Rejestracja własnej firmy i rozpoczęcie biznesu. Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą krok po kroku?

Najważniejsze informacje

• Działalność gospodarczą można rozpocząć z momentem złożenia wniosku o wpis do CEIDG.
• Przyszły przedsiębiorca ma do wyboru trzy formy opodatkowania dla swojej firmy.
• Niektóre typy działalności biznesowej muszą spełnić dodatkowe wymagania formalne.
• Przedsiębiorca musi mieć prawo do użytkowania lokalu wskazanego jako adres do doręczeń.
• Początkujący przedsiębiorca ma prawo do ulg w opłacaniu składek na rzecz ZUS.

Kto może założyć działalność gospodarczą w Polsce?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najczęściej występująca w Polsce forma prowadzenia biznesu. Ma to związek m.in. ze stosunkowo łatwą procedurą zakładania. Kto zatem może otworzyć działalność gospodarczą? Podstawowym warunkiem jest pełnoletność, czyli ukończone 18 lat życia. Teoretycznie można tę przeszkodę ominąć, ale ze względu na ograniczoną zdolność do czynności prawnych konieczna jest wtedy pomoc przedstawiciela ustawowego (np. rodzica). W przypadku osób spoza Unii Europejskiej albo Europejskiego Obszaru Gospodarczego konieczny okazuje się tytuł pobytowy, najlepiej zezwolenie na pobyt stały. Czasem prowadzenie biznesu jest też niemożliwe bez specjalistycznego sprzętu czy spełnienia warunków lokalowych. Prawo wprost określa również, kiedy nie można założyć firmy. Są to trzy sytuacje:

• pełnienie funkcji publicznej (np. kierownicze stanowisko w urzędzie państwowym),
• orzeczenie sądu o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej,
• całkowite ubezwłasnowolnienie.

Krok 1: Przygotowanie do założenia firmy

Działalność gospodarcza według obowiązujących przepisów stanowi zorganizowaną formę zarobkowania. Jest ona przy tym prowadzona we własnym imieniu oraz w sposób ciągły. Założenie działalności gospodarczej wymaga odpowiedniego przygotowania, aby proces przebiegał sprawnie i szybko. Pewne decyzje będą miały bezpośredni wpływ na funkcjonowanie i możliwości późniejszego rozwoju biznesu. Na początek ważny jest sam pomysł na konkretną działalność gospodarczą, a także obiektywna ocena własnych umiejętności do jej skutecznego prowadzenia. Dodatkowo konieczny jest kapitał początkowy. Pomoc może tu stanowić przygotowanie biznesplanu. Ważna jest też decyzja o wyborze formy prawnej dla firmy. Możliwe są tu następujące opcje:

• jednoosobowa działalność gospodarcza,
• spółka cywilna,
• spółka jawna,
• spółka partnerska,
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółka komandytowa,
• spółka komandytowo-akcyjna,
• spółka akcyjna.

Założenie własnej firmy wcale nie musi jednak oznaczać wyboru tylko z tych wariantów. Alternatywą może być tu prowadzenie działalności nierejestrowanej. Niemniej wymaga to uzyskiwania niskich przychodów miesięcznych. Prawo określa je jako maksymalnie 75% minimalnego wynagrodzenia. Nie jest to więc kwota, która w obecnych realiach pozwoliłaby się utrzymać wyłącznie z tego źródła. Czasem obowiązek rejestracji firmy istnieje jednak nawet w sytuacji, gdy nie przynosi ona dużego przychodu. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy muszą uzyskać różnego typu koncesje czy zezwolenia. Przykłady to: sprzedaż alkoholu, ochrona mienia, organizowanie imprez turystycznych albo zbiórka odpadów.

Krok 2: Wybór nazwy firmy

Wybór odpowiedniej nazwy dla prowadzonej firmy jest znacznie ważniejszy, niż może się to początkowo wydawać. W zależności od wybranej formy prawnej może wymagać określonych elementów. Przy wyborze nazwy warto kierować się kilkoma zasadami. Dobrze, kiedy jest ona unikatowym wyróżnikiem na rynku w danej branży. Pod kątem marketingowym lepiej, żeby była przy tym krótka i łatwa do zapamiętania przez klientów. Dobrze też, kiedy jest związana z charakterem prowadzonej działalności. Wspomaga to budowanie marki i jej wizerunku.

Co istotne, nazwę można modyfikować i dostosowywać do nowych warunków czy zmiany profilu działalności. Oczywiście wymaga to dopełnienia określonych formalności i wiąże się z pewnymi kosztami.

Krok 3: Określenie siedziby i adresu prowadzenia działalności dla Twojej firmy

W trakcie składania wniosku o rejestrację działalności gospodarczej konieczne okaże się określenie kilku adresów. Chodzi tu o:

• adres do doręczeń (korespondencyjny) – przychodzi na niego korespondencja pocztowa, także urzędowa, związana z działalnością firmy;
• adres zamieszkania – nie oznacza miejsca zameldowania, korzystają z niego określone instytucje: urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy Główny Urząd Statystyczny (GUS), ale adres ten nie jest powszechnie dostępny;
• adres miejsca wykonywania działalności gospodarczej – punkt usługowy firmy, można wskazać jeden lub więcej, realizując usługi u klientów, możemy zaznaczyć pole o braku stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, ale nie jest to wskazane ze względów podatkowych oraz księgowych;
• adres przechowywania dokumentów księgowych firmy – w tym przypadku można np. podać lokalizację biura rachunkowego, z którym współpracujemy.

Powyższe adresy mogą być jednakowe. Nie ma jednak takiego obowiązku. Wiele zależy tu oczywiście od specyfiki prowadzonego biznesu oraz własnych preferencji czy potrzeb działalności gospodarczej. Niemniej ważne jest posiadanie prawa do użytkowania lokalu pod adresem do doręczeń. Nieważne, czy będzie to własność, współwłasność, dzierżawa lub najem. Siedziba musi znajdować się przy tym na terytorium Polski.

Krok 4: Wybór kodów PKD dla własnego biznesu

Rodzaj czy profil prowadzonego biznesu przedsiębiorca wskazuje poprzez wybór odpowiednich kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Służą one przede wszystkim celom ewidencyjnym oraz statystycznym. Jeden z kodów należy określić jako przeważający dla własnej działalności. Numer PKD jest symbolem składającym się z cyfr oraz liter. Dla każdej z działalności są inne oznaczenia. Łącznie można wybrać maksymalnie 10 kodów PKD. Co istotne, zakres działalności nie powinien wykraczać poza czynności, które są przypisane do danego biznesu. W niektórych przypadkach wybór kodu PKD może mieć wpływ na status podatnika VAT oraz obowiązek korzystania z kasy fiskalnej.

Krok 5: Ustalenie formy opodatkowania dla prowadzonej firmy

Przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej należy również wybrać formę opodatkowania przyszłych dochodów. Każda z nich ma swoje wady i zalety, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie i zobowiązania firmy. Dlatego warto tu dostosować formę opodatkowania pod kątem korzyści dla konkretnego rodzaju biznesu. Dostępne są tu następujące opcje:

Przedsiębiorca ma możliwość późniejszej zmiany formy opodatkowania. Musi to jednak zrobić w określonym przepisami momencie. Brak zadeklarowania jakiejkolwiek z form sprawia, że przedsiębiorca zostanie przypisany automatycznie do rozliczeń na zasadach ogólnych.

Jeszcze kilka lat temu była możliwość wyboru czwartej formy opodatkowania – karty podatkowej. To uproszczona metoda wymiaru oraz poboru należności. Od 2022 roku z karty podatkowej mogą korzystać wyłącznie przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się wtedy kontynuować opodatkowanie w takiej formie. Dla nowych biznesów jest to opcja niedostępna.

Krok 6: Rejestracja do VAT – wypełnienie formularza VAT-R

Każdy przyszły przedsiębiorca musi określić, czy będzie czynnym płatnikiem VAT. Obowiązek rejestracji jest konieczny przy obrotach powyżej 200 000 zł rocznie albo dla działalności w określonych przepisami branżach. Niektóre z biznesów będą też trwale zwolnione z podatku VAT. Dotyczy to np. transportu sanitarnego, pomocy psychologicznej czy usług medycznych oraz dentystycznych.

Zgłoszenia do VAT jako podatnik czynny albo ewentualnie zwolniony dokonuje się na formularzu VAT-R we właściwym urzędzie skarbowym jeszcze przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu. W praktyce oznacza to, że nowy przedsiębiorca powinien złożyć swoją deklarację nie później niż w ciągu miesiąca od rozpoczęcia działalności.

Wszelkie zmiany znaczące dla statusu podatkowego lub zakresu działalności trzeba przy tym aktualizować w zgłoszeniu VAT-R. Jeżeli transakcje handlowe będą prowadzone z kontrahentami spoza Polski, ale w obrębie Unii Europejskiej, konieczne jest również dokonanie dodatkowej rejestracji jako podatnik VAT-UE.

Krok 7: Wybór formy prowadzenia księgowości

Prowadzenie księgowości firmy to jeden z ustawowych obowiązków przedsiębiorcy. Tworząc działalność gospodarczą warto dopasować tu metodę do aktualnych potrzeb oraz możliwości. Są tu dwie zasadnicze opcje:

• samodzielne prowadzenie księgowości,
• korzystanie z usług zewnętrznego biura księgowego.

Każdy z wariantów ma swoje zalety oraz wady. Chodzi jednak przede wszystkim o relację pomiędzy takimi elementami jak koszty, profesjonalna obsługa oraz czas poświęcany na prowadzenie biznesu. Zewnętrzne biuro księgowe nie zawsze jednak okaże się droższym wyborem. Trzeba mieć na uwadze, że samodzielne prowadzenie rachunkowości wymaga też zakupu specjalistycznego oprogramowania. Jednocześnie wsparcie profesjonalistów pozwala na uniknięcie wielu kosztownych błędów, a przede wszystkim skupienie się na faktycznym rozwoju biznesu. Tymczasem tworzenie wewnątrz firmy własnego działu księgowego nie jest też optymalne przede wszystkim ze względu na koszty, jakie to generuje w początkowej fazie prowadzenia działalności gospodarczej.

Krok 8: Wniosek o rejestrację działalności gospodarczej w CEIDG

Do formalnego założenia jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej konieczne jest złożenie wniosku do rejestru Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można zarejestrować firmę na trzy sposoby:

1. Osobiście w dowolnym urzędzie gminy lub miasta;
2. Listownie z podpisem poświadczonym przez notariusza;
3. Online, czyli drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl przy wykorzystaniu podpisu kwalifikowanego albo Profilu Zaufanego.

Całość odbywa się na formularzu CEIDG-1. Uzyskanie wpisu do ewidencji umożliwia jednoczesne nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) oraz identyfikatora w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Jeżeli wniosek do CEIDG jest poprawny, organ ewidencyjny dokona rejestracji najpóźniej w następnym dniu roboczym. Działalność można jednak już rozpocząć od momentu złożenia dokumentu. Wszelkie istotne zmiany dotyczące informacji istotnych z punktu rejestracji (np. danych osobowych) należy zgłaszać za pośrednictwem formularza CEIDG-1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca ma na to 7 dni od ich zaistnienia.

Spółki prawa handlowego, zarówno kapitałowe i osobowe, a także fundacje oraz stowarzyszenia nie mają wpisów w CEIDG. Podlegają one pod Krajowy Rejestr Sądowy (KRS).

Krok 9: Zgłoszenie do ZUS

Złożenie wniosku CEIDG-1 może stanowić jednocześnie zgłoszenie płatnika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Na tym jednak obowiązki przedsiębiorcy się nie kończą. W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności musi on zgłosić się do ZUS jako ubezpieczony. Ma tu do wyboru jeden z dwóch podstawowych dokumentów:

• ZUS ZZA – rejestracja tylko do składki zdrowotnej,
• ZUS ZUA – rejestracja do wszystkich składek (społecznych i zdrowotnych).

Wybranie konkretnego formularza ZUS przekłada się zatem na późniejsze obowiązki przedsiębiorcy względem państwowej instytucji.

Ulgi dla przedsiębiorcy w opłacaniu składek ZUS

Mali przedsiębiorcy, zwłaszcza ci zaczynający dopiero swoją działalność gospodarczą mogą skorzystać z określonych ulg w opłacaniu składek na rzecz ZUS. W oparciu o obowiązujące obecnie przepisy warto tu wskazać dwa konkretne, choć dobrowolne rozwiązania:

• Ulga na start – zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalnej, rentowej i wypadkowej) przez maksymalnie 6 miesięcy kalendarzowych od podjęcia działalności. Ulga ta przysługuje osobom rozpoczynającym działalność po raz pierwszy lub ponownie, ale już w odstępie 60 miesięcy od zakończenia poprzedniej działalności. Do opłacenia wciąż pozostają tu składki zdrowotne. Korzyści nie muszą się kończyć po 6 miesiącach. Następnie przez kolejne 2 lata można jeszcze opłacać składki ZUS na preferencyjnych warunkach.
• Mały ZUS Plus – przy niewielkich przychodach (do 120 000 zł rocznie) możliwe jest opłacanie składek od przeciętnego miesięcznego dochodu z poprzedniego roku. Podstawa wymiaru musi się tu mieścić w odpowiednim przedziale. Jest to pomiędzy 30% minimalnego wynagrodzenia miesięcznego a 60% prognozowanego przeciętnego w tym samym okresie. Dla 2025 roku było to odpowiednio od 1399,80 zł do 5203,80 zł. Mały ZUS Plus dotyczy wyłącznie ubezpieczeń społecznych. Składkę zdrowotną należy uiszczać w pełnej wysokości.

Krok 10: Założenie firmowego konta bankowego

Ważną decyzją jest również założenie firmowego konta bankowego. W ten sposób łatwiej oddzielić finanse prywatne od tych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Obowiązujące przepisy nie zabraniają używania prywatnego konta na potrzeby firmy. Niemniej rozdział rachunków bankowych jest tu po prostu rozwiązaniem wygodniejszym i praktyczniejszym ze względu na zarządzanie finansami. W niektórych przypadkach konto osobiste będzie też niewystarczające. Dzieje się tak chociażby w przypadku czynnych podatników VAT albo korzystania z mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment). Do założenia konta firmowego potrzebne są następujące dokumenty:

• dowód osobisty,
• zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
• zaświadczenie o nadaniu numeru REGON,
• zaświadczenie o nadaniu numeru NIP.

Dane dotyczące rachunku bankowego należy zgłosić do urzędu skarbowego oraz ZUS. Można to zrobić aktualizując informacje za pośrednictwem wniosku CEIDG-1.

Krok 11: Dodatkowe formalności przy zakładaniu działalności gospodarczej

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w wielu przypadkach może wymagać spełnienia dodatkowych formalności i wymagań. Wiele zależy od konkretnego profilu prowadzonego biznesu.

Pozwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej

W niektórych branżach niezbędne jest uzyskanie określonych uprawnień zawodowych – licencji, koncesji, zgód, zezwoleń albo pozwoleń na wykonywanie działalności regulowanej. Dotyczy to przykładowo punktów sprzedaży alkoholu czy aptek, ochrony osób i mienia, świadczenia usług detektywistycznych, przewozów lotniczych albo obrotu energią. Czasem konieczne może być też spełnienie konkretnych wymogów wymaganych przez Państwową Inspekcję Sanitarną lub szczegółowe przepisy BHP. W przypadku zatrudnienia innych pracowników konieczne będzie zgłoszenie tego faktu do Państwowej Inspekcji Pracy.

Kasa fiskalna

W niektórych przypadkach kasa fiskalna może być potrzebna już na starcie działalności gospodarczej. Dotyczy to m.in. usług w branży: gastronomicznej, kosmetycznej, fryzjerskiej, medycznej, prawnej, budowlanej czy w zakresie napraw samochodowych. Dodatkowo kasy fiskalnej wymaga sprzedaż niektórych towarów, np. papierosów elektronicznych, paliw czy płynów odkażających.

Pieczęć firmowa

Prawo nie nakłada obecnie na przedsiębiorcę obowiązku posiadania pieczątki firmowej. Jest ona jednak bardzo przydatna przy podpisywaniu dokumentów oraz prowadzeniu korespondencji biznesowej. Podejmując decyzję o stworzeniu pieczątki, należy pamiętać, aby umieścić na niej:

• nazwę firmy,
• adres siedziby firmy,
• numery NIP i REGON,
• numer telefonu.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Podsumowanie

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najpopularniejsza opcja wybierana przez osoby, które chcą prowadzić w Polsce swój biznes. Ta forma pozwala pracować na własny rachunek i mieć znaczący wpływ na różne aspekty funkcjonowania firmy. Założenie działalności gospodarczej może być łatwe lub skomplikowane. Wszystko zależy tu od odpowiedniego podejścia. Przygotowując się sumiennie do tej procedury cały proces przebiega sprawniej, w krótszym czasie i bez niepotrzebnego stresu. Trzeba przy tym pamiętać, że niektóre decyzje będą tu miały istotne znaczenie dla późniejszej skuteczności prowadzonego biznesu. Dlatego do zakładania działalności gospodarczej warto podejść z należytą uwagą i sumiennością, podejmować konkretne decyzje uwzględniając późniejsze korzystne i niekorzystne konsekwencje.

FAQ – pytania dotyczące zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej