Co to jest ZUS RMUA, do czego uprawnia i kiedy trzeba go złożyć?

RMUA to imienny raport miesięczny przeznaczony dla osoby ubezpieczonej. Zawiera informacje o składkach naliczanych od wynagrodzenia przekazane za niego do ZUS w celu ich weryfikacji: na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego. Potwierdza też dostęp do usług i zawiera zakres przysługujących świadczeń. Wystawienie tego dokumentu przynajmniej raz w roku to obowiązek każdego płatnika składek. Co jeszcze trzeba wiedzieć o druku RMUA, do czego służy i kiedy się go otrzymuje?

Z tego wpisu dowiesz się…

Czym jest ZUS IMIR, inaczej raport RMUA?

RMUA to skrótowa nazwa oznaczająca Raport Miesięczny Ubezpieczonego. Jest imiennym raportem wystawianym przez płatnika składek ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych). Stanowi sprawozdanie z faktu opłacenia składek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego dla pracownika przez pracodawcę. Ponadto raport RMUA potwierdza również dane zatrudnionego i ich obecność na listach ZUS-u. Może być deklaracją roczną lub miesięczną, na wniosek ze strony pracownika. Obecnie zamiast RMUA stosuje się zazwyczaj nazwę ZUS IMIR.

Ewolucja nazewnictwa – od RMUA do Informacji Miesięcznej i Rocznej (IMIR)

Dokument, który przez lata znaliśmy jako ZUS RMUA (Raport Miesięczny Ubezpieczonego), stanowi formę informowania pracownika o składkach naliczonych i opłaconych przez pracodawcę. Mimo że poprzednią nazwę wciąż stosuje się obiegowo, od 2019 roku oficjalnie obowiązującym dokumentem jest ZUS IMIR, czyli Informacja Miesięczna i Roczna dla osoby ubezpieczonej. Zmiana ta była częścią cyfryzacji ZUS i miała na celu ujednolicenie dokumentacji.

Przedsiębiorcy i pracownicy nadal używają starego określenia, które przyjęło się nie tylko w potocznym języku, ale i w internecie (o czym świadczy chociażby liczba zapytań o „RMUA ZUS” w wyszukiwarkach). Może to być mylące, zwłaszcza dla osób dopiero wchodzących na rynek pracy. Nowa nazwa, czyli ZUS IMIR, precyzyjniej oddaje charakter dokumentu, który może być generowany zarówno co miesiąc, jak i raz w roku.

Kto wystawia RMUA, komu przysługuje i do czego uprawnia?

Każdy płatnik składek, a więc dla pracownika – pracodawca, dla zleceniobiorcy – zleceniodawca, dla pobierających zasiłek dla bezrobotnych – Urząd Pracy, jest zobligowany do przesyłania swoim ubezpieczonym tych samych informacji, które wysyła za nich co miesiąc do ZUS-u w dokumentach rozliczeniowych. Oficjalny druk raportu RMUA zawiera dane o stanie jego konta w ZUS lub Otwartym Funduszu Emerytalnym. Pracownik może więc sprawdzić, jaki kapitał zgromadził na przyszłą emeryturę czy też zweryfikować poprawność transferu składek. Służy również potwierdzeniu, iż osoba zatrudniona podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu i może korzystać z publicznej opieki zdrowotnej. Obowiązek sporządzania formularzu ZUS RMUA nie dotyczy jednak osób wykonujących pracę na podstawie umowy o dzieło. Co istotne, druk RMUA uprawnia do wypłaty świadczeń z tytułu długotrwałej choroby lub wypadku przy pracy. Jest więc niezwykle przydatnym zaświadczeniem dla pracowników etatowych. 

Dokument ZUS RMUA — podstawa prawna

Prawo, które determinuje powyższe obowiązki, wynika z Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, a przepisy weszły w życiu na początku 1999 roku. 

Art. 41.

1. Płatnik składek przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.

[…]

8. Informacje zawarte w raportach, o których mowa w ust. 1–6, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji.

Co znajduje się w Informacji Miesięcznej dla Osoby Ubezpieczonej RMUA do ZUS?

Według art. 41 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, druk ZUS RMUA powinien zawierać takie elementy, jak:

  • numer identyfikacyjny ubezpieczonego (np. PESEL)
  • imię i nazwisko
  • wymiar czasu pracy
  • zestawienie należnych składek (rentowe, emerytalne, chorobowe i wypadkowe) uwzględniające takie dane, jak: tytuł ubezpieczenia, podstawa wymiaru składek, kwota składek w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz innych źródeł finansowania
  • podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki
  • rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne
  • informacje na temat wypłaconych zasiłków lub wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy.

Co istotne, pracodawca musi też zawrzeć oświadczenie o zgodności informacji RMUA ze stanem faktycznym z podpisem osoby upoważnionej oraz pieczątką adresową płatnika składek.

Gdzie można znaleźć druk RMUA?

Formularz RMUA jest dostępny dla pracodawców, czyli płatników składek. Można go pobrać ze strony internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pasek RMUA można również wygenerować przy użyciu programu, który spełnia wymagania ZUS.

Jak wygenerować ZUS RMUA (IMIR)? Instrukcja dla płatnika składek

Obowiązek informacyjny wobec pracownika spoczywa na płatniku składek, który ma do dyspozycji dwa główne, oficjalne narzędzia do przygotowania raportu ZUS RMUA (IMIR): program Płatnik oraz Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Warto pamiętać, że w obu przypadkach dokument nie jest tworzony od zera, lecz jedynie generowany na podstawie danych, które zostały już wcześniej zaraportowane do ZUS w miesięcznych deklaracjach rozliczeniowych.

Generowanie i wydruk dokumentu w programie Płatnik

Program Płatnik to tradycyjne, desktopowe narzędzie używane przez wiele firm do kompleksowej obsługi rozliczeń z ZUS. Aby wygenerować z niego raport IMIR, niezbędne jest posiadanie w lokalnej bazie programu aktualnych danych rozliczeniowych, pobranych z ZUS (tzw. replika bazy danych). Oto krótka instrukcja krok po kroku:

  1. Przygotowanie i aktualizacja danych – zanim rozpoczniesz upewnij się, że baza danych programu jest aktualna. W menu wybierz ścieżkę „Administracja”, a następnie „Aktualizuj komponenty programu i dane płatnika”.
  2. Rozpoczęcie tworzenia dokumentu – przejdź do menu „Narzędzia”, wybierz „Twórz dokumenty” i kliknij „Informacje dla osoby ubezpieczonej”. Alternatywnie, w „Kartotece ubezpieczonych” zaznacz pracownika, a z górnego menu „Operacje” wybierz „Twórz informację dla osoby ubezpieczonej”.
  3. Wybór parametrów raportu: Po wybraniu jednej z powyższych opcji pojawi się okno, w którym należy określić parametry. Zaznacz konkretnych pracowników, wybierz rodzaj informacji (miesięczna lub roczna) i wskaż dokładny miesiąc i rok, za który dokument ma zostać sporządzony.
  4. Generowanie – po zatwierdzeniu parametrów program wygeneruje dokument ZUS IMIR. Ostatnim krokiem jest jego wydrukowanie lub zapisanie w formie cyfrowej (np. jako plik PDF), aby móc przekazać go pracownikowi.

Pamiętaj, że program Płatnik jest w tym procesie jedynie narzędziem do wizualizacji danych, które już wcześniej trafiły do ZUS. Każdy błąd w wygenerowanym raporcie IMIR to sygnał, że pierwotne dokumenty rozliczeniowe mogły zawierać nieprawidłowości.

Generowanie raportu przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS)

PUE ZUS to bardziej nowoczesna, internetowa alternatywa dla programu Płatnik, która pozwala zarządzać rozliczeniami z dowolnego miejsca. Proces generowania IMIR (RMUA) jest tu często szybszy i bardziej intuicyjny. Oto podstawowe kroki:

  • Logowanie do platformy – zaloguj się na swój profil Płatnika w PUE ZUS, używając profilu zaufanego, bankowości elektronicznej lub certyfikatu kwalifikowanego.
  • Nawigacja do panelu – po zalogowaniu przejdź do zakładki „Panel Płatnika”.
  • Wyszukiwanie dokumentów – w menu po lewej stronie znajdź sekcję dotyczącą dokumentów dla ubezpieczonych, najczęściej będzie to zakładka „Informacje roczne dla ubezpieczonych” (dla raportów rocznych) lub inna sekcja pozwalająca na generowanie raportów miesięcznych.
  • Wybór pracownika i okresu – system umożliwi Ci wybranie z listy konkretnego pracownika oraz wskazanie roku lub miesiąca, za który informacja ma zostać przygotowana.
  • Pobranie dokumentu – po dokonaniu wyboru platforma wygeneruje gotowy dokument w formacie PDF, który możesz od razu pobrać na swój komputer i przekazać pracownikowi w formie elektronicznej lub po wydrukowaniu.

Warto również podkreślić, że w dobie cyfryzacji pracownicy zyskali możliwość samodzielnego dostępu do swoich danych. Każdy ubezpieczony po zalogowaniu na swój indywidualny profil w PUE ZUS może w dowolnym momencie pobrać informację roczną lub sprawdzić dane miesięczne. Promowanie tej wiedzy wśród pracowników może znacząco zmniejszyć obciążenie administracyjne działów kadr, jednocześnie zwiększając transparentność i świadomość ubezpieczeniową w firmie.

Jak wypełnić informację miesięczną dla osoby ubezpieczonej ZUS IMIR (dawniej RMUA)? Szczegółowy opis

Druk ZUS IMIR nie jest tworzony od zera – to tak naprawdę podsumowanie danych, które płatnik już zaraportował w innych deklaracjach. Prawidłowe wypełnienie polega po prostu na precyzyjnym przeniesieniu tych informacji.

Budowa i struktura dokumentu ZUS IMIR

Formularz podzielony jest na logiczne części, z których każda gromadzi inny rodzaj informacji, tworząc spójny i czytelny raport:

  • Blok I: Dane organizacyjne – sekcja identyfikująca sam dokument, zawierająca jego unikalny numer.
  • Blok II: Dane identyfikacyjne płatnika składek – kompletne dane identyfikacyjne pracodawcy.
  • Blok III: Główny blok merytoryczny – najważniejsza część raportu, zawierająca szczegółowe dane o składkach, wypłaconych świadczeniach, a także informacje o pracy w szczególnych warunkach czy pracy nauczycielskiej.
  • Blok IV: Oświadczenie płatnika składek – formalne potwierdzenie wiarygodności danych, zawierające datę, podpis i pieczątkę.

Taka ustrukturyzowana budowa ułatwia szybką weryfikację poprawności danych i zlokalizowanie konkretnej informacji – zarówno przy generowaniu, jak i odczytywaniu dokumentu.

Szczegółowy opis poszczególnych pól dokumentu

Poniższa tabela wyjaśnia, jakie informacje powinny znaleźć się w konkretnych polach formularza ZUS IMIR i skąd pochodzą dane.

Nazwa bloku Numer pola Nazwa pola Zawartość Źródło danych
Blok I. Dane organizacyjne 01 Identyfikator raportu Unikalny numer raportu nadany przez płatnika (np. 01/10/2024). Ustalane przez płatnika
Blok II. Dane identyfikacyjne płatnika składek 01-03 NIP, REGON, PESEL Numery identyfikacyjne płatnika. ZUS ZPA / ZUS ZFA
  04-05 Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości Wypełniane tylko w przypadku braku numerów NIP, REGON lub PESEL. Płatnik
  06 Nazwa skrócona Skrócona nazwa firmy. ZUS ZPA / ZUS ZFA
  07-09 Nazwisko, Pierwsze imię, Data urodzenia Dane płatnika będącego osobą fizyczną. ZUS ZFA
Blok III.A. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej 01-02 PESEL, NIP Numery identyfikacyjne pracownika. ZUS ZUA
  03 Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości Wypełniane tylko w przypadku braku numerów PESEL lub NIP. Płatnik
  04-06 Nazwisko, Pierwsze imię, Data urodzenia Dane osobowe pracownika. ZUS ZUA
Blok III.B. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne 01 Kod tytułu ubezpieczenia Kod określający rodzaj zatrudnienia (np. 0110 dla umowy o pracę). ZUS RCA
  02 Wymiar czasu pracy Wymiar etatu (np. 1/1, 1/2). ZUS RCA
  03-04 Podstawa wymiaru składek Kwota, od której naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne. ZUS RCA
  05-08 Kwota składki na ub. emerytalne / rentowe / chorobowe / wypadkowe Kwoty poszczególnych składek. ZUS RCA
Blok III.C. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne 01 Podstawa wymiaru składki Kwota, od której naliczana jest składka zdrowotna. ZUS RCA
  02 Kwota składki Kwota składki zdrowotnej finansowana przez ubezpieczonego. ZUS RCA
Blok III.D. Zestawienie wypłaconych świadczeń… 01 Kod świadczenia / przerwy Kod identyfikujący rodzaj świadczenia (np. 331 dla wynagrodzenia chorobowego). ZUS RSA
  02-04 Okres, Liczba dni / wypłat, Kwota Okres, długość i kwota wypłaconego świadczenia (np. zasiłku). ZUS RSA
Blok III.E. Zestawienie danych do ustalenia prawa do świadczenia rehabilitacyjnego 01-04 Kod świadczenia, Okres, Liczba dni, Kwota Dane o świadczeniach poprzedzających ewentualne świadczenie rehabilitacyjne. ZUS RSA
Blok III.F. Zestawienie danych o pracy w szczególnych warunkach… 01 Kod pracy w szczególnych warunkach… Kod identyfikujący rodzaj pracy uprawniającej do emerytury pomostowej. ZUS ZSWA
  02-03 Okres, Wymiar czasu pracy Okres i wymiar czasu pracy w szczególnych warunkach. ZUS ZSWA
Blok III.G. Zestawienie okresów wykonywania pracy jako nauczyciel… 01-02 Okres od-do Okres pracy nauczycielskiej. ZUS RIA
  03 Wymiar zajęć Wymiar zajęć w danym okresie. ZUS RIA
  04 Praca w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy… Zaznaczenie, czy praca uprawnia do świadczenia kompensacyjnego. ZUS RIA
Blok III.H. Zestawienie danych o wypłaconym wynagrodzeniu rocznym… 01 Kwota wypłaconego wynagrodzenia rocznego… Kwota tzw. „trzynastki” wypłaconej obok wynagrodzenia za czas choroby. Dane płacowe płatnika
Blok III.I. Zestawienie danych o wysokości przychodu… 01-02 Kod świadczenia/przerwy, Kwota przychodu Informacje o przychodach istotne dla pracujących emerytów/rencistów. Dane płacowe płatnika
Blok III.J. Zestawienie danych dotyczących składek na OFE 01 Kwota składki przekazanej na rzecz otwartego funduszu emerytalnego Kwota składki, która trafiła do OFE. ZUS RCA
Blok IV. Oświadczenie płatnika składek 01 Data wypełnienia Data sporządzenia dokumentu. Płatnik
  02 Podpis płatnika składek (lub osoby upoważnionej) i pieczątka Formalne potwierdzenie wiarygodności danych. Płatnik

Pasek płacowy jako zamiennik ZUS IMIR

Pracodawca może spełnić obowiązek informacyjny w inny sposób niż poprzez formalny dokument ZUS IMIR. Przepisy dopuszczają, aby zamiast comiesięcznego raportu w formie opisanej powyżej pracodawca przekazywał pracownikowi tzw. pasek płacowy (potocznie określany jako pasek RMUA). Aby taki dokument był legalnym zamiennikiem, musi zawierać te same dane, co oficjalny formularz IMIR, a w szczególności:

  • Szczegółowe zestawienie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
  • Podział na kwoty finansowane przez pracownika i płatnika.
  • Podstawę wymiaru składek.
  • Informacje o ewentualnych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Stosowanie tak rozbudowanego paska płacowego świadczy o dużej transparentności pracodawcy i proaktywnym podejściu do informowania załogi. To rozwiązanie buduje zaufanie i często jest wygodniejsze dla obu stron niż formalne, roczne raporty.

Do kiedy pracodawca musi przekazać RMUA pracownikowi?

Deklaracja roczna powinna wyszczególniać opłacane składki ubezpieczenia na rzecz pracownika w każdym miesiącu, a pracodawca jest zobowiązany dostarczyć mu ją najpóźniej do ostatniego dnia lutego kolejnego roku za rok poprzedni, a więc np. do końca lutego 2023 r. za rok 2022. Alternatywą często stosowaną przez przedsiębiorców są tzw. paski płacowe, które zawierają wszelkie niezbędne informacje i są wydawane zamiast rocznego RMUA co miesiąc. Muszą one jednak zawierać te same dane określone przepisami. Jeśli pracownik wyrazi chęć otrzymywania takiej comiesięcznej formy raportu, pracodawca musi na to przystać. 

Jakie zmiany należy zgłaszać w druku RMUA i ile jest na to czasu?

Zarówno płatnik składek, jak i pracownik może wystąpić o zmiany lub zgłosić wątpliwości dotyczące poprawności danych przekazywanych na druku ZUS RMUA. Mogą tego dokonać w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania informacji o wysokości ubezpieczenia. Jeśli żadne uwagi nie zostaną zgłoszone, urząd traktuje dokument jako obowiązujący. Podane w informacjach RMUA zmiany obejmują m.in. wysokość wynagrodzenia pracownika oraz odprowadzanych składek. To stanowi podstawę do obliczenia wysokości świadczenia chorobowego czy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne. 

Co zrobić, gdy płatnik składek nie przekazuje druku ZUS RMUA?

W przypadku, gdy pracodawca nie przekazałby pracownikowi raportów RMUA, pracownik ma prawo zgłosić to do Państwowej Inspekcji Pracy. To organ nadzoru prawa pracy, który może przeprowadzić kontrolę w firmie i sprawdzić poprawność dokumentacji. Zgodnie z prawem, w przypadku zaniechania obowiązku jej prowadzenia, pracodawca podlega karze grzywny mogącej wynosić od 1 do 30 tys. złotych. Ponadto pracownik może domagać się naprawy szkód powstałych wskutek niewłaściwych działań, takich jak konieczność opłacenia usług medycznych przez brak dowodów na bycie ubezpieczonym. 

Co zrobić, gdy są błędy w RMUA?

W razie wystąpienia błędów w RMUA pracownik powinien złożyć wniosek o sprostowanie informacji zawartych w raporcie przekazanym do ZUS za danego ubezpieczonego. Pracodawca natomiast ma obowiązek weryfikacji danych oraz w terminie do 60 dni od otrzymania wniosku zawiadomić pracownika o sposobie jego rozpatrzenia. Niewypełnienie tego obowiązku będzie skutkować poważnymi konsekwencjami wynikającymi z naruszenia przepisów Kodeksu Pracy. Z kolei jeśli w tym czasie ubezpieczony nie zgłosi uwag, dane zawarte w raporcie zostaną uznane za zgodne ze stanem rzeczywistym. 

Aby unikać problemów, związanych z ZUS RMUA, warto korzystać z usług dobrego biura rachunkowego. 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Przepisy stanowią, że pracodawca ma obowiązek wydać raport „na żądanie” ubezpieczonego, co w praktyce oznacza, że możesz o niego prosić co miesiąc. Pamiętaj jednak, że dane za konkretny miesiąc będą dostępne dopiero po tym, jak pracodawca złoży i opłaci komplet dokumentów rozliczeniowych do ZUS – to następuje do 5, 15 lub 20 dnia następnego miesiąca. Prośba o raport przed tym terminem będzie w zasadzie bezcelowa.

Nie, dokument ten dotyczy każdej osoby, za którą płatnik odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Oznacza to, że prawo do otrzymania raportu ZUS IMIR mają również pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia, którzy podlegają oskładkowaniu. Z kolei osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą są same dla siebie płatnikami, więc nie otrzymują tego raportu od nikogo – mogą natomiast samodzielnie sprawdzić wszystkie swoje dane rozliczeniowe po zalogowaniu do PUE ZUS.

Tak. Obowiązek informacyjny pracodawcy nie wygasa wraz z ustaniem stosunku pracy. Były pracodawca wciąż ma dostęp do archiwalnych danych i na Twoje żądanie musi wystawić raport IMIR za okres, w którym byłeś u niego zatrudniony. W praktyce jednak znacznie szybszym i łatwiejszym sposobem na uzyskanie historycznych danych jest samodzielne zalogowanie się na swój profil w PUE ZUS i pobranie informacji rocznej za wybrany rok.

Poza sprawami urzędowymi raport ZUS IMIR jest często wymagany przez instytucje komercyjne i społeczne. Przykładowo banki i firmy pożyczkowe mogą poprosić o jego przedstawienie podczas ubiegania się o kredyt, ponieważ stanowi to dla nich wiarygodne potwierdzenie regularności i wysokości dochodów. Może okazać się również przydatny w placówkach medycznych, zwłaszcza gdy system eWUŚ z jakiegoś powodu nie potwierdzi Twojego prawa do świadczeń w ramach NFZ. Ponadto bywa on również honorowany przez instytucje przyznające różnego rodzaju stypendia lub pomoc socjalną jako dokument obrazujący sytuację materialną rodziny.

PUE ZUS to fantastyczne narzędzie do samodzielnej weryfikacji danych w czasie rzeczywistym. Jednak dokument IMIR wystawiony przez pracodawcę (często z jego pieczątką i podpisem) pełni rolę oficjalnego oświadczenia płatnika. Dla niektórych instytucji zewnętrznych, takich jak banki, taki „papierowy” lub wygenerowany przez pracodawcę dokument może mieć większą wagę dowodową niż samodzielny wydruk z PUE. Najlepiej traktować te dwa źródła jako uzupełniające się: PUE do bieżącej kontroli, a IMIR od pracodawcy jako oficjalny dokument do przedłożenia w razie potrzeby.

Jak możemy Ci pomóc?

Skontaktuj się z nami aby nawiązać współpracę z zakresu księgowości.

52 307 01 77

Szybki kontakt

*Administratorem danych osobowych podanych w powyższym formularzu jest Centrum Księgowe
Sp. z o.o. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajda Państwo w Polityce Prywatności.

Najnowsze wpisy

Szukasz zaufanego biura rachunkowego? Zadzwoń!

kontakt