Urlop okolicznościowy w praktyce – kiedy przysługuje na dzień ślubu, narodziny dziecka i pogrzeb?

Najważniejsze informacje

• Urlop okolicznościowy przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę.
• Urlop okolicznościowy jest przyznawany z tytułu narodzin dziecka, ślubu lub śmierci bliskiej osoby.
• To, ile jest urlopu okolicznościowego, zależy od konkretnych zdarzeń rodzinnych.
• Pracodawca nie może odmówić urlopu okolicznościowego w dniu zdarzenia rodzinnego.
• Urlop okolicznościowy nie ma wpływu na wymiar wypoczynkowego.
• Za czas urlopu okolicznościowego pracownikowi przysługuje pełne wynagrodzenie.

Czym jest urlop okolicznościowy? Definicja

Urlop okolicznościowy przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. To dodatkowe dni wolne, o które może, ale nie musi ubiegać się pracownik w określonych sytuacjach rodzinnych. Stąd bywa on czasem określany urlopem okazjonalnym. Szczegółowe przepisy w tym zakresie reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 r., Nr 60, poz. 281 z późn. zm.). Obowiązujące prawo precyzuje zdarzenia, kiedy należy się urlop okolicznościowy. Są to:

• narodziny dziecka,
• ślub cywilny albo konkordatowy (własny lub dziecka),
• zgon i pogrzeb bliskiej osoby.

Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje pracownikowi na ślub, narodziny dziecka i pogrzeb?

W jakim wymiarze pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy? Ile dni może to być? Wszystko zależy od konkretnego zdarzenia rodzinnego. Przepisy wyróżniają tu następujące sytuacje:

To, jaki wymiar urlopu okolicznościowego przysługuje, zależy zatem od wagi zdarzenia oraz bliskości danej osoby. W każdym przypadku będzie to jednak 1 lub 2 dni. Nie ma możliwości, aby było to więcej.

Sytuacje sporne i nietypowe – kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?

Zdarzają się sytuacje, kiedy rodzą się zasadne pytania, czy przysługuje w danym momencie urlop okolicznościowy. Zwolnienia z obowiązku przyjścia do pracy mają z założenia miejsce w przypadku zgonu kogoś bliskiego. Ale prawo może tę bliskość definiować w sposób sztywny. W tej sytuacji to, na kogo przysługuje urlop okolicznościowy, przestaje być oczywiste. Przykładem może być, gdy umrze babcia męża. W takiej sytuacji urlop okazjonalny nie przysługuje. Ale warto zaznaczyć, że może o niego wnioskować rozwodnik w przypadku śmierci byłych teściów. Będzie to jednak i tak dzień mniej niż w przypadku zgonu macochy lub ojczyma. Nie otrzymamy natomiast urlopu okolicznościowego w przypadku śmierci prababci, pradziadka, wujka czy cioci. Są oni traktowani jako dalsi krewni. W tej sytuacji pracownik może ubiegać się o urlop wypoczynkowy lub na żądanie. Warto tu też wspomnieć o wezwaniach do sądu, na komendę policji w roli świadka czy oddawaniu krwi. Nie ma tu mowy o urlopie okolicznościowym. Niemniej z tych powodów pracownikowi również przysługują dodatkowe i płatne dni wolne. O ile w razie ślubu dziecka pracownika urlop okolicznościowy jest udzielany, to ślubowanie pasierba lub pasierbicy nie stanowi już podstawy do dodatkowego wolnego.

Wniosek o urlop okolicznościowy – procedura ubiegania się o zwolnienie od pracy

W nieprzewidzianych sytuacjach losowych, które podlegają pod urlop okolicznościowy, pracownik zgodnie z przepisami powinien niezwłocznie, a najpóźniej do drugiego dnia nieobecności powiadomić pracodawcę o zaistniałych okolicznościach. W pozostałych przypadkach należy o terminie poinformować z wyprzedzeniem. Dzięki temu organizacja pracy będzie mniej zdestabilizowana. Pracodawca co do zasady nie może odmówić skorzystania z urlopu okolicznościowego, jeśli przypada on w dniu zdarzenia. Trzeba jednak zadbać o kwestie formalne. Konieczne jest złożenie wniosku o urlop okolicznościowy. To obowiązek pracownika. Należy tam wskazać, na co przysługuje urlop okolicznościowy. Wniosek może być w formie standardowej, papierowej lub elektroniczny – o ile taki respektuje dany pracodawca. Na jego żądanie trzeba jednak przedstawić dokument, na podstawie którego przysługuje prawo udzielenia urlopu okolicznościowego ze względu na szczególne zdarzenie rodzinne. Może to być:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka,
• odpis aktu małżeństwa,
• odpis aktu zgonu.

Jeżeli z jakiegokolwiek powodu pracownik nie będzie w stanie udokumentować zdarzenia, nie otrzyma wtedy z tego tytułu dodatkowych dni wolnych. Warto o tym pamiętać podczas składania wniosku o urlop okolicznościowy. Niemniej pracodawca powinien uwzględnić czas na uzyskanie dokumentów z urzędu stanu cywilnego.

Termin wykorzystania urlopu okolicznościowego

Termin wykorzystania urlopu okolicznościowego jest ściśle powiązany z konkretnym wydarzeniem. Z tego powodu powinien korelować też dość ściśle datą. Jeżeli zatem przypada pracownikowi urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka, to kiedy powinien go wykorzystać? Odpowiedź na to pytanie pozostaje złożona. Najczęstszą praktyką jest wykorzystywanie urlopu okolicznościowego w dniu wydarzenia lub przyległym do niego. Pracodawca może wyrazić zgodę, aby było inaczej. Przepisy nie regulują terminu wykorzystania urlopu okolicznościowego. Jeśli jednak nie jest on powiązany z wydarzeniem, to pracodawca może rozpatrzyć wniosek negatywnie. Wszystko zależy od indywidualnych ustaleń oraz argumentacji. Urlop powinien jednak zostać wykorzystany z powodu wydarzenia, które jest podstawą jego przyznania. Co ważne, jeżeli na urlop okolicznościowy przypadają 2 dni, to nie muszą one do siebie przylegać. Zawsze udzielany jest przy tym na pełny dzień, niezależnie od godzin pracy. Urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok.

Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy jest płatny, to pracowniczy przywilej. Przysługuje za niego prawo do pełnego wynagrodzenia dla części zasadniczej i zmiennych, podobnie jak w przypadku wypoczynkowego. Kto płaci za urlop okolicznościowy? Wynagrodzenie za wchodzące w jego zakres dni wolne od pracy to zgodnie z przepisami obowiązek pracodawcy. Warto tu zaznaczyć, że za niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przysługuje ekwiwalent.

Wymiar urlopu wypoczynkowego oraz inne przywileje

Urlop okolicznościowy udzielany przez pracodawcę nie pomniejsza wymiaru przysługujących co roku i zgodnie ze stażem dni wolnych na wypoczynek. Są to przywileje pracownicze niezależne i regulowane prawem pracy. W przypadku urlopu wypoczynkowego w zależności od stażu przysługuje 20 lub 26 dni w skali roku. Wewnętrzne regulaminy pracodawców pozwalają jednak, aby pracownikowi pozwolić na więcej płatnego wolnego. Wymiar urlopu rodzicielskiego czy ojcowskiego też nie jest pomniejszany przez okolicznościowy. Przy czym 2 dni wolne z tytułu urodzenia dziecka wykorzystuje w zasadzie wyłącznie jego ojciec. Matka wtedy korzysta z obligatoryjnego urlopu macierzyńskiego. Dodatkowo przysługują też rodzicom 2 dni wolnego w ramach opieki na dziecko w wieku do 14 lat. Nie jest to jednak urlop okolicznościowy. Warto wspomnieć o sytuacji odwołania ślubu. W takim przypadku urlop okolicznościowy zgłoszony wcześniej przez pracownika  zwyczajnie przepada.

Prawo do urlopu okolicznościowego w praktyce. Podsumowanie

Urlop okolicznościowy to opcja dostępna dla osób zatrudnionych na umowę o pracę. Możliwy jest w przypadku trzech głównych sytuacji rodzinnych: ślubu, narodzin dziecka lub śmierci kogoś bliskiego. Szczegółowe przepisy doprecyzowują, na co dokładnie przysługuje urlop okolicznościowy. Opcja ta nie jest obowiązkowa, ale pozwala na zachowanie prawa do pełnego wynagrodzenia przy krótszym miesięcznym czasie pracy. Pracodawca może jednak poprosić o udokumentowanie przez pracownika zdarzenia uprawniającego do dodatkowych dni wolnych, aby mieć potwierdzenie komu i dlaczego przysługuje urlop okolicznościowy.

FAQ – pytania o urlop okolicznościowy