Co to jest ZUS RMUA, do czego uprawnia i kiedy trzeba go złożyć?

RMUA to imienny raport miesięczny przeznaczony dla osoby ubezpieczonej. Zawiera informacje o składkach naliczanych od wynagrodzenia przekazane za niego do ZUS w celu ich weryfikacji: na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego. Potwierdza też dostęp do usług i zawiera zakres przysługujących świadczeń. Wystawienie tego dokumentu przynajmniej raz w roku to obowiązek każdego płatnika składek. Co jeszcze trzeba wiedzieć o druku RMUA, do czego służy i kiedy się go otrzymuje?

Z tego wpisu dowiesz się:

Czym jest ZUS IMIR, inaczej raport RMUA?

RMUA to skrótowa nazwa oznaczająca Raport Miesięczny Ubezpieczonego. Jest imiennym raportem wystawianym przez płatnika składek ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych). Stanowi sprawozdanie z faktu opłacenia składek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego dla pracownika przez pracodawcę. Ponadto raport RMUA potwierdza również dane zatrudnionego i ich obecność na listach ZUS-u. Może być deklaracją roczną lub miesięczną, na wniosek ze strony pracownika. Obecnie zamiast RMUA stosuje się zazwyczaj nazwę ZUS IMIR.

Kto wystawia RMUA, komu przysługuje i do czego uprawnia?

Każdy płatnik składek, a więc dla pracownika – pracodawca, dla zleceniobiorcy – zleceniodawca, dla pobierających zasiłek dla bezrobotnych – Urząd Pracy, jest zobligowany do przesyłania swoim ubezpieczonym tych samych informacji, które wysyła za nich co miesiąc do ZUS-u w dokumentach rozliczeniowych. Oficjalny druk raportu RMUA zawiera dane o stanie jego konta w ZUS lub Otwartym Funduszu Emerytalnym. Pracownik może więc sprawdzić, jaki kapitał zgromadził na przyszłą emeryturę czy też zweryfikować poprawność transferu składek. Służy również potwierdzeniu, iż osoba zatrudniona podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu i może korzystać z publicznej opieki zdrowotnej. Obowiązek sporządzania formularzu ZUS RMUA nie dotyczy jednak osób wykonujących pracę na podstawie umowy o dzieło. Co istotne, druk RMUA uprawnia do wypłaty świadczeń z tytułu długotrwałej choroby lub wypadku przy pracy. Jest więc niezwykle przydatnym zaświadczeniem dla pracowników etatowych. 

Dokument ZUS RMUA — podstawa prawna

Prawo, które determinuje powyższe obowiązki, wynika z Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, a przepisy weszły w życiu na początku 1999 roku. 

Art. 41.

1. Płatnik składek przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.

[…]

8. Informacje zawarte w raportach, o których mowa w ust. 1–6, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji.

Co znajduje się w Informacji Miesięcznej dla Osoby Ubezpieczonej RMUA do ZUS?

Według art. 41 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, druk ZUS RMUA powinien zawierać takie elementy, jak:

  • numer identyfikacyjny ubezpieczonego (np. PESEL)
  • imię i nazwisko
  • wymiar czasu pracy
  • zestawienie należnych składek (rentowe, emerytalne, chorobowe i wypadkowe) uwzględniające takie dane, jak: tytuł ubezpieczenia, podstawa wymiaru składek, kwota składek w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz innych źródeł finansowania
  • podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki
  • rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne
  • informacje na temat wypłaconych zasiłków lub wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy.

Co istotne, pracodawca musi też zawrzeć oświadczenie o zgodności informacji RMUA ze stanem faktycznym z podpisem osoby upoważnionej oraz pieczątką adresową płatnika składek.

Gdzie można znaleźć druk RMUA?

Oficjalny druk raportu RMUA można znaleźć pod nazwą „Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej”. Dostępny jest zarówno stacjonarnie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, jak i online w wersji elektronicznej na stronie ZUS.

Do kiedy pracodawca musi przekazać RMUA pracownikowi?

Deklaracja roczna powinna wyszczególniać opłacane składki ubezpieczenia na rzecz pracownika w każdym miesiącu, a pracodawca jest zobowiązany dostarczyć mu ją najpóźniej do ostatniego dnia lutego kolejnego roku za rok poprzedni, a więc np. do końca lutego 2023 r. za rok 2022. Alternatywą często stosowaną przez przedsiębiorców są tzw. paski płacowe, które zawierają wszelkie niezbędne informacje i są wydawane zamiast rocznego RMUA co miesiąc. Muszą one jednak zawierać te same dane określone przepisami. Jeśli pracownik wyrazi chęć otrzymywania takiej comiesięcznej formy raportu, pracodawca musi na to przystać. 

przekazanie RMUA pracownikowi

Jakie zmiany należy zgłaszać w druku RMUA i ile jest na to czasu?

Zarówno płatnik składek, jak i pracownik może wystąpić o zmiany lub zgłosić wątpliwości dotyczące poprawności danych przekazywanych na druku ZUS RMUA. Mogą tego dokonać w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania informacji o wysokości ubezpieczenia. Jeśli żadne uwagi nie zostaną zgłoszone, urząd traktuje dokument jako obowiązujący. Podane w informacjach RMUA zmiany obejmują m.in. wysokość wynagrodzenia pracownika oraz odprowadzanych składek. To stanowi podstawę do obliczenia wysokości świadczenia chorobowego czy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne. 

Co zrobić, gdy płatnik składek nie przekazuje druku ZUS RMUA?

W przypadku, gdy pracodawca nie przekazałby pracownikowi raportów RMUA, pracownik ma prawo zgłosić to do Państwowej Inspekcji Pracy. To organ nadzoru prawa pracy, który może przeprowadzić kontrolę w firmie i sprawdzić poprawność dokumentacji. Zgodnie z prawem, w przypadku zaniechania obowiązku jej prowadzenia, pracodawca podlega karze grzywny mogącej wynosić od 1 do 30 tys. złotych. Ponadto pracownik może domagać się naprawy szkód powstałych wskutek niewłaściwych działań, takich jak konieczność opłacenia usług medycznych przez brak dowodów na bycie ubezpieczonym. 

Co zrobić, gdy są błędy w RMUA?

W razie wystąpienia błędów w RMUA pracownik powinien złożyć wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raporcie przekazanym do ZUS za danego ubezpieczonego. Pracodawca natomiast ma obowiązek weryfikacji danych oraz w terminie do 60 dni od otrzymania wniosku zawiadomić pracownika o sposobie jego rozpatrzenia. Niewypełnienie tego obowiązku będzie skutkować poważnymi konsekwencjami wynikającymi z naruszenia przepisów Kodeksu Pracy. Z kolei jeśli w tym czasie ubezpieczony nie zgłosi uwag, dane zawarte w raporcie zostaną uznane za zgodne ze stanem rzeczywistym.