Na czym polegają zasada memoriałowa i zasada kasowa w rachunkowości?

Czym jest zasada memoriałowa w rachunkowości?

Zasada memoriałowa jest jednym z pierwszych fundamentów rachunkowości. Znana była już na przełomie XIV i XV wieku. Według najprostszej definicji zasada memoriału nakazuje ewidencjonowanie przychodów i kosztów związanych z działalnością gospodarczą dla danego okresu niezależnie od terminu ich zapłaty. W tym podejściu wszystkie transakcje należy ująć w księgach w momencie ich zajścia, a nie przepływu pieniężnego. Zatem podczas stosowania zasady memoriałowej już wtedy przychody oraz koszty uważa się za uzyskane. Brak wpłat na tym etapie powoduje jednak powstanie zobowiązań oraz należności, co również należy odnotować w dokumentacji księgowej jako nieuregulowane. Zasada memoriałowa pozwala firmom na uzyskanie dużej przejrzystości ich sprawozdań finansowych. Tym bardziej, że do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów. Stosowanie obu zasad jest zgodne z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591 z późn. zm.).

Zalety zasady memoriałowej

Stosowanie metody memoriałowej niesie za sobą wiele zalet, które mają pozytywny wpływ na funkcjonowanie działalności gospodarczej. W szczególności należy wymienić tu:

• pełen obraz rzeczywistych aktywów oraz pasywów przedsiębiorstwa,
• dobrą podstawę do analiz długookresowej perspektywy oraz kondycji firmy,
• szczegółowy oraz analityczny zapis bieżącej księgowości,
• łatwiejszą kontrolę ksiąg rachunkowych,
• większą wiarygodność sprawozdań finansowych,
• dobrą bazę informacji finansowych do podejmowania skutecznych decyzji biznesowych oraz zarządzania firmą,
• uwzględnianie międzynarodowych standardów rachunkowości.

Wady stosowania zasady memoriału

Oprócz przedstawionych zalet stosowanie zasady memoriału w rachunkowości niesie za sobą również pewne ryzyka. Wynikają z tego jej określone wady. Zaliczymy do nich:

• większe skomplikowanie w stosowaniu w porównaniu do metody kasowej,
• zmniejszenie płynności finansowej przedsiębiorstwa w wyniku nieuregulowanych należności – może to być utrudnienie w bieżącym rozwijaniu firmy,
• trudność w interpretacji dla osób mniej biegłych w procesach rachunkowych.

Na czym polega metoda kasowa?

Zasada kasowa (kasy) jest przeciwieństwem memoriałowej. Przy realizacji transakcji stosowano ją historycznie prawdopodobnie jeszcze wcześniej. W tym przypadku wpływy i wydatki ewidencjonowane są w momencie ich wpływu, a więc faktycznej zapłaty. To pod wieloma względami uproszczone rozwiązanie. Przepływy pieniężne są więc ujmowane w sprawozdaniach finansowych dopiero w momencie zaistnienia – nawet, w sytuacji, gdy dotyczą transakcji za miniony okres. Stosowanie metody kasowej wymaga zatem stałego balansowania pomiędzy nadwyżką a niedoborem środków pieniężnych i stałej kontroli stanu finansowego przedsiębiorstwa. Ta metoda polega na ewidencjonowaniu przychodów danego okresu. Ujęta w sprawozdaniu finansowym zostaje wyłącznie opłacona faktura i koszty, które faktycznie zostały poniesione. Zaliczać do wyniku finansowego firmy nie należy tu przypadających na jej rzecz przychodów przyszłych, które są konsekwencją podpisanych już umów handlowych.

Zalety kasowej zasady rachunkowości

Zasada kasowa to rozwiązanie stosowane przez wielu przedsiębiorców. Nie dzieje się tak bez przyczyny. Przemawiają bowiem za tym konkretne korzyści, które są widoczne w porównaniu do zasady memoriałowej:

• łatwiejsze ewidencjonowanie,
• brak wymogu klasyfikowania kosztów na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowania do konkretnych przychodów,
• obrazuje faktyczny przepływ środków pieniężnych.

Wady księgowości z zasadą kasową

Oczywiście zasada kasowa nie pozostaje bez wad. Niektóre z nich okazują się bardzo istotne dla prowadzenia przedsiębiorstwa. Wady te również widoczne są zwłaszcza w odniesieniu do zasady memoriałowej:

• ryzyko błędnej oceny kondycji finansowej prowadzonego biznesu,
• utrudnienie w poprawnym ustaleniu wyniku finansowego dla prowadzonej działalności,
• wgląd wyłącznie w wynik kasowy,
• brak uwzględniania rzeczywistej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa (bez informacji o oczekiwanych wpływach, a także obowiązkach zapłaty),
• niemożność długoterminowych analiz.

Zasada memoriałowa a kasowa – którą wybrać?

Przedsiębiorcy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) mają obowiązek wybrać sposób, w jaki ujmą koszty uzyskania przychodu. Do wyboru mają tu dwie formy – metodę kasową lub memoriałową, którą będą stosować przynajmniej przez cały najbliższy rok podatkowy. Każda z nich ma swoje zalety oraz wady. Zależą one od specyfiki firmy oraz określenia dla niej korzystniejszego momentu powstania kosztów i przychodów. Czym się różnią? Zasadę memoriałową w rachunkowości stosują zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i podmioty z szeroko rozumianego sektora publicznego. Jest traktowana często jako forma podstawowa dla biznesów większych, które nie mają problemów z płynnością finansową. Natomiast metoda kasowa pod wieloma względami może okazać się korzystna dla małych działalności gospodarczych o mniejszym potencjale i zasobach. Szczególnie dla tych, gdzie ważna pozostaje aktualna płynność finansowa. Decyduje się na nią wielu przedsiębiorców przede wszystkim ze względu na uproszczone operacje księgowe. W kwestii ewidencji transakcji obie zasady są dla siebie przeciwieństwami. Warto mieć również na uwadze, że pojęcie metody kasowej występuje także na gruncie podatku VAT. Oba terminy należy jednak rozgraniczyć, gdyż nie są ze sobą tożsame.

Ewidencjonowanie przychodów według zasady memoriałowej i kasowej – podsumowanie

Współczesna rachunkowość zapewnia przedsiębiorcom możliwość wyboru. Dotyczy ona również sposobu ewidencjonowania przychodów i kosztów. Zarówno zasada memoriałowa, jak kasowa znajdują zastosowania w rachunkowości i są potrzebne. Każda z nich ma swoje unikalne cechy, z którymi wiążą się konkretne korzyści oraz potencjalne zagrożenia dla prowadzonego biznesu. Podstawowa różnica między metodami polega na momencie ujmowania transakcji w księgach. Zasada memoriałowa umożliwia przy tym dokładniejszy i bardziej rzetelny obraz sytuacji firmy. Controlling i rachunkowość zarządcza dotycząca wyniku finansowego jednostki pozostaje tutaj na wyższym poziomie. W zamian jest bardziej skomplikowana i wpływa w niektórych sytuacjach niekorzystnie na płynność finansową. Zasada kasowa pozostaje znacznie prostsza w zastosowaniu. Nie daje jednak wglądu w zobowiązania oraz należności. Wybór metody powinien więc zależeć od potrzeb, możliwości, uwarunkowań prawnych, a także specyfiki danego biznesu. Każdy przykład należy rozpatrywać odrębnie i dostosowywać do polityki rachunkowości realizowanej w danej firmie.