Zmiana danych w KRS — jak, kiedy i gdzie przedsiębiorca musi je zgłosić?

Kiedy spółka musi zgłaszać zmiany do KRS?

O jakich modyfikacjach informacji trzeba bezzwłocznie poinformować KRS? Zalicza się do nich zmiany:

• w składzie osobowym zarządu spółki;
• danych osobowych członków zarządu czy wspólników spółki;
• adresu lub nazwy spółki;
• wysokości kapitału zakładowego spółki;
• treści umowy spółki lub jej statutu.

Każda z tych informacji wymaga powiadomienia KRS. Zgłoszenie zmian trzeba wykonać jak najszybciej. Przedsiębiorca musi zmieścić się w terminie 7 dni od chwili, gdy pojawiły się nowe informacje. Zaniechanie aktualizacji danych może skutkować nałożeniem sankcji, takich jak np. obciążenie członków zarządu karą grzywny w maksymalnej wysokości do 15 000 zł bądź w skrajnych przypadkach przymusowym zakończeniem działalności danego podmiotu.

W jaki sposób zgłosić zmianę danych w KRS?

Jak dokonać zmian w KRS? Zgodnie z ustawą z 26 stycznia 2018 r. z dniem 1 lipca 2021 r. nastąpiło scyfryzowanie postępowań rejestrowych. Oznacza to, że przedsiębiorca musi zrealizować zgłoszenie zmian do KRS w formie elektronicznej. Obecnie większość wniosków złożonych w formie papierowej nie jest rozpatrywane przez sądy rejestrowe. Wynika to bezpośrednio z treści ustawy. Wyłącznie organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mają możliwość złożenia dokumentów w formie papierowej, dostarczając je osobiście do odpowiedniej instytucji bądź wysyłając listownie.

Zmiana danych przez internet krok po kroku

Jak zostało to już powyżej wspomniane, przedsiębiorca musi zgłosić zmiany w KRS online. Odbywa się to za pośrednictwem jednej z dwóch dostępnych platform. Pierwsza to Portal Rejestrów Sądowych (PRS) znajdujący się pod następującym adresem internetowym – http://prs.ms.gov.pl, natomiast drugi nosi nazwę systemu teleinformatycznego S24, który mieści się z kolei pod tym linkiem – https://ekrs.ms.gov.pl/s24/. Wybór odpowiedniego portalu internetowego powinien być podyktowany kwestią miejsca zawarcia umowy spółki. Modyfikacje można wprowadzić:

• na Portalu Rejestrów Sądowych, o ile umowa była podpisywana u notariusza;
• w systemie S24, jeżeli umowa została przyjęta na wzorcu udostępnionym na tej witrynie.

Jednakże trzeba pamiętać, że w przypadku, gdy zmiany w KRS zostały już wprowadzane w formie papierowej bądź przy wykorzystaniu Portalu Rejestrów Sądowych, to mimo zawarcia umowy na wzorcu dostępnym na stronie S24 nie uda się ich dokonać online poprzez właśnie ten system.

Aby skutecznie złożyć wniosek o zmianę wpisu w KRS poprzez Portal Rejestrów Sądowych, należy wykonać po kolei poniższe kroki:

1. Utworzyć konto na PRS.

Aby tego dokonać, należy postępować zgodnie z poleceniami zamieszczonymi na portalu.

2. Wskazać numer KRS podmiotu, którego ma dotyczyć wniosek.

Gdy zostanie już założone konto, w sekcji „e-formularze KRS” należy wybrać ikonę „Wnioski o zmianę” i podać numer KRS podmiotu, którego mają objąć modyfikacje informacji. Następnie konieczne jest wybranie przycisku „Wyszukaj w KRS”. Wyświetlą się wówczas dane określonego przedsiębiorstwa. Jeżeli podane informacje są prawidłowe, można wtedy przejść dalej poprzez kliknięcie przycisku „Przejdź do wniosku”.

3. Uzupełnić dane wniosku.

Następnie trzeba przejść przez wszystkie siedem sekcji e-formularza KRS, które są zamieszczone w części „Nawigacja po dokumencie”. Składają się one z następujących po sobie etapów:

• nazwa wniosku i dane podmiotu – obie części są uzupełniane automatycznie;
• oświadczenie spółki – należy zadeklarować, czy podmiot jest cudzoziemcem na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości od cudzoziemców;
• wnioskodawca/pełnomocnik – w tym miejscu trzeba podać wnioskodawcę oraz wskazać profesjonalnego pełnomocnika, jeśli jest ktoś taki wyznaczony;
• sąd – podać sąd, do którego adresuje się wniosek;
• zakres informacyjny objęty zmianą – tutaj konieczne jest wskazanie obszaru, w którym zostały dokonane zmiany w spółce. Należy zatem uzupełnić wyłącznie te sekcje dotyczące modyfikacji informacji objętych zgłoszeniem. Wśród nich mogą znaleźć się zmiany w zakresie: informacji o spółce i wspólnikach, organu reprezentacji/organu nadzoru/prokurentów, przedmiotu działalności pożytku publicznego, likwidacji, rozwiązania, unieważnienia, połączenia/podziału/przekształcenia lub zawieszenia/wznowienia wykonywania działalności.
• załączniki – w tym miejscu należy dodać niezbędne dokumenty do wniosku. Jeśli załącznik jest sporządzony w postaci cyfrowej, to przed jego dołączeniem trzeba go uzupełnić o kwalifikowany podpis elektroniczny, bądź podpis zaufany lub podpis osobisty. Natomiast dokumenty przygotowane w formie papierowej muszą mieć dołączone odpisy internetowo uwierzytelnione przez notariusza lub odpisy elektronicznie potwierdzone przez pełnomocnika (adwokata lub radcę prawnego) albo internetowe kopie załączników, czyli ich skany. Co ważne, wnioskodawcy, którzy nie są reprezentowani przez profesjonalnego pełnomocnika, a dołączyli do elektronicznego wniosku kopię dokumentu, muszą wysłać jego oryginał lub jego odpis albo wyciąg poświadczony urzędowo na adres sądu rejestrowego w ciągu 3 dni od daty, w którym go złożyli.

4. Podpisać, opłacić i złożyć wniosek

Po tym, jak poprawnie uzupełni się wszystkie sekcje, ukaże się możliwość podpisania i uiszczenia opłaty za wniosek w panelu „Nawigacja po dokumencie”. Wówczas można przystąpić do ostatnich kroków i złożyć gotowy dokument.

Potrzebne dokumenty do zmiany danych w KRS

Wszelka zmiana danych w KRS musi zostać potwierdzona odpowiednimi dokumentami i podpisami osób uprawnionych do reprezentowania interesów spółki, bądź podpisem pełnomocnika procesowego. W zależności od tego, jakie informacje zostały zmodyfikowane, do systemu można wgrać m.in. następujące załączniki:

• umowa spółki (w przypadku wypełniania wniosku w Portalu Rejestrów Sądowych wystarczy podać tylko numer aktu notarialnego);
• uchwały zgromadzenia wspólników;
• oświadczenie członków zarządu;
• aktualna lista wspólników;
• oświadczenie członka zarządu spółki, w którym wyraża on zgodę na pełnienie powierzonego stanowiska, a także wskazanie jego adresu do doręczeń.

Jeżeli zmiana danych w KRS dokonywana jest za pośrednictwem systemu S24, trzeba pamiętać o tym, że musi z niego pochodzić chociaż jeden dokument zmianowy.

Rozpatrzenie wniosku przez sąd

W zależności od tego, na którym z portali został złożony wniosek dotyczący zmiany danych w KRS, czas oczekiwania na jego rozpatrzenie przez sąd różni się następującymi okresami:

• w sytuacji Portalu Rejestru Sądowego – 7 dni;
• w sytuacji systemu S24 – 1 dzień.

Należy jednak pamiętać, że czas rozpatrzenia wniosku nie oznacza okresu akceptacji zmiany. W sytuacji, gdy pojawią się błędy lub braki w złożonym dokumencie, wnioskodawca zostaje wezwany do uzupełnienia danych.

Jakie są koszty rejestracji zmian danych w KRS?

Zmiana w KRS wiąże się z uiszczeniem określonej opłaty za ich rejestrację w systemie. Wysokość kwoty różni się od portalu, na którym złożono wniosek. Kształtuje się to w następujący sposób:

• Na Portalu Rejestrów Sądowych trzeba liczyć się z opłatą sądową w wysokości:
  • 250 zł – za wpis;
  • 100 zł – za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
• W systemie S24 należy natomiast uiścić kwotę w wysokości:
  • 200 zł – za wpis;
  • 100 zł – za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Realizowanie wpłat jest dokonywane przez rządowy system e-Płatności. Istnieje możliwość również uiszczenia opłaty, wysyłając przelew, płacąc BLIK-iem lub podpinając swoją kartę kredytową.

Powiadomienie o zmianie danych w KRS innym podmiotom

Nie należy zapominać również o tym, że w określonych przypadkach może okazać się niewystarczające zgłoszenie modyfikacji wyłącznie do KRS. Zmiany muszą czasami zostać przedstawione także Urzędowi Skarbowemu czy Centralnemu Rejestrowi Beneficjentów Rzeczywistych. Poza tym niekiedy konieczne jest dokonanie poprawek w miejscach, które stricte nie dotyczą organów administracji, jak np. regulaminy spółki, strona internetowa firmy, umowy z kontrahentami czy stopki korespondencji elektronicznej.

Podsumowanie

Na pytanie – jak dokonać zmian w KRS – w artykule odpowiedzieliśmy jasno i rzeczowo. Na koniec warto podkreślić fakt, że proces zgłaszania dokonanych modyfikacji jest przeprowadzany wyłącznie w formie elektronicznej. Jednakże podmioty zarejestrowane jako stowarzyszenia, organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej mają do wyboru dwie opcje: mogą złożyć tak samo, jak reszta wniosek w postaci elektronicznej albo istnieje możliwość jego przekazania w formie papierowej. W każdym przypadku istotne jest jednak dotrzymywanie terminów wskazanych w ustawie, aby niepotrzebnie nie narażać budżetu przedsiębiorstwa na kary finansowe.