać uznana za ewidencję czasu pracy, ale musiałaby spełniać wszystkie wytyczne pod kątem znajdujących się tam informacji, a także być prowadzona osobno dla każdego pracownika.

Jak długo należy przechowywać dokumentację dotyczącą ewidencji pracowników?

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Obowiązek jej przechowywania ciąży na pracodawcy przez cały okres zatrudnienia, ale wraz z nim się nie kończy. Ustawodawca określił bowiem, że o ewidencję czasu pracy pracownika należy dbać jeszcze przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Termin ten wyznacza się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Może się jednak zdarzyć, że odrębne przepisy wyznaczają dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wtedy pracodawca musi się podporządkować takim regulacjom prawnym.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy – podsumowanie

Rozliczanie czasu pracy jest obowiązkowe w każdym zakładzie pracy. Zgodnie z prawem jeden z najważniejszych elementów dokumentacji pracowniczej. Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy spoczywa na pracodawcy. Prawidłowe rozliczanie z wykonywania obowiązków zawodowych oraz naliczanie wynagrodzenia byłyby bez tego dokumentu niemożliwe. Występujące w niej informacje pozwalają na zapoznanie się z realnym czasem wykonywania pracy. To także dane związane z nieobecnościami oraz ich przyczynami. Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika stanowi obowiązek każdego pracodawcy. To również dowód z faktycznej realizacji obowiązków służbowych. Ewidencję warto przy tym uzupełniać rzetelnie oraz systematycznie. Za wszelkie nieprawidłowości oraz braki grożą bowiem odpowiednie do skali przewinienia kary finansowe, a w niektórych przypadkach również poważne sankcje umocowane prawnie.