Czy umowa zlecenie wlicza się do stażu pracy i emerytury? Obecne i nowe przepisy

Najważniejsze informacje

• Umowa zlecenie to jedna z dopuszczalnych prawem w Polsce form zatrudnienia.
• W 2026 r. wprowadzone zostaną nowe regulacje dotyczące prawa pracy.
• Od 1 stycznia 2026 r. do stażu pracy będą wliczały się okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz zleceniodawcy. 
• Wcześniejsze okresy pracy na umowie zleceniu będzie trzeba udokumentować.
• Państwowa Inspekcja Pracy uzyska nowe uprawnienia decyzyjne.

Umowa zlecenie w kontekście przepisów obowiązujących w 2025 r.

Umowa zlecenia to jedna z dopuszczalnych według polskiego prawa form zatrudnienia. W oparciu o nią jedna strona zwana zleceniobiorcą, zobowiązuje się do wykonania określonych czynności na rzecz drugiej (zleceniodawcy). Ocena wykonanej pracy zostaje dokonana po zakończeniu wyznaczonych zadań. W związku z tym jest to umowa starannego działania. Ta forma daje dużą swobodę i elastyczność przy ustalaniu warunków współpracy. Dotyczy to zarówno miejsca i sposobu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, jak również przeznaczonego na realizację czasu. Co istotne, brakuje tu podporządkowania oraz pozostawania w dyspozycji zlecającego. Jednocześnie wszelkie uprawnienia zatrudnionego wynikają wyłącznie z dokumentu, który zostanie podpisany na wstępie współpracy. Jest to umowa cywilnoprawna. Oznacza to, że nie podlega zapisom prawa pracy. Umowę zlecenie regulują przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 Nr 16 poz. 93 z późn. zm.). 

Forma i treść umowy 

Przepisy nie doprecyzowują kwestii dotyczących formy zawarcia umowy zlecenia. W związku z tym może ona wystąpić zarówno na piśmie, jak i w przypadku porozumienia ustnego. Obie formy są tak samo wiążące dla obu stron. Niemniej tylko umowa zawarta na piśmie będzie wystarczającym dowodem w przypadku dochodzenia swych ewentualnych roszczeń przed sądem. Dlatego ta forma jest rekomendowana. Warto w niej zawrzeć następujące elementy:

• oznaczenie stron umowy ze wskazaniem danych zleceniodawcy i zleceniobiorcy;
• przedmiot zlecenia – szczegółowy zakres czynności świadczonych w ramach umowy;
• należne wynagrodzenie, jeśli umowa jest odpłatna;
• daty rozpoczęcia oraz zakończenia wykonywania zadań;
• inne istotne postanowienia (np. przerwy związane z wykonywaniem zlecenia, opcje podwykonawców czy warunki wypowiedzenia umowy);
• podpisy obu stron umowy.

Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych

Kiedy jedna osoba posiada kilka podstaw do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, konieczne okazuje się ustalenie, z którego tytułu składki są obowiązkowe. W przypadku posiadania dwóch umów zlecenie jednocześnie, podlega się ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym z wcześniej zawartej umowy. Dzieje się tak dopóki łączny przychód nie osiągnie minimalnego wynagrodzenia krajowego. Po przekroczeniu tej kwoty od kolejnych umów zlecenie obowiązkowa jest już wyłącznie składka zdrowotna. Pozostałe są dobrowolne. 

Nadużycia przepisów

Warto zauważyć, że w obecnych uwarunkowaniach prawnych zdarzają się nadużycia ze strony pracodawców. Zlecenie oznacza bowiem dla nich niższy łączny koszt pracownika niż w przypadku umowy o pracę. Bywa zatem stosowane jako zamiennik realnego zatrudnienia na etacie. Jeśli jednak wykonywanie umowy zlecenia nosi takie znamiona (realizacja obowiązków w określonym miejscu i czasie, stałe podporządkowanie przełożonemu), to pracownik ma prawo żądać ustalenia istnienia stosunku pracy. Wiąże się to również z wyrównaniem wynagrodzeń. Może się również zdarzyć, że w trakcie kontroli to Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) stwierdzi, że dochodzi do nadużyć. Jej moc decyzyjna jest jednak obecnie ograniczona. Często to dopiero sąd pracy nakazuje pracodawcy zmianę formy zatrudnienia.

Staż pracy – wyjaśnienie pojęcia

Definicja pojęcia „staż pracy” nie została uregulowana zapisami prawa. Nie ulega jednak wątpliwości, że oznacza ono okres łącznego pozostawania w zatrudnieniu. Ze względu na to, czy dotyczy on pojedynczego pracodawcy albo wszystkich dotychczas, możemy tu wyróżnić:

• zakładowy staż pracy,
• ogólny staż pracy.

Przepracowane okresy mają bezpośredni wpływ na konkretne uprawnienia oraz przywileje pracownicze i nie tylko. Są to:

• wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego (20 dni w skali roku do 10 lat pracy i 6 więcej po przekroczeniu tego okresu),
• prawa do urlopu wychowawczego,
• świadczenia przedemerytalne,
• wysokość emerytury
• ewentualne prawo do odprawy oraz zasiłku dla bezrobotnych w przypadku utraty pracy.

Niektórzy pracodawcy mogą na podstawie stażu wypłacać też nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe, przyznają dodatkowe dni wolne czy wyższe w hierarchii zakładu stanowiska. To często wiąże się z wyższym uposażeniem. Zakładowy staż pracy wpływa również na długość okresu wypowiedzenia. Wynosi on odpowiednio

• 2 tygodnie – poniżej 6 miesięcy zatrudnienia,
• 1 miesiąc – co najmniej 6 miesięcy zatrudnienia
• 3 miesiące – co najmniej 3 lata zatrudnienia.

Co jest wliczane do stażu pracy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami staż pracy obejmuje sumę czasu zatrudnienia wykonywanej na podstawie:

• umowy o pracę,
• powołania,
• mianowania,
• wyboru,
• spółdzielczej umowy o pracę.

Co jednak istotne, niepełny etat nie ma tu znaczenia. Jest liczony do stażu tak jak pełny wymiar czasu pracy. To jednak nie wszystko. Do stażu pracy wlicza się również okresy dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej, pobierania zasiłku lub szkolenia dla bezrobotnych, prowadzenia gospodarstwa rolnego czy legalnego zatrudnienia za granicą. Czas nauki ma z kolei wpływ na długość późniejszego urlopu wypoczynkowego. Przelicznik jest tu bardzo korzystny. Do stażu pracy naukę wlicza się na następujących zasadach: 

• zasadnicza lub innej równorzędna szkoła zawodowa – maksymalnie 3 lata,
• średnia szkoła zawodowa – maksymalnie 5 lat,
• średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych – 5 lat,
• średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata,
• szkoła policealna – 6 lat,
• szkoły wyższa – 8 lat.

Okresy te nie sumują się. Pracownikowi zalicza się do stażu wyższą wartość przysługującą na podstawie gradacji ukończonych szkół. 

Umowa zlecenie a staż pracy w obecnych uwarunkowaniach prawnych

Zlecenia wykonuje się w oparciu o umowę cywilnoprawną. To sprawia, że dostęp do uprawnień i przywilejów pracowniczych wygląda zupełnie inaczej niż dla opcji zatrudnienia na podstawie Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.). Różnice są bardzo istotne. Przede wszystkim według stanu prawnego na 2025 r. umowa zlecenie nie wlicza się do stażu pracy. To powoduje kolejne konsekwencje względem zatrudnionego. Nie ma tu prawa do odprawy, a jeżeli strony umowy nie postanowią inaczej to także płatnego urlopu.

Umowa zlecenie a składki

Umowa zlecenie objęta zostaje obowiązkowym oskładkowaniem na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) i zdrowotne, jeżeli przychód jest przynajmniej równy minimalnemu wynagrodzeniu krajowemu lub zleceniobiorca nie podlega tym składkom z innego stosunku pracy. Dobrowolna pozostaje natomiast opłata na cele chorobowe. Jeśli chodzi o wysokość składki odprowadzane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu umowy zlecenia, to kształtują się one następująco:

• emerytalna – 19,52% (9,76% pracownik + 9,76% pracodawca);
• rentowa – 8% (1,5% pracownik + 6,5% pracodawca);
• zdrowotna – 9% (całość pracownik);
• wypadkowa – 1,67% (całość pracodawca, ale może być inna wartość ze względu na dodatkowe ryzyka);
• chorobowa – 2,45% (dobrowolna, całość pracownik).

Dodatkowo pracodawca opłaca również Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Co istotne, okresy składkowe także w przypadku umowy zlecenia są brane pod uwagę przy ustalaniu prawa do emerytury oraz jej wysokości. Przepisy są tu jednoznaczne. Określa to wyraźnie Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 1998 Nr 162 poz. 1118 z późn. zm.). 

Umowa zlecenie dla studenta – czy liczy się do stażu?

Zatrudnianie studentów jest korzystne z punktu widzenia wielu pracodawców. Daje bowiem istotne oszczędności finansowe. Osoby studiujące i uczące się w wieku do 26 roku życia, są zwolnione z obowiązku odprowadzania składek ZUS pracując wyłącznie na umowie zlecenie. Pozostaje to dla pracującego bez żadnego wpływu na przyszłą emeryturę, nie wpływa też na okresy składkowe. Zwolnione ze składek będzie również świadczenie zlecenia przez studenta, który u innego pracodawcy pracuje w oparciu o umowę o pracę – zgodnie z prawem zawsze oskładkowaną. Jest jeszcze jedna istotna kwestia. Praca w okresie pomiędzy zakończeniem studiów licencjackich a rozpoczęciem magisterskich będzie podlegać składkom.

Umowa zlecenie dla rencisty i emeryta

Emeryci oraz renciści zgodnie z prawem mogą być zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia. Podlegają wtedy obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (wypadkowemu, emerytalnemu, rentowemu) oraz zdrowotnemu. Składka chorobowa pozostaje tu dobrowolna. W przypadku zbiegu kilku umów liczy się kolejność ich zawierania oraz kwoty wynagrodzenia. Jeżeli emeryt lub rencista był wcześniej zatrudniony na umowę o pracę, ważne jest, czy zlecenie będzie z nowym pracodawcą. Jeśli nie, podlega identycznym zasadom oskładkowania. W przypadku umowy zlecenia z nowym pracodawcą wysokość składek zależy od wysokości wynagrodzenia. Jeżeli pensja etatowa jest równa lub wyższa od minimalnego wynagrodzenia, oskładkowanie nie będzie już konieczne. Podobnie w przypadku kobiet powyżej 55 roku życia i mężczyzn, którzy przekroczyli 60. Pracodawca nie musi tu opłacać Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Społecznych.

Zmiany w przepisach od 2026 r.

Początek 2026 r. to wprowadzenie do Kodeksu pracy nowych przepisów, które mają na celu wyrównanie szans w dostępie względem części świadczeń pracowniczych. Dotyczy to dłuższego urlopu czy odpraw, nagród jubileuszowych, okresów wypowiedzenia oraz uprawnień emerytalnych. Będzie też wpływać np. na dostęp do stanowisk, które wymagają potwierdzonego doświadczenia zawodowego. To istotne kwestie zwłaszcza dla osób z przerwanym przebiegiem zatrudnienia etatowego. Projekt zmian opracowywało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W dużej mierze przepisy zakładają inne podejście do rozumienia stażu pracowniczego. Będzie to miało zatem reperkusje dla wielu pracowników oraz pracodawców. Nowe przepisy Kodeksu pracy zaczęły obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. w przypadku sektora publicznego, a prywatnego z początkiem maja tego samego roku. 

Co wliczy się do stażu pracy w 2026 r.?

Wśród najważniejszych punktów w nowelizacji prawa należy na pewno wymienić fakt, że zaliczane do stażu pracy zostaną okresy inne niż zatrudnienie etatowe. Obejmie to wiele osób, m.in. prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG), a także tych zatrudnionych na zlecenie. To bezpośrednio wpłynie na uprawnienia pracownicze. Od 2026 r. staż ogólny i zakładowy będzie obejmował również: 

• umowy zlecenia, agencyjne i o świadczenie usług;
• samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej;
• współpracę z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (np. jako członek rodziny);
• praca w ramach spółdzielni i kółek rolniczych;
• prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności (np. zawody artystyczne, rękodzielnicze) oraz czas pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność;
• legalną pracę zarobkową za granicą inną niż etat;
• okres sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą.

Podstawą zaliczenia tych okresów do stażu pracy jest jednak opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne. W przeciwnym razie nie będą mogły one być uwzględniane w uzyskiwaniu uprawnień pracowniczych. Co istotne, zmiany otrzymają moc wsteczną. Oznacza to, że osoby pracujące na umowie zleceniu przed 2026 rokiem również będą mogły się ubiegać o uwzględnienie tego do stażu pracy. 

Nowe obowiązki pracodawcy a rynek pracy

Oczywiście nowe przepisy oznaczają dla pracodawców dodatkowe obowiązki. Przede wszystkim konieczne będzie obliczanie stażu pracy na aktualnych zasadach. W wielu firmach konieczne okaże się wdrożenie nowych procedur gromadzenia dokumentów, wprowadzenie odświeżonych regulaminów zakładowych czy polityk urlopowych. Dostosować trzeba również firmowe narzędzia kadrowe oraz arkusze automatycznie naliczające dni urlopu. Pracownicy będą mieć bowiem obowiązek dostarczania wszelkich dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia na zlecenie sprzed 2026 r. Skutecznym rozwiązaniem oraz wsparciem mogą okazać się tu zewnętrzni specjaliści z zakresu kadr i płac. Warto też odpowiednio przeszkolić działy HR w zakresie nowych uwarunkowań prawnych celem uniknięcia błędów formalnych. Oczywiście dla wielu pracodawców w związku ze zmianami zwiększą się koszty prowadzenia firmy. 

Jakie inne ważne zmiany w prawie pracy?

Zmiany dotyczące stażu pracy nie są jedynymi, które zostaną wprowadzone w 2026 r. Warto więc przyjrzeć się również innym regulacjom istotnym z punktu widzenia pracodawców i pracowników. Przede wszystkim sądy uzyskają uprawnienia, aby przekształcać umowy cywilnoprawne w te o pracę, jeżeli znajdą ku temu realne podstawy. Stronom jednak zawsze przysługuje prawo wniesienia odwołania. Dodatkowo wzrośnie wysokość kar za łamanie praw pracowniczych. To wszystko może znacząco zmienić rynek pracy. Niewykluczone, że elastyczne formy zatrudnienia staną się mniej popularne niż dotychczas. 

Procedura potwierdzenia wcześniejszej pracy na umowie cywilnoprawnej

Umowy zlecenia sprzed 2026 r. będą uwzględnione w stażu pracy, jeśli zostaną odpowiednio udokumentowane. Konieczne jest tu spełnienie konkretnej procedury. Z początkiem 2026 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie wydawać zaświadczenia potwierdzające okresy pracy wykonywanej na umowie zleceniu. Aby je uzyskać, trzeba złożyć stosowny wniosek. Będzie on dostępny w systemie PUE/eZUS. Może się zdarzyć, że instytucja nie wystawi takiego zaświadczenia, bo np. brakuje jej danych za okresy zlecenia występujące dawno temu. Pracownik ma jednak możliwość udowodnienia stażu własnymi dokumentami. Jako dowód posłużą: świadectwa pracy, podpisane umowy, akta notarialne, zaświadczenia od pracodawcy, rachunki czy faktury. Pracownik będzie miał 24 miesiące od wejścia w życie ustawy na przedstawienie dokumentów odnośnie wcześniejszego stażu swojemu aktualnemu pracodawcy.

Umowa zlecenie a staż pracy. Podsumowanie

Umowa zlecenie to szczególna forma zatrudnienia. Ma ona swoje wady oraz zalety zarówno dla pracodawcy, jak i zatrudnionego. Często była też jednak źródłem nadużyć ze strony zatrudniających, co jednocześnie uniemożliwiało dostęp do gwarantowanych prawem pracowniczych przywilejów dla wielu osób. Stąd też Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej postulowało zmiany w obowiązujących przepisach. Efektem jest nowelizacja ustawy, która zaczęła obowiązywać z początkiem 2026 r. Najistotniejsza zmiana to zaliczenie udokumentowanego zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia do stażu pracy. Dla wielu pracowników ta sytuacja oznacza nabycie wielu dodatkowych praw oraz przywilejów. W świetle prawa niższy staż pracy uniemożliwia korzystanie z nich. Zyskać mają m.in. osoby, które w przeszłości pracowały na umowie zlecenie czy prowadziły działalność gospodarczą. Zmiany te przełożą się u nich korzystnie pod kątem ustalenia wysokości emerytury oraz na staż pracy uprawniający do przejścia na nią. To jednak nie koniec rewolucji prawa. Jednocześnie Państwowa Inspekcja Pracy otrzymała nowe kompetencje w zakresie oceny i wiążącej decyzji odnośnie tego, czy umowa zlecenie powinna być zatrudnieniem na etat. Zmiany spowodują istotne konsekwencje dla pracowników oraz pracodawców. W tej sytuacji ważne jest zatem, aby odpowiednio przygotować się do ich wdrożenia.

FAQ – pytania o umowę zlecenie